Трелло – обзор программы и зачем она нужна?

Одним из самых популярных сервисов управления проектами заслуженно считается Trello. Программа подходит для малого бизнеса, фриланса и стартапов, а также используется крупными компаниями в рамках реализации небольших по масштабу бизнес-планов. Рассмотрим подробнее, что представляет собой Trello, каковы плюсы и недостатки сервиса, а также в чем состоят основные функциональные возможности программы.

Trello – что это такое?

Программный продукт представляет собой облачный сервис, предназначенный для управления проектами и координации командной работы. Он предельно прост и интуитивно понятен, а в основе лежат методы Kanban, который в свою очередь базируются на философских принципах Agile. Если говорить кратко, для каждой задачи заводится специальная карточка, затем все они размещаются на досках или в колонках, а положение каждой зависит от реализуемого этапа работы.

Особенности

Стандартная классификация предусматривает три базовых стадии реализации проекта – начальная (составление плана), в работе (непосредственно выполнение), готовая (бизнес-план осуществлен). Методология Kanban активно применяется не только в бизнесе. Она пригодна практически для любого планирования – от похода в магазин за покупками до ежегодного отдыха.

Полное руководство по работе с Trello можно найти на официальном сайте компании-разработчика, причем в русской версии. Здесь же необходимо отметить несколько наиболее значимых особенностей сервиса. Он является условно бесплатным, но в этом случае пользователю предоставляется доступ к ограниченному функционалу. Полноценное использование программного продукта предусматривает необходимость платить $5 или $10 ежемесячно, в зависимости от выбранного тарифа.

Потенциальным клиентам доступны разные версии Trello – для ПК и любых популярных браузеров, а также для мобильных устройств как на iOS, так и на Android. Важным бонусом становится возможность работать в программе в офлайн-режиме с автоматическим сохранением изменений и их последующим переносом в облако при подключении к интернету.

Как происходит управление проектами?

Работа с сервисом Трелло предусматривает использование четырех элементов. Каждый целесообразно описать и рассмотреть более детально.

№1. Команды

Под командой понимается группа сотрудников, объединенных для реализации проекта. Например, ведением блога занимается несколько специалистов – от автора и маркетолога до редактора и верстальщика. Все они составляют команду.

Правилами сервиса допускается два типа команд. К первому относятся публичные, используемые сравнительно редко. Их отличие – свободный доступ для вступления и открытость материалов. Второй тип – приватные команды – намного более востребован. Стать участником группы могут только пользователи, получившие ссылку-приглашение, после принятия которого предоставляется доступ к доскам и общению с другими участниками.

№2. Доски

Доской называют отдельный проект или бизнес-план. Их созданием занимаются команды, после чего на каждую добавляются участники. В бесплатном варианте программы для каждой команды установлено ограничение в 10 досок. Если сервисом пользоваться по платной подписке, можно одновременно создавать и реализовывать любое количество проектов.

До недавнего времени опция создания доски была доступна отдельным пользователям. Сегодня для этого требуется обязательное формирование команды. Пусть даже из одного участника.

№3. Списки

Под списками понимаются стадии реализации проекта, уже упомянутые выше. Обычно их количество равняется трем традиционным колонкам с разными вариантами формулировок. В дополнение к уже приведенной ранее можно указать еще одну:

1. Нужно выполнить.
2. В процессе.
3. Готово.

Возможности сервиса позволяют создавать любое необходимое количество этапов. Это вполне логично, так как для реализации серьезных проектов трех перечисленных стадий явно недостаточно. При желании можно формировать 10, 20 и даже больше колонок – хотя при таком их количестве контролировать процесс выполнения каждого из этапов и их последовательность становится несколько труднее.

Нередко в качестве списков применяются на стадии реализации проекта, а отдельные направления работы для конкретных специалистов или их групп. Такой формат практического использования сервиса также пользуется популярностью, так как дает в руки руководителя удобный инструмент для управления командой и контроля над входящими в нее сотрудниками.

№4. Карточки

Карточка представляет собой отдельную задачу, поставленную руководителем перед исполнителем или группой исполнителей. Их размещают по спискам и периодически переносят из одного в другой в зависимости от этапов выполнения. Количество карточек, расположенных внутри списка и на доске в целом не ограничивается, что позволяет реализовать достаточно крупные, масштабные и разносторонние проекты. Для большей наглядности и удобства работы используются заголовки карточек, в которых указывает суть задания.

Процесс управления проектом в Трелло

Сервис предоставляет возможность сформировать команду, создать проект, включить в него списки и наполнить их карточками. Дальнейшая работа с программой достаточно проста и для руководителя, и для рядовых участников: необходимо войти в сервис, после чего открывается доступ к доске и ее элемента. В результате удается получить исчерпывающее представление о происходящем и стадии исполнения как отдельных задач, так и проекта в целом.

Программа и ее функционал

Описанные выше базовые элементы Trello в виде команд, проектов, списков и карточек – это далеко не полный набор функциональных возможностей сервиса. Пользователям доступны множество дополнительных опций, делающих работу с программой намного удобнее и эффективнее. К ним относятся:

1. Чек-листы. Представляют собой отдельные списки, расположенные внутри карточки. Используются, когда требуется разбить большую задачу на несколько маленьких. Важной дополнительной функцией становится проверка качества выполненной работы посредством рассмотрения указанных в чек-листе критериев или параметров.
2. Участники. Этот базовый элемент сервиса может добавляться не только в команду или на доску, но и в карточку. Опция позволяет назначать ответственных за решение конкретной задачи, что упрощает контроль над ее исполнением.
3. Дедлайн. Англоязычный термин означает срок сдачи. Он может быть указан для любой карточки. После его определения, участники команды получают уведомления о приближении необходимости сдавать работу, например, в виде push-сообщения. Дополнительной функцией становится возможность указать, что задача выполнена, что останавливает отсчет времени.
4. Комментарий. Полезная и удобная опция, доступная участникам проекта. Упрощает общение в команде и, как следствие, КПД общей работы.
5. История действий. Каждая карточка имеет собственный архив операций, выполненных участниками. В ней фиксируются все ключевые действия сотрудников, которые всегда можно посмотреть, отследить и проконтролировать.
6. Вложения. Стандартная опция для подобных сервисов, которая позволяет прикрепить к карточке вложение в виде файлов различного формата – Word, Excel, Zip и т.д.
7. Метки. Представляют собой цветные полоски небольшого размера, проставляемые на карточках. Помогают лучше ориентироваться на доске, что особенно актуально при реализации масштабных проектов с большим количеством списков и задач.

Скачать и войти в Трелло

Официальный сайт сервиса размещается по адресу https://trello.com. Чтобы получить доступ для работы с программой или скачивания мобильных приложений, необходимо пройти регистрацию. Для этого достаточно активировать расположенную в правом верхнем углу страницы ссылку «Получить Trello бесплатно», после чего создать аккаунт или авторизоваться с помощью уже созданных аккаунтов на одном из следующих сайтов:

• Google;
• Microsoft;
• Apple;
• Slack.

При создании нового аккаунта потребуется указать персональный email. Дальнейшая авторизация в системе происходит переходом по ссылке «Войти». Она также размещается справа вверху.

Преимущества и недостатки Trello

Популярность рассматриваемого программного продукта объясняется предельно просто. У Трелло множество достоинств при очень ограниченном числе недостатков. Главными преимуществами сервиса заслуженно считаются такие:

1. Доступность. Программа имеет несколько версий и тарифов – от полностью бесплатного и ограниченного по функционалу до полноценного и предусматривающего необходимость платить по $10 в месяц. Даже последний вариант сложно назвать недоступным, учитывая коммерческую направленность и высокую эффективность Trello при грамотном использовании.
2. Удобство. Сервис отличается сочетанием универсальности и гибкости. В результате удается добиться комфортной работы небольшой по численности команды, позволяющей достигать крайне высокого КПД на выходе.
3. Простота. Интуитивно понятный интерфейс и наглядность досок со списками делают освоение сервиса быстрым и беспроблемным. Важным и полезным бонусом становится визуальное представление проекта, его этапов и перечня задач, что дополнительно упрощает использование программы.

Единственным серьезным недостатком Trello можно назвать неудобство при реализации сложных и масштабных проектов. Хотя разработчики программы сделали многое, чтобы минимизировать подобные проблемы, например, добавили такие опции как комментарии, метки и т.д.

Как пользоваться Trello?

Практическое использование сервиса предусматривает последовательное выполнение нескольких действий. Главные из них перечислены ниже.

Настройка под свои задачи

Функционал программы предоставляет пользователям множество возможностей для установки персональных настроек. В результате работа с сервисом становится еще удобнее, комфортнее и, что особенно важно, эффективнее. Наиболее часто используются следующие улучшения:

• добавление на карточку полей пользователя;
• автоматическая привязка результатов работы с Google Диск;
• формирование календаря, на котором размещаются карточки с указанием сроков выполнения, и т.д.

Структура

Создание структуры для конкретной команды или проекта является начальным этапом работы с Трелло. На этой стадии формируется группа участников, создается одна или несколько досок, для каждой из которых разрабатываются списки. Далее внутри списков размещаются карточки с задачами или направлениями работы отдельных специалистов/групп специалистов.

Карточки

Даже беглый анализ функционала Trello позволяет сделать однозначный вывод – именно работа с карточками требует больше всего времени и определяет эффективность реализации проекта в целом. Возможности сервиса позволяют производить с карточками самые разные действия, включая:

• переименование, заполнение содержанием, редактирование текста;
• проставление меток, предоставление доступа участникам, добавление файлов-вложений или чек-листов;
• установка сроков исполнения;
• добавление комментариев;
• изменение места размещения в списках и на доске;
• копирование, отслеживание изменений и любых действий участников по решению задачи, архивирование карточки;
• распечатка или экспорт содержимого в разных форматах;
• удаление.

Другие возможности системы

Помимо перечисленного ранее базового функционала сервиса, можно выделить несколько дополнительных опций, упрощающих и делающих работу с Трелло эффективнее. К их числу относятся:

1. Встроенная система фильтров для поиска нужной информации, в том числе с задействованием нескольких критериев и сохранением ранее введенных запросов.
2. Возможность создания бизнес- и персональных команд с расширенным инструментарием для управления и дополнительными настройками доступа с целью обеспечения конфиденциальности.
3. Опция сортировки и поиска карточек по разным параметрам.
4. Быстрое и удобное предоставление доступа в команду или к доске направлением ссылки-приглашения.
5. Постоянное совершенствование программного продукта посредством разработки и внедрения многочисленных улучшений.

Хитрости и лайфхаки по работе

Чтобы повысить эффективность практического использования Trello, имеет смысл следовать нескольким несложным советам:

• активнее применять горячие клавиши;
• добавляться в качестве участника во все ключевые задачи;
• как можно чаще пользоваться стандартными улучшениями, список которых постоянно пополняется;
• разработать и задействовать собственную систему меток;
• комбинировать функционал Трелло и Slack.

Что предлагают конкуренты?

Количество сервисов, предоставляющих возможность управления проектами, достаточно велико. По состоянию на 2022 года в число альтернатив Трелло, пусть и не столько популярных, входят следующие программные продукты:

• Wrike;
• ClickUp;
• Asana;
• YouGile;
• MeisterTask;
• Kaiten.

FAQ

Что представляет собой Trello?

Это облачный сервис, предназначенный для управления проектами и организации командной работы над их реализацией.

На чем базируется принцип работы сервиса?

В основе программы находятся так называемые канбан-доски, которые используются для визуального отображения проектов в целом и составляющих их отдельных задач.

Какие элементы формируют структуру проекта в Трелло?

Можно выделить 4 главных составляющих элемента сервиса:

• команда, которая формируется из группы специалистов, необходимых для реализации проекта;
• доска, представляющая собой визуальное воплощение отдельного проекта;
• списки, являющиеся либо этапами проекта, либо отдельным направлением работы;
• карточки, каждая из которых представляет задачу, требующую решения.

В чем заключаются причины популярности программы?

Trello предоставляет пользователям несколько важных преимуществ, включая: простоту освоения и практического использования, доступность (включая бесплатный вариант программы), удобство в работе и высокую эффективность. Важным бонусом становится минимальное количество недостатков, главным из которых становится сложность управления реализацией масштабных проектов.

Подведем итоги

1. Trello – популярный и очень востребованный облачный онлайн-сервис, который предназначен для управления проектами и организации работы в команде.
2. В основе Трелло – так называемые канбан-доски, каждая из которых представляет отдельный проект и включает визуальное отображение этапов его реализации, а также стоящих перед исполнителями задач.
3. Главными достоинствами программы являются такие: доступность, простота использования, удобство в работе и обширный функционал.

Часть использованных иллюстраций – egormaltsev.ru