Топ-5 вопросов об онлайн-кассах: что нужно знать каждому ИП

В 2021 году в России завершилась кассовая реформа. Она стартовала пять лет назад и предполагала практически полный переход бизнеса на онлайн-кассы. Так власти надеются обелить рынок и увеличить налоговые поступления в бюджет. Сравни.ру разобрался, что нужно знать ИП об онлайн-кассах, чтобы вести бизнес без рисков, штрафов и переплат.

Алина Курпель

Что такое онлайн-касса и как она работает

Онлайн-касса — это кассовый аппарат, который сохраняет все данные о расчётах в электронном виде. Для этого она оснащена фискальным накопителем (ФН) — устройством для хранения, шифровки и передачи данных.

ФН передаёт всю информацию оператору фискальных данных (ОФД). Это организация, которая обрабатывает полученные сведения, шифрует и в режиме реального времени передаёт в федеральную налоговую службу (ФНС).

Онлайн-касса не всегда работает онлайн. В некоторых случаях — когда бизнес ведется в отдалённой местности, где есть проблемы со связью — ИП вручную должен передать фискальный накопитель с данными в налоговую инспекцию. Подключать кассу к интернету в этих случаях не требуется, она работает в автономном режиме и сохраняет записи о расчётах. Предпринимателю только необходимо убедиться, что его населённый пункт отнесён к таким территориям — проверить это можно в перечне от Контур.Справки.

Онлайн-кассу не всегда можно подержать в руках. Если предприниматель ведёт бизнес дистанционно, например торгует одеждой через Инстаграм, он проводит платежи через облачную кассу. Это та же касса, но расположенная в специальном дата-центре. ИП получает доступ к ней удалённо через облачный сервис, например «АТОЛ Онлайн», Cloudkassir или Orange Data. Чеки отправляются клиентам в электронном виде.

Онлайн-касса может быть в мобильном телефоне. Существует программное обеспечение, которое можно скачать на смартфон или планшет. Оно позволяет оформлять расчёты на выезде. И его чаще всего используют выездные специалисты, например курьеры. Устройство с нужным ПО печатает чеки и одновременно отправляет их покупателям в СМС или на e-mail.

Зачем нужна онлайн-касса

Предприниматели обязаны использовать онлайн-кассу, чтобы выполнить требования закона «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчётов».

С точки зрения государства новая система призвана обелить рынок и увеличить объём поступлений в бюджет, так как вся информация автоматически передаётся в налоговую. Так проще контролировать объём выручки — расчёты с частными лицами должны в большинстве случаев проходить через кассу и фиксироваться.

За нарушениями может следить каждый покупатель — это минимизирует количество платежей, проведённых «мимо кассы», и число нарушений. ККТ (контрольно-кассовая техника) печатает и направляет покупателю чек, на котором, помимо стандартного набора реквизитов, указан QR-код. Покупатель может сканировать его с помощью смартфона и проверить, уплатила ли компания налог с его платежа и всё ли верно. При этом сумма покупки не важна — пожаловаться может любой клиент.

К примеру, до суда дошла история пассажира маршрутного автобуса в Хабаровске. Он заплатил 30 ₽ за проезд и получил кассовый чек. Проверка кода на билете через мобильное приложение показала, что в чеке не указаны ФИО сотрудника, совершившего расчёт. Налоговая оштрафовала предпринимателя, который занимался пассажирскими перевозками, на 1500 ₽. ИП попытался оспорить решение, но Арбитражный суд подтвердил правомерность действий налоговиков: предприниматель нарушил ч. 4 ст. 14.5 КоАП РФ по применению кассовой техники, не указав все необходимые данные в чеке.

Кого обязали использовать онлайн-кассу

Кассовая реформа прошла в несколько этапов. С середины 2016 года онлайн-кассы внедряли добровольцы, затем к ним присоединили остальных предпринимателей — с 1 июля 2021 года большинство ИП обязано применять кассы, отсрочек больше нет. Использовать кассовую технику обязаны владельцы не только стационарных торговых точек, но и интернет-магазинов и вендинговых аппаратов.

Применять кассу обязаны ИП на патенте, которые работают в одной из следующих сфер: розничная торговля, общепит, салоны красоты, автосервисы, ремонт компьютеров и техники, а ещё такси и грузоперевозки. Ставить кассу должны и все ИП на общей (ОСНО) и упрощённой системе налогообложения (УСН), вне зависимости от видов деятельности, если они не относятся к исключениям. Таких почти не осталось. От использования ККТ ещё освобождены самозанятые, b2b-предприниматели, ИП, которые сдают квартиры, няни, мастера по ремонту обуви и некоторые другие микробизнесмены.

Кому не нужна онлайн-касса: 5 исключений для ИП

Какое наказание ждет нарушителей

Федеральная налоговая служба (ФНС) может прийти с проверкой в любой момент без предупреждения. Это может случиться после жалобы клиента или конкурента или контрольной закупки.

Штраф за отсутствие или неприменение онлайн-кассы для ИП составит от 25% до 50% от непробитой по кассе выручки, но не менее 10 000 ₽. Такой штраф может получить даже предприниматель, который только начал работу и не провёл через кассу платёж на 100 ₽.

Но за первое подобное нарушение штраф часто не берут — проверяющие могут ограничиться предупреждением. А вот повторное нарушение грозит ИП приостановкой деятельности на срок до трёх месяцев. Это происходит, если, работая без онлайн-кассы, предприниматель продал товары и услуги на общую сумму 1 миллион ₽.

Если суммы выручки небольшие, то ИП будет получать по 10 000 ₽ штрафа за каждое зафиксированное нарушение. В Липецке подобная ситуация дошла до абсурда. Предпринимательнице, владеющей платёжным терминалом для пополнения баланса мобильных, неоднократно выписывали штрафы за то, что она не использовала кассовую технику. За три года она не смогла ни разу оспорить штрафы. Но приостановить деятельность предпринимательницы суд не мог. Ее клиенты вносили небольшие платежи, по 50–100 ₽, поэтому выручка не достигала миллионного оборота.

Ошибки в расчётах через онлайн-кассу тоже считаются нарушениями. Предпринимателя могут наказать за неверно указанные реквизиты в чеке или отсутствие данных, использование незарегистрированной кассы или её устаревшей модели. Размер штрафа за такое нарушение составляет 1500–3000 ₽ для ИП или должностного лица и 5000–10 000 ₽ для компании.

Невыдача чека покупателю также карается штрафом — 2000 ₽. Чтобы избежать наказания, клиенту необходимо отправлять бумажный кассовый чек либо его электронную версию.

Никита Савельев

начальник отдела электронной коммерции ЮMoney

Многие ИП ошибаются, считая, что они не всегда должны выбивать и выдавать чек клиентам. Вот типичные ситуации, когда чек нужно формировать, но предприниматель не делает этого и рискует получить штраф:

  • при оплате картой — деньги от предпринимателя на счёт пришли, а по кассе средства ИП не провёл;
  • при возврате товара;
  • при поступлении на расчётный счёт оплаты от физических лиц;
  • при поступлении оплаты по корпоративной карте или оплаты наличными от юрлица;
  • при отключении электроэнергии. В таком случае предприниматели часто ограничиваются бланками стандартной отчётности (БСО) или товарными чеками. Но этого недостаточно. Данные необходимо занести в кассу. А для этого — оформить чек коррекции, когда электроэнергия вновь появится.

Как подключить онлайн-кассу

По словам генерального директора компании-разработчика кассового ПО LIFE PAY Арсения Косенко, чтобы начать работу с онлайн-кассой, нужно:

  • приобрести кассовый аппарат или подключиться к облачному сервису;
  • купить фискальный накопитель (ФН);
  • зарегистрировать онлайн-кассу и ФН в налоговой;
  • заключить договор с ОФД;
  • установить кассовое ПО и дополнительные устройства.

Разберём эти пункты подробнее.

Выбрать онлайн-кассу

Выбирать производителя и модель техники нужно из официального реестра контрольно-кассовой техники на сайте налоговой. Стоимость кассового аппарата составит от 5500 ₽ до 170 000 ₽.

Что учесть, выбирая технику:

  • Поток клиентов в обычное время и в часы пик. От этих данных зависит количество кассовых аппаратов для торговой точки и их производительность.
  • Способ приёма платежей и выдачи чеков. Одни кассы выдают только электронные чеки и работают с дистанционным каналом продаж, другие — печатают бумажные чеки. Есть и варианты «2 в 1».
  • Совместимость кассы с программным обеспечением по управлению бизнес-процессами — CRM и ERP. Аппарат можно интегрировать с 1С и другими системами, чтобы анализировать продажи и вести учёт.

Нина Махмутова

сооснователь маркетингового агентства «ЁЖ»

Когда мы выбирали кассу для агентства, то хотели сэкономить и обрадовались, когда увидели ценники — «от 10 000 ₽». Но оказалось, что это только стоимость непосредственно кассового аппарата, а для работы недостаточно купить саму кассу. Сопутствующие расходы могут вылиться в сумму до 50 000 ₽. Помимо аппарата, потребуется купить фискальный накопитель и дополнительные устройства. Придётся также заплатить за подключение и регистрацию ККТ, а ещё за договор с оператором фискальных данных (ОФД).

Для малого бизнеса разница между 10 000 и 50 000 ₽ — значительная, о ней лучше знать заранее. Поэтому перед выбором кассы разберитесь, что именно потребуется для её применения, и включите все эти траты в бюджет.

По подсчётам генерального директора компании-разработчика кассового ПО и приложений для бизнеса «БИФИТ Касса» Сергея Кичагина, покупка нескольких касс, например для службы доставки, обойдется недёшево. Чтобы приобрести физическую кассу, потребуется по 10 000–15 000 ₽ на каждый кассовый аппарат, ещё по 7000–9000 ₽ — на фискальный накопитель, ещё несколько тысяч уйдут на подключение, настройку оборудования, покупку доступа к ПО, на услуги ОФД и техобслуживание. Если речь идёт о пяти сотрудниках, то заплатить придётся разом 100 000 ₽.

Чтобы сэкономить, можно взять кассу в аренду. По словам коммерческого директора ИТ-компании «Эвотор» Ольги Кукушкиной, для этого достаточно купить фискальный накопитель и оплачивать аренду — от 1000 до 3000 ₽ в месяц. Стоимость аренды покрывает затраты на ОФД, техподдержку, обновление программного обеспечения (ПО). Арендовать можно как физический кассовый аппарат, так и облачный сервис. ИП может также взять технику в лизинг — арендовать аппарат с возможностью выкупа. В таком случае предприниматель может выплачивать стоимость кассы частями.

Инструкция для ИП: как выбрать онлайн-кассу и не переплатить

Купить фискальный накопитель

Срок действия ФН — 15 или 36 месяцев. Выбор ФН зависит от вида деятельности ИП. Например, в парикмахерской на упрощёнке можно использовать ФН со сроком действия только 36 месяцев. А продуктовому магазину с подакцизными товарами налоговый режим не важен: какой бы ФН он ни выбрал, накопитель будет работать не более 410 дней. Все особенности применения продиктованы законом 54-ФЗ о контрольно-кассовой технике.

Выбрать оператора фискальных данных

И заключить с ним договор об обработке фискальных данных. Организацию можно выбрать из официального реестра налоговой.

Установить на устройства необходимое ПО

Есть аппараты, которые работают без приложений и программ, но для большинства требуется специальное ПО. К аппарату также подключается дополнительное оборудование: принтер для печати чеков, сканер для кодов, электронные весы и т. д.

Сколько стоит онлайн-касса для ИП и как на ней сэкономить

Получить электронную подпись.

Это делается в аккредитованном удостоверяющем центре за один рабочий день. Подпись позволит поставить кассу на учёт удалённо — через личный кабинет на сайте налоговой службы.

Зарегистрировать кассу в ФНС

Для этого нужно привязать электронную цифровую подпись к своему аккаунту на сайте ФНС. В личном кабинете в разделе «Учёт контрольно-кассовой техники» выбрать «Зарегистрировать ККТ», далее в появившемся окне ввести данные из паспорта кассы, фискального накопителя, выбранного оператора фискальных данных и банковские реквизиты предпринимателя. После введения всех параметров онлайн-касса распечатает чек с данными фискализации. Их следует внести в строку «Фискальный признак» и нажать «Подписать и отправить».

Чтобы ничего не нарушить, нужно следить за изменением законодательства. Например, с 1 февраля 2021 года в чеке нужно указывать наименование и количество товара, формулировку «товар по свободной цене» больше использовать нельзя. А с 6 августа 2021 года изменился формат предоставления фискальных данных и ФН старого образца больше нельзя использовать.

Эксперт сервиса для управления и автоматизации бизнеса «Контур.Маркет» Олег Пестерев советует мониторить нормы, которые касаются применения касс и продажи товаров, подлежащих госконтролю. Например, регулярно проверять список товаров, которые необходимо маркировать. С 2017 по 2024 год компании постепенно переходят на новые правила работы с товаром: бизнес обязан загружать данные о каждом изделии в государственную систему мониторинга «Честный знак» и наносить на него уникальный код, который содержит данные о производителе, стране изготовления и составе продукта.

С 2018 года маркировать необходимо алкогольную продукцию, с 2019 года — табак, лекарственные средства, меховые изделия. В 2020 году маркировка стала обязательной для обуви, а с 1 января 2021 года — для отдельных категорий одежды, в том числе спецодежды, верхней одежды, блузок и рубашек. До 2024 года в России не должно остаться непромаркированной одежды. Наличие маркировки влияет на выбор кассового оборудования, ПО для ККТ.

Обычно информация о нововведениях в применении кассовой техники и приёме платежей для бизнеса появляется заранее. Чтобы не пропустить изменения, достаточно регулярно читать новости и следить за планами по изменению законодательства.

Выбрать выгодное РКО для бизнеса можно на Сравни.ру

scan and set up app
Установка мобильного приложения
Наведите камеру своего телефона на QR-код и перейдите
по ссылке для установки приложения Sravni.ru
© 2009–2021, ООО «Сравни.ру». При использовании материалов гиперссылка на sravni.ru обязательна. ИНН 7710718303, ОГРН 1087746642774. 109544, г. Москва, бульвар Энтузиастов, дом 2, 26 этаж.
Мы используем файлы cookie для того, чтобы предоставить пользователям больше возможностей при посещении сайта sravni.ru. Подробнее об условиях использования.