Эффективная работа компании во многом зависит от наличия четко проработанных алгоритмов. Если каждый работник работает над своими задачами по плану, который должен привести к достижению нужного результата, значит бизнес-процессы настроены правильно. В работе предприятия используется большое количество процессов, которые необходимо спланировать и структурировать для контроля полного контроля над компанией. Рассмотрим управление проектами с использованием процессного подхода, способы построение модели, как ее внедрять и выполнять оптимизацию.
Бизнес-процессы в организации – что это такое
Бизнес-процессы – для чего нужны
Классификация бизнес-процессов
Как управлять бизнес-процессами
Бизнес-процессы в организации – что это такое
В это понятие вложена совокупность действий, которые направлены на выпуск продукта. Бизнес-процессы – ресурс предприятия, а управление ими – одна из важнейших задач.
| Банк | Срок | Сумма | Ставка |
| МСП Банк | 3 мес – 36 мес | 100 тыс – 50 млн | от 26% |
| Альфа-Банк | 1 мес – 72 мес | 300 тыс – 150 млн | от 24.5% |
| Просто Банк | 6 мес – 36 мес | 100 тыс – 7 млн | от 32.9% |
| ПСБ Банк | 3 мес – 36 мес | 100 тыс – 20 млн | от 27.1% |
| Т-Банк | 1 мес – 6 мес | 50 тыс – 10 млн | от 24% |
| Совком банк | 6 мес – 36 мес | 300 тыс – 10 млн | от 29% |
Выделяются 3 вида:
- Управляющие – контролируют все процессы. В них включены корпоративное управление и стратегический менеджмент.
- Операционные – деятельность, нацеленная на получение дохода (пример: продажи, изготовление продукции и т.д.)
- Поддерживающие – для обслуживания организации (бухгалтерия, HR, саппорт и т.д.)
Бизнес-процессы начинают работать с появления спроса и заканчиваются после того, как он удовлетворен. С помощью процессного подхода устраняются барьеры, которые могут возникать на стыке двух подразделений при выполнении одной задачи.
История термина
Термин появился в 70-годы прошлого века. Внедрение процессного подхода потребовалось из-за активного развития информационных технологий и систем. Так как информатизация привела к усложнению организации труда. Компаниистали все активнее переходить от инструктажей работников к моделям «человек-человек» и (или) «человек-машина».
В связи с этим появилась потребность в стандартизации. Использование языка команд позволило составлять последовательность задач, которую могли бы понимать и машины, и люди. Первыми такую стандартизацию стали использовать американские военные, которым уже тогда требовалось описание взаимодействия машин и людей. С развитием ИТ методология стала перениматься другими компаниями и нашла свое отражение в маркетинге.
Бизнес-процессы – для чего нужны
Предприятия, работающие в соответствии с ISO 9001 являются более конкурентоспособными. Без бизнес-процессов нельзя правильно заниматься менеджментом качества. Кроме того, бизнес-процессы решают целый ряд задач любой организации:
- формирование универсальных требований к продукции и услугам, принятие стандартов и регламентов;
- повышение качества продукции, оказываемых услуг;
- сокращение издержек, оптимизация себестоимости;
- ускорение производственных процессов;
- автоматизация рабочих процессы;
- эффективное управление организацией и осуществление координации работы подразделений;
- использование понятных носителей информации для инструктажа;
- обеспечение прозрачности на всех этапах производства;
- определение специфики каждого процесса и поиск вариантов их улучшения;
- поиск возможных каналов, влияющих на расходы;
- реализация стратегий;
- улучшение имиджа;
- эффективный поиск проблем и их устранение;
- распределения зон ответственности менеджеров разного звена;
- проектирование дополнительных бизнес-направлений с целью расширения;
- исключение потерь компетенций при увольнении или на время отпуска ценного сотрудника;
- ускорение обучения новых кадров;
- мотивация персонала.
Именно из-за этих качеств процессный подход активно интегрируется в работу организаций разного размера.
Ключевые понятия
В бизнес-процессы включены характеристики, которые бывают основными или дополнительными. У каждого инструмента есть 5 основных параметров:
- Название и цель – их должны понимать все участники. Поэтому они чаще всего объединяются воедино. Пример: заключение договора на поставку оборудования – здесь отражаются оба параметра.
- Владельцы инструмента или исполнители – люди, отвечающие за результаты. Они берут на себя руководящую и контролирующую функцию, управляют работой. Пример: замдиректора по продажам.
- Ресурсы – инструменты, используемые на любом этапе производства, при этом они не меняются. Это может быть лазерный станок, занимающийся металлообработкой.
- Вход – материалы или сырье, используемые для производства продукта. Металл для выпуска кузова автомобиля.
- Выход – готовая продукция или услуга, выполненные в соответствии с заявленными требованиями. Иногда выход становится входом следующего процесса. Например, тот же кузов автомобиля.
Дополнительно в структуру могут входить другие необязательные (дополнительные) характеристики:
- поставщики;
- последовательность операций;
- потребитель;
- иные участники;
- KPI и т.д.
Уровни бизнес-процессов
Распределение на уровни зависит от масштаба:
- Внешние процессы – для достижения стратегических целей. В них могут принимать участие несколько организационных единиц. Например, распределение сырья между подразделениями.
- Внутренние процессы – используются для достижения тактических целей. Например, организация продаж.
- Внутриструктурные. Например, проектирование.
- Процессы для сопровождения выполнения задач для в конкретной структуре. Например, обсуждение особенностей дальнейшего предоставления услуг потребителю.
Классификация бизнес-процессов
Процессы формируются для выполнения различных задач. Поэтому классификация выполняется по целому ряду параметров. Рассмотрим каждую из 6 групп:
По сложности:
- Монопроцессы – отличаются односложностью и цикличностью.
- Вложенные – монопроцессы, выстроенные в последовательность.
- Связанные – монопроцессы, которые выполняются по определенной схеме.
По деятельности:
- Производственные (приводящие к осязаемому результату).
- Услуги.
По структурным особенностям:
- Горизонтальные – работники, которые занимают равное положение в компании взаимодействуют друг с другом.
- Индивидуальные горизонтальные – совершаемые определенными сотрудниками.
- Межфункциональные горизонтальными – процессы, которые возникают между работниками разных отделов.
- Вертикальные – совместная работа сотрудников разного уровня (супервайзер-менеджер).
- Интегрированные – когда работники взаимодействуют горизонтально и вертикально.
По функции подразделений:
- Управление.
- Финансы.
- Хранение.
- Логистика.
- Производство.
По уровню детализации:
- Микропроцессы – изготовление составляющих продукта (к примеру, начинки для пирожных).
- Макропроцессы – работа над всем продуктом (приготовления пирожного с начинкой).
По исполняемости:
- Исполняемые – способствуют автоматизации бизнеса.
- Неисполняемые – позволяющие изучить аспекты деятельности организации, увеличить эффективность внутренней коммуникации.
Как управлять бизнес-процессами
Управление бизнес-процессами – неотъемлемая составляющая процессного подхода. Даже если бизнес-процесс высокого качества был описан с помощью текста, графиков или таблиц, без правильного управления нельзя эффективно реализовывать потенциал.
Управление бизнес-процессами (BMP) – системный подход, нацеленный на выполнение мероприятий по оптимизации бизнес-процессов. Оно может выполняться как неавтоматизированным путем, так и с применением средств автоматизации.
BPM содержит в себе 4 этапа, которые должны проводится под контролем менеджера:
- Моделирование – определение и описание бизнес-процесса, включающее разделение зон ответственности.
- Исполнение – осуществление работником возложенных на него обязанностей.
- Контроль – проверка действий подчиненных, оценка выполнения плана. Полученные данные могут использоваться для поощрения или штрафов.
- Улучшение. Благодаря анализу результатов выполняется поиск ошибок и слабых сторон процессов. Это позволяет проводить оптимизацию для повышения результативности в будущих циклах.
FAQ
Что требуется для внедрения BPM-системы, какие сроки ее реализации?
Чтобы внедрить BPM-систему, выполнить ее поддержку можно обратиться к стороннему разработчику или штатному аналитику. Внедрение системы может занять от 2 недель до 2 месяцев. Скорость внедрения зависит от сопутствующих факторов.
Каким организациям необходимо внедрение систем управления бизнес-процессов?
Управлять бизнес-процессами необходимо организациям, которые стремятся к расширению, имеют сложные производственные технологии, нуждаются в специальном подходе при работе над продукцией. Кроме того, компании, нацеленные на прогресс, которые хотят реализовать франшизу или стремятся сократить издержки нуждаются в системе управления.
Чем процессный подход лучше функционального?
В функциональном подходе представлен набор функций, распределенных между персоналом подразделения.
В процессном подходе предполагается командная работа, как исполнителей, так и аппарата управления. Она нацелена на выполнение последовательных операций для работы на высокий результат. По своей сути процессный подход подразумевает большое количество бизнес-процессов, связанных между собой.
С помощью процессного подхода можно сократить издержки на каждом этапе, оптимизировать производство и повысить результативность всей организации. При этом предоставляется возможность открывать новые точки с использованием схожих бизнес-процессов и постоянно улучшать характеристики.
Вывод
Использование процессного подхода – важная часть в работе компании, стремящейся повысить эффективность производства, справляться с задачами с минимумом ресурсозатрат. Для повышения эффективности бизнес-процессов и, как следствие, деятельности всей организации важно выполнять грамотное описание бизнес-процессов, внедрить их и выполнять постоянный контроль. За счет возможности регулярной оптимизации бизнес-процессов, можно быстро избавиться от проблем и сложностей, возникающих в работе.
