Что такое NDA

Аббревиатура NDA расшифровывается как non-disclosure agreement, что означает “соглашение о неразглашении”. Как правило, практически любая компания хранит самые разные данные, в том числе и конфиденциальную информацию, которая может быть защищена законом и дополнительным соглашением. В статье расскажем, какие данные могут считаться конфиденциальными и как правильно составить соглашение о неразглашении.

Какая информация является конфиденциальной

Данные, доступ к которым ограничен, являются конфиденциальными. Это означает, что их распространение без разрешения обладателя запрещено, а при нарушении закона могут последовать санкции. Государственная, служебная и прочие тайны также попадают под термин конфиденциальной информации.

Режим коммерческой тайны: когда вводить

Под коммерческой тайной понимается особый режим конфиденциальной информации, нарушение которого приведет к уголовной ответственности. Правовые отношения в этом вопросе регулируются Федеральным законом "О коммерческой тайне" №98-ФЗ. Помимо наступления уголовной ответственности, последует и увольнение, если информация была разглашена сотрудником компании.

Какая именно информация является частью коммерческой тайны — определяется самой компанией. При этом она не должна быть известна третьим лицам и играть важную роль для успеха в бизнесе.

Также важно понимать, что некоторую информацию нельзя отнести к конфиденциальной. Наоборот — зачастую, она должна быть в открытом доступе, например:

• Информация из ЕГРЮЛ и учредительных документов. Они должны быть общедоступными по разным причинам. Как пример, это позволяет контрагентам убедиться в полномочиях гендиректора.
• Документы, которые подтверждают право на ведение определенного вида деятельности. Например, онлайн-школы и прочие образовательные организации при соответствующем запросе обязаны предоставить лицензию, которая дает им право выдавать им дипломы и документы о повышении квалификации.
• Информация, подтверждающая безопасность, или прочие нормы. Например, если вы занимаетесь продажей косметической продукции, вы не можете скрывать ее состав, поскольку он должен быть прозрачным из соображений безопасности.
• Информация об условиях труда и заработной плате. Эти данные по своей сути не могут быть конфиденциальными, так как могут пригодиться для оформления кредита или ипотеки.

В некоторых случаях государство может обязывать компанию размещать годовую бухгалтерскую отчетность в ГИРБО.

Если вы только планируете зарегистрировать свой бизнес, вы можете обратиться за помощью к “Сравни”. На странице агрегатора вы сможете подобрать предложение от банка и получить бесплатную консультацию перед открытием компании или ИП.

Порядок введения режима коммерческой тайны

Компания не может объявить какую-либо информацию коммерческой тайной просто на словах. Для этого необходимо пройти несколько этапов, чтобы она получила данный статус официально:

• Шаг 1. Убедитесь, что информация не относится к публичной и может быть скрыта как тайна. Информация не должна иметь коммерческую ценность и быть недоступной для третьих лиц.
• Шаг 2. Ограничьте доступ к информации. Определите, кто может обладать данной информацией и каким образом к ней будет организован доступ. Для этого потребуется составить и утвердить положение о коммерческой тайне со списком ответственных работников.
• Шаг 3. Ведите список людей, кто имеет доступ к этой информации. Например, вы можете завести физическую копию журнала или установить этот список предварительно в положении о коммерческой тайне. Благодаря этому списку вы сузите круг тех, кто в теории мог бы раскрыть тайну и повысите вероятность установления нарушение.
• Шаг 4. Отразите принятый режим коммерческой тайны в документах. Утвердить положение и внести его в трудовые договоры (можно просто ссылкой). Перечень информации, которая является конфиденциальной, должна быть приложена к договору в виде списка. С положением работники должны быть ознакомлены под подпись. В противном случае, применить санкции за разглашение не получится.
• Шаг 5. Организуйте условия для хранения коммерческой тайны. Если она хранится в печатном варианте, вы можете поместить ее в сейф.
• Шаг 6. Используйте гриф “Коммерческая тайна” в документах, где она содержится. В ней также должен быть указан владелец коммерческой тайны.

Соглашение о неразглашении: когда заключать

Заключать дополнительное соглашение о неразглашении необходимо в ситуации, когда вы предоставляете информацию о бизнесе, разглашение которой может привести к финансовым потерям. Вот несколько примеров, когда может потребоваться подобное соглашение:

• Переговоры с инвесторами или покупателями бизнеса, когда раскрываются финансовые показатели, стратегия роста и внутренние риски компании.
• Привлечение разработчиков, дизайнеров или подрядчиков, которым передается исходный код, архитектура системы или уникальные решения.
• Обсуждение партнерства между компаниями с доступом к клиентским базам, ценовой политике, условиям договоров и планам развития.
• Найм сотрудников на ключевые позиции, предполагающие раскрытие коммерческой тайны, внутренних процессов и долгосрочных целей бизнеса.
• Создание и тестирование нового продукта до релиза, когда прототипы, идеи и функциональность не должны стать публичными.
• Проведение консалтинга или аудита, при котором внешняя сторона получает доступ к финансовым, юридическим и управленческим данным.

Зачем заключать соглашение о неразглашении

Заключив соглашение о неразглашении, вы сможете:

• Защитить интеллектуальную собственность. В частности то, что нельзя защитить авторскими правами или товарным знаком. Например, это могут быть секреты производства, которые при этом не влияют на здоровье потребителя, бизнес-стратегии и т.п.
• Не позволить распространение коммерческой тайны среди посторонних людей. Заключенный договор о неразглашении накладывает ответственность на всех, кто будет иметь к ней доступ.
• Ограничить свою ответственность. Подписывая соглашение, вы разделяете ответственность за данные, которые передаете другому ответственному лицу. Если с его сторону последует разглащение и нарушение соглашения, то вам будет проще добиться честного решения суда и доказать, что информацию разгласили не вы.
• Подтвердить ценность данных. Люди, подписывающие подобное соглашение, меняют и свое внутреннее отношение к полученной информации. Это повышает вероятность того, что тайна останется тайной.

Виды NDA

Существует несколько видов NDA:

Что необходимо включить в NDA

Структура соглашения о неразглашении должно содержать следующее:

• Шапка. Здесь указывается наименование соглашения, дата, место составления, перечисление сторон.
• Предмет соглашения. То есть о чем стороны договариваются.
• Условия предоставления и хранения информации.
• Ответственность каждой из сторон в случае нарушений.
• Заключительное положение.

Какую информацию указать в NDA

• Перечислите данные, которые являются конфиденциальными. К ним могут относиться данные о ресурсах компании, сотрудниках, клиентах, бизнес-процессах и пр.
• Распишите подробно, как принимающая сторона должна хранить информацию. Если данные хранятся в физическом виде, это могут быть требования о сейфе. При электронном хранении — защита паролем и т.п.
• Укажите условия, при которым информация будет считаться раскрытой. Например, нарушением может быть начало аналогичного бизнеса, размещение данных в социальных сетях и других открытых источниках и т.п.
• Пропишите срок действия договора. Он будет определять, в течение какого срока информация не должна подвергаться разглашению.

Что делать при обнаружении нарушений

Если вы обнаружили нарушение соглашения со сторону партнера или работника, то необходимо поступить следующим образом:

• Зафиксируйте факт нарушения. Если вы заметили, как кто-то, кто имел доступ к конфиденциальной информации, оставил комментарий, например, в СМИ или социальных сетях, и этот комментарий раскрывает тайну, сделайте скриншот. В иных ситуациях вы также можете собирать информацию об этом любыми законными способами.
• Направьте досудебную претензию в адрес нарушителя. В претензии необходимо подробно отразить факт нарушения, сославшись на NDA и закон. Вторая сторона должна дать ответ в течение 30 дней или срока, который был прописан в соглашении.
• Направьте иск в суд, если не получили ответ вовремя, или не смогли договориться в досудебном порядке. Пострадавшая сторона может требовать выплаты, которые ранее были установлены соглашением.

Лучшие сервисы по регистрации бизнеса онлайн

Что говорит закон

• Федеральный закон "О коммерческой тайне" от 29.07.2004 N 98-ФЗ.
• ГК РФ, ст. 1465. Секрет производства (ноу-хау).
• УК РФ, ст. 183. Незаконные получение и разглашение сведений, составляющих коммерческую, налоговую или банковскую тайну.
• КоАП РФ, ст. 13.14. Разглашение информации с ограниченным доступом.

FAQ

В каких случаях нужно подписывать NDA?

NDA необходимо подписывать при передаче конфиденциальной информации, которая является важной для бизнеса: идеи, финансы, технологии, клиентские базы — при переговорах, найме, сотрудничестве с другими предпринимателями или аутсорсинге.

Вывод

• Аббревиатура NDA расшифровывается как non-disclosure agreement, что означает “соглашение о неразглашении”.
• Под коммерческой тайной понимается особый режим конфиденциальной информации, нарушение которого приведет к уголовной ответственности.
• Как правило, соглашение о неразглашении носит взаимный характер, хотя в редких случаях может быть односторонним.