Электронный документ

Цифровизация проникает во все сферы бизнеса, и всё больше компаний переходят на электронный документооборот (ЭДО). В этой статье мы рассмотрим распространённые виды электронных документов, требования законодательства, преимущества и недостатки ЭДО, а также шаги для перехода на новую систему.

Переход на электронный документооборот — это стратегический шаг, ведущий к повышению эффективности, прозрачности и конкурентоспособности бизнеса. Несмотря на необходимость начальных вложений и адаптации, преимущества ЭДО значительно превышают временные трудности.

Что такое электронный документ

Электронный документ (ЭД) — это информация в цифровой форме, которую можно открыть и обработать с помощью компьютера и передать по телекоммуникационным каналам связи. Это понятие закреплено в статье 2 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

Электронный документ не следует путать с электронным образом, то есть с документом, который изначально создан на бумаге, а затем переведён в электронный вид (например, скан-копия или фотография). Электронный документ изначально создаётся в цифровом формате.

Виды электронных документов

Рассмотрим основные виды электронных документов для бизнеса и законодательные требования к ним.

Договоры и контракты

Статья 434 Гражданского кодекса РФ разрешает заключать договоры в электронном виде. Например, налоговая служба рекомендует использовать цифровой формат XML или стандартный PDF. Выбор зависит от потребностей компании:

• XML: предоставляет больше возможностей для автоматической обработки и аналитики благодаря структурированным данным.
• PDF: удобен для визуального восприятия и широко поддерживается.

Стороны должны согласовать вид используемой подписи:

• Простая электронная подпись (ПЭП): SMS-код, логин и пароль; обеспечивает минимальную защиту.
• Неквалифицированная электронная подпись (НЭП): создаётся с использованием криптографических средств. Для придания ей юридической силы сторонам необходимо заключить соглашение об её использовании.
• Квалифицированная электронная подпись (КЭП): наиболее защищённый вид подписи, усиленный средствами шифрования. Выдаётся аккредитованным удостоверяющим центром.

Для большинства договоров достаточно неквалифицированной электронной подписи при наличии соответствующего соглашения между сторонами.

Первичные учётные документы

Статья 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» разрешает составление первичных учётных документов в электронном виде с электронной подписью. ФНС России утверждает обязательные цифровые форматы для ряда документов. На начало 2026 года действуют следующие ключевые электронные документы:

• УПД версии 5.03 — с 1 января 2026 года утверждён формат для формализованного ЭДО (приказ ФНС №ЕД‑7‑26/970@ от 19.12.2023). Объединяет функции накладной/акта и счёта‑фактуры при операциях с НДС.

Скачать можно здесь

• Электронный счёт на оплату (утверждён приказом ФНС №ЕД‑7‑26/29@ от 20.01.2025) — можно использовать вместо бумажного варианта с 20 марта 2025 года.

Скачать в разных форматах + образец можно с этой страницы.

• Единый транспортный документ (ЕТД) (приказы Минтранса №187 от 11.06.2025 и ФНС №ЕД‑7‑26/717@ от 13.08.2025) — оформляется в бумажном или электронном виде, передаётся в ГИС ЭПД через операторов ЭДО.

Скачать можно здесь.

• Электронный акт выполненных строительных работ (утверждён приказом ФНС №ЕД‑7‑26/691@ от 28.07.2022) — продолжает действовать в 2026 году.

Скачать и посмотреть образец можно на этой странице.

• Электронные счета‑фактуры в формате 5.03 (с 23.01.2025) — включают QR‑код, реквизиты прослеживаемости и новую электронную подпись.

Скачать и посмотреть образец можно здесь.

Важные изменения

С 1 января 2026 года отменены электронные форматы ТОРГ‑12 и актов выполненных работ (приказ ФНС №ЕД‑7‑26/28@ от 20.01.2025). Бумажные версии этих документов остаются в силе.

С 1 сентября 2026 года станет обязательным оформление в электронном виде транспортных накладных, заказов, поручений экспедитору и ряда других документов (ФЗ №140‑ФЗ от 07.06.2025). Предусмотрен ограниченный перечень исключений для бумажных документов:

• Счёт-фактура.
• Универсальный передаточный документ (УПД).
• Универсальный корректировочный документ (УКД).
• Товарная накладная (ТОРГ-12).
• Акт выполненных работ (оказанных услуг).

В будущем ожидается расширение перечня на такие документы, как расходная накладная, оферта, счёт на оплату и другие.

Отчётность

Согласно Федеральному закону от 28.11.2018 № 444-ФЗ бухгалтерская отчётность организаций должна предоставляться в электронном виде. Малый бизнес и ряд субъектов могут подавать её иначе. Для налоговой отчётности пока сохраняется возможность бумажной подачи — для организаций и индивидуальных предпринимателей на специальных режимах налогообложения (УСН и ЕСХН) с численностью сотрудников до 100 человек. Однако некоторые виды отчётности принимаются только в цифровом формате. По состоянию на январь 2026 года к ним относятся:

• декларация и налоговые регистры по НДС;
• расчёт 6-НДФЛ;
• расчёт по страховым взносам;
• отчётность некоммерческих организаций;
• персонифицированные сведения о физических лицах.

Электронную декларацию по НДС обязаны сдавать все налогоплательщики без исключений. Остальные перечисленные формы сдают организации, в которых трудится более 10 человек. Подать налоговую и бухгалтерскую отчётность можно через специальный сервис Федеральной налоговой службы.

Документы в суд

Документы для суда также допускается подавать в цифровом виде с помощью специальных онлайн-сервисов. Для обращения в арбитражный суд используется сервис «Мой арбитр», в суды общей юрисдикции — система ГАС «Правосудие». В Верховный Суд РФ документы можно направить через портал «Госуслуги».

Жёстких требований к оформлению большинства документов нет: их можно предоставлять в виде электронных образов (сканов), подписанных простой электронной подписью. Однако в отдельных случаях, например при подаче ходатайства об аресте имущества, обязательна квалифицированная электронная подпись (КЭП).

Кадровые документы

Федеральный закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ ввёл понятие электронного документооборота (ЭДО) в трудовых отношениях. Теперь трудовые договоры, заявления об увольнении, приказы о переводе и некоторые другие кадровые документы могут оформляться в цифровом формате. Для этого организации необходимо подключиться к системе ЭДО:

• Система ЭДО — это регламенты, процессы и программное обеспечение, предназначенное для создания, хранения и обмена электронными документами.
• Оператор ЭДО — это компания, предоставляющая услуги по защищённому обмену электронными документами.

Как подписывать электронный документ

Для работы с электронной подписью в ЭДО сначала нужно подготовить всё необходимое. Что потребуется:

• Лицензионное ПО для работы с ЭП — например, «КриптоПро CSP».
• Токен с записанным на него сертификатом ЭП.

Если у вас установлена программа Adobe Reader (Adobe Acrobat, Adobe LiveCycle ES), то в ней есть КриптоПро PDF. Для других программ этот модуль платный.

Пошаговая инструкция по подписанию документа PDF через ЭДО:

• Зайдите в Adobe, откройте меню → раздел «Редактирование» → «Установки».
• В левом меню увидите список настроек, выберите пункт «Подписи» → «Цифровые подписи» → «Подробнее».
• В следующем окне настройте способ подписания: «Метод подписания по умолчанию» → «КриптоПро PDF».
• Откройте файл для подписания, перейдите в меню → «Инструменты» → «Сертификаты», отметьте, какой должна быть ЭП: видимой или невидимой.
• Выберите место, где отобразится ЭП и сертификат КЭП. Сохраните изменения и закройте документ.

После открытия данного файла должно появиться уведомление «Подписано, все подписи действительны».

Пошаговая инструкция по подписанию документа Word и Excel через ЭДО:

1. Кликните на вкладку «Файл» → «Сведения» → «Добавить электронную подпись».
2. Выберите нужный сертификат электронной подписи, нажмите «Подписать». Сохраните изменения.

Подтверждение подписания отобразится в «Сведениях». Также вы увидите символ ЭЦП на нижней панели Word или Excel.

Электронный документооборот

Электронный документооборот (ЭДО) классифицируется следующим образом:

• По типу взаимодействия участников: внутренний ЭДО используется внутри одной организации для обмена документами между подразделениями и сотрудниками; внешний ЭДО применяется для взаимодействия между разными организациями, включая контрагентов, партнёров и государственные органы; ЭДО с госорганами обязателен для предприятий, которые работают в регулируемых отраслях, а также для тех, кто подаёт отчётность в ФНС, ПФР и т. д. через электронные каналы.
• По степени интеграции с информационными системами: интегрированный тесно связан с корпоративными информационными системами (ERP, CRM), обмен информацией осуществляется в автоматическом режиме; автономный функционирует отдельно от основных информационных систем предприятия.
• По типу передаваемых документов: бухгалтерский; кадровый; управленческий; складской; ЭДО для отчётности.

Эти виды электронного документооборота используются предприятиями различных отраслей экономики для повышения эффективности процессов управления документами и снижения издержек.

Как перейти на ЭДО:

Процесс включает несколько этапов:

1. Разработать положение об ЭДО в компании.
2. Определить и прописать маршруты движения документов.
3. Выбрать способ работы: веб-версия, интеграция с учётной системой или установка модуля.
4. Выбрать оператора ЭДО.
5. Получить электронную подпись в аккредитованном удостоверяющем центре и средство криптографической защиты информации.
6. Провести тестовый обмен документами и обучить сотрудников.
7. Заключить соглашения об ЭДО с контрагентами.

Переход на электронную форму требует продуманного подхода. Вот пошаговый план внедрения ЭДО:

1. Проанализируйте текущий документооборот вашей организации: объём, виды документов, маршруты движения. Определите цели перехода и составьте подробный план действий.
2. Подберите надежного оператора электронного документооборота (например, Диадок, СБИС, Контур.Диадок) или корпоративную систему ЭДО, подходящую под задачи компании.
3. Получите необходимые электронные подписи (обычно КЭП или НЭП) для ответственных сотрудников в аккредитованном удостоверяющем центре.
4. Обучите сотрудников работе с системой ЭДО, правилам подписания и обмена документами. Утвердите внутренние регламенты.
5. Заключите с партнёрами соглашения об использовании ЭДО и конкретных видов электронных подписей.
6. Начните обмен электронными документами с одним-двумя готовыми контрагентами, чтобы отработать процессы и выявить возможные сложности.
7. Расширяйте круг контрагентов, постепенно переводите на ЭДО новые виды документов. Обеспечивайте техническую и методическую поддержку пользователей.

Что говорит закон

Электронный документооборот регулируется тремя федеральными законами:

• от 06.04.2011 №63-ФЗ «Об электронной подписи»,
• от 06.12.2011 №402-ФЗ «О бухгалтерском учёте»,
• от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

Что еще почитать и посмотреть по теме

Обзор ТОП-3 ключевых книг по документообороту для руководителя:

1. «Управленческий документооборот: от бумажного к электронному»

Автор: М. П. Бобылева. Это практическое руководство по цифровой трансформации управления. Оно детально разбирает переход от бумажных процессов к электронным, охватывая не только технологии, но и правовые, организационные и коммуникационные аспекты.

1. «Делопроизводство и документооборот. Практическое пособие»

Автор: А. Б. Барихин. Это универсальный справочник для всего офиса: от руководителя и секретаря до специалистов кадровой службы и бухгалтерии. В пособии систематизированы теория и практика современного делопроизводства с профессиональными рекомендациями.

1. «Документационное обеспечение управления (ДОУ)»

Автор: М. Ю. Рогожин. Это комплексное учебно-практическое пособие, которое отвечает на ключевые вопросы организации ДОУ. Материал построен на актуальной законодательной базе. Это незаменимый инструмент для руководителей, их заместителей и профильных специалистов, стремящихся к эффективной организации рабочего процесса.

FAQ

Почему стоит переходить на электронный документооборот?

Ключевые преимущества ЭДО:

• Высокая скорость передачи документов.
• Сокращение затрат на бумагу, печать и почтовые расходы.
• Юридическая значимость и повышенная безопасность.
• Удобство хранения и поиска документов в электронном архиве

Вывод

• Электронный документ (ЭД) — это информация в цифровой форме, которую можно открыть и обработать с помощью компьютера.
• Наиболее популярные системы ЭДО: «Контур.Диадок», «Такском», «СБИС».
• При выборе системы важно учитывать количество контрагентов в сети, наличие роуминга (обмен с другими системами) и поддерживаемые форматы документов.
• Для успешного внедрения важно выбрать надёжного оператора, тщательно проработать внутренние регламенты, а также обеспечить обучение сотрудников.