Как сделать акт сверки

Составление документа, который помогает выявить задолженности, ошибки во взаиморасчетах с партнерами, базируется на договоренностях между контрагентами. При этом базовые принципы оформления акта сверки должны быть строго соблюдены, чтобы документ имел законную силу. Разберемся, зачем нужен акт сверки, и как правильно его составить.

Что такое акт сверки

Акт сверки взаиморасчетов – это практический инструмент финансовых взаимоотношений между партнерами. Документ подтверждает движение средств, товаров, услуг между контрагентами и фиксирует реальное состояние расчетов на конкретную дату: кто, кому и сколько должен, какие операции уже проведены, где есть расхождения.

В отличие от первичных документов (накладных, счетов-фактур), акт сверки не создает новых обязательств, а только систематизирует уже существующие данные. Его главная ценность заключается в наглядности, он позволяет быстро увидеть полную картину расчетов, выявить и оперативно устранить ошибки.

Например, компания «Альфа» отгрузила товаров на 100 000 рублей, а компания «Бета» отразила в учете только 80 000 рублей. Акт сверки выявил расхождение в 20 000 рублей, и выяснилось, что одну накладную в бухгалтерии «Беты» потеряли. После сверки документ был найден и внесен в учет.

Зачем нужен акт сверки

Акт сверки применяется:

• В целях профилактики финансовых споров. Регулярные сверки дают возможность заметить ошибку до того, как она спровоцирует конфликт. Например, если платеж по каким-либо причинам не был отражен в учете контрагента, это можно оперативно исправить.
• При подготовке к крупным сделкам. Перед подписанием долгосрочного контракта или инвестированием полезно убедиться, что все предыдущие расчеты закрыты и согласованы.
• В случае смены ответственных лиц. При увольнении бухгалтера или при смене руководителя новый сотрудник получает реальную картину долгов и обязательств.
• Для налоговой безопасности. При проверке ФНС акт сверки помогает подтверждать реальность сделок и обоснованность расходов.
• При прерывании срока исковой давности. Если долг не погашен, но стороны подписали акт сверки, трехлетний срок для взыскания начинается заново (ст. 203 ГК РФ).
• Для оптимизации учета. Выявление типовых ошибок (например, неправильное отражение НДС) помогает настроить процессы и избежать штрафов.
• В качестве доказательства в суде. В случае спора подписанный акт сверки служит весомым подтверждением суммы долга и используется наряду с первичными документами.

Кто готовит акт сверки

Инициировать подготовку документа может:

• поставщик, чтобы подтвердить задолженность покупателя;
• покупатель – для проверки, все ли платежи учтены;
• кредитор или заемщик, чтобы проверить график и объемы выплат по договорам займа;
• арендодатель или арендатор, в рамках урегулирования вопроса об арендных платежах.

Акт сверки обычно составляет бухгалтер организации. Но этим может заняться и финансовый менеджер, и даже руководитель, если компания небольшая. Также акт сверки составляет ИП – самостоятельно или через помощника. Индивидуальный предприниматель имеет возможность воспользоваться услугами онлайн бухгалтерии. «Сравни» предлагает выбрать надежную компанию, в сферу деятельности которой входят бухгалтерские услуги для малого бизнеса. Со списком таких организаций и условиями сотрудничества можно ознакомиться в разделе «Онлайн бухгалтерия».

Как составить акт сверки – инструкция

Что потребуется

Важно заранее договориться с партнером о проведении сверок и отразить это в договоре. Кроме того, необходимо указать, кто может выступать в качестве инициатора сверки, с какой периодичностью они будут проводиться, в какой ситуации документ будет считаться подписанным (например, если он не возвращен второй стороной в течение 14 рабочих дней).

Если в договоре не оговорить возможность и условия сверки, партнер имеет право отказаться ее проводить.

Шаг 1. Определите период сверки

В первую очередь надо выбрать временной отрезок. Это может быть:

• календарный месяц (в случае активных финансовых взаимоотношений с партнером);
• квартал (оптимальный выбор для большинства компаний);
• год (для годовой отчетности);
• этап договора (например, после выполнения определенного объема работ).

Шаг 2. Соберите первичные документы

Необходимо подготовить:

• накладные (ТОРГ‑12, М‑15);
• акты выполненных работ (КС‑2);
• счета-фактуры;
• платежные поручения;
• банковские выписки;
• договоры и допсоглашения.

Шаг 3. Заполните «шапку» акта

Кроме названия «Акт сверки взаимных расчетов», следует указать дату составления, период сверки (например, «за 2025 год» или «с 01.01.2025 по 31.12.2025»), наименования сторон (ИНН, КПП, адреса), а также номер и дату договора, если сверка ведется по конкретному контракту.

Шаг 4. Составьте таблицу операций и подсчитайте итоги

Образец стандартной структуры:

Пояснения к структуре таблицы:

1. Левая часть (данные ООО «Пламя»):

• дебет – суммы, которые должен ИП Кочубей Н.Г. (отгрузки, услуги);
• кредит – суммы, уплаченные ИП Кочубей Н.Г.;
• сальдо – остаток задолженности по версии ООО «Пламя».

2. Правая часть (данные ИП Кочубей Н.Г.):

• дебет – суммы, признанные ИП Кочубей Н.Г. как его обязательства;
• кредит – платежи, отраженные в учете ИП;
• сальдо – остаток долга по версии ИП Кочубей Н.Г.

3. Примечания – важные детали: выделение НДС, тип операции, подтверждение платежа.

Каждая из сторон заполняет свою часть таблицы, что позволяет произвести сверку.

Расчет сальдо производится по формуле: сальдо пред.+дебет−кредит=сальдо тек.

Общие обороты по дебету:

• ООО «Пламя»: 120000,00 рублей;
• ИП Кочубей Н.Г.: 120000,00 рублей.

Общие обороты по кредиту:

• ООО «Пламя»: 110000,00 рублей.
• ИП Кочубей Н.Г.: 110000,00 рублей.

Конечное сальдо: +10000,00 рублей – задолженность ИП Кочубей Н.Г. перед ООО «Пламя» на 01.04.2025 (данные сторон совпадают).

Шаг 5. Оформите заключительную часть

Следует добавить валюту расчетов (если не рубли). Обязательно нужна отметка о согласовании («Расчеты проверены и согласованы», «Имеются разногласия»), подписи сторон с расшифровкой. Документ может быть скреплен печатями, если они используются.

Шаг 6. Передайте акт контрагенту

Документ партнеру можно передать следующими способами:

• лично под подпись;
• заказным письмом с уведомлением;
• по электронной почте (с оговоркой в договоре);
• через систему ЭДО (самый быстрый и надежный вариант).

Возможные проблемы и пути их решения

Кто может подписывать акт сверки

Акт сверки имеет право подписать:

• руководитель организации – на основании устава (доверенность не требуется);
• главный бухгалтер, если это прописано в должностной инструкции или приказе;
• иной сотрудник, при наличии доверенности с четким указанием права подписи актов сверки;
• ИП – лично или через представителя по доверенности.

Следует учитывать, что суд может не принять акт сверки как доказательство долга, если документ подписан неуполномоченным лицом.

Как согласовать акт с контрагентом

Согласование акта сверки – это не просто обмен документами, а полноценный диалог между сторонами, направленный на достижение единого понимания состояния расчетов.

На этапе подготовки акта убедитесь, что все суммы проверены и перепроверены, указаны корректные реквизиты сторон, период сверки четко обозначен, НДС выделен отдельно (если применимо).

Шаг 1. Отправка документа

Отправлять документ лучше всего через ЭДО – это обеспечивает акту юридическую силу, фиксирует дату отправки и получения, позволяет быстро подписать электронной подписью.

Если договор предусматривает использование электронной почты, документ следует отправить в формате PDF, сопроводив письмом с просьбой подтвердить получение и сроки ответа (например, 10 рабочих дней).

Почта России (заказным письмом с уведомлением) подходит, если другие способы недоступны. Следует сохранять квитанцию и уведомление о вручении.

Если документ передается лично, надо зафиксировать факт вручения подписью представителя контрагента на втором экземпляре.

Рекомендуется прописать порядок обмена актами в договоре. Например: «Стороны обязуются проводить сверку ежеквартально. Акт направляется через ЭДО в течение 5 рабочих дней после окончания квартала. Ответ предоставляется в течение 7 рабочих дней. При отсутствии ответа акт считается согласованным».

Шаг 2. Получение обратной связи

Контрагент может отреагировать тремя способами:

• подписать без замечаний и вернуть подписанный экземпляр;
• указать на расхождения – внести свои данные в таблицу, добавить комментарии или составить протокол разногласий;
• игнорировать – не ответить в установленный срок.

Шаг 3. Работа с разногласиями

Если выявлены расхождения, необходимо запросить первичные документы по спорным операциям: платежки, накладные, акты. Сравнить даты, суммы, номера документов. Рекомендуется провести онлайн‑встречу с бухгалтером контрагента, используя экранную демонстрацию в Zoom или Teams для наглядного сравнения данных.

Затем надо составить протокол разногласий (в свободной форме). В документе указывают номер и дату исходного акта, перечень операций с расхождениями, суммы по версии каждой стороны, причины расхождений (если они известны), план действий (например, «ИП Кочубей Н.Г. предоставит копию платежного поручения №78 до 25.04.2025»).

На основании подтвержденных данных в учет вносятся соответствующие корректировки.

Шаг 4. Повторное согласование

После устранения ошибок следует сформировать новый акт сверки с корректными данными, указать в шапке: «Акт сверки №12‑корр от 20.04.2025 (взамен акта №12 от 10.04.2025)» и отправить его контрагенту с пометкой «Исправленный вариант».

Шаг 5. Фиксация результата

Подписанный документ остается зарегистрировать в журнале учета актов сверки и прикрепить скан в карточку контрагента в 1С или CRM. Хранить его полагается минимум 5 лет на случай налоговых проверок и возможных споров.

Как провести сверку по расчетам

Для подготовки документа следует выбрать период, за который осуществляется сверка, определить цель (это может быть проверка долга, подготовка к сделке, инвентаризация перед отчетностью, подготовка к смене бухгалтера и т.д.), убедиться в доступе к учетной системе.

Собрав все первичные документы за выбранный период формируют таблицу операций. Для этого используют Excel или 1С. Заполняют свою часть таблицы, рассчитывают сальдо, после чего отправляют документ контрагенту для внесения сведений с его стороны. При выявлении расхождений с контрагентом, следует:

• сверить итоговые обороты по дебету и кредиту;
• проверить соответствие сальдо на начало периода данным прошлого акта;
• выделить цветом спорные операции (например, без подтверждающих документов);
• рассчитать НДС отдельно, если контрагент – плательщик налога.

Выявив причину обнаруженных расхождений, стороны вносят в акт сверки коррективы.

Что говорит закон

Акт сверки взаиморасчетов с контрагентом не входит в число обязательных документов гражданского оборота, законодательство не предусматривает его составление. Также он не является первичным бухгалтерским документом, но помогает установить факт задолженности, выявить ошибку во взаимных расчетах с контрагентами.

Согласно письму ФНС России от 06.12.2010 № ШС-37-3/16955, подписание акта сверки должником считается официальным признанием наличия долга.

Что еще почитать и посмотреть по теме

Статья: «Дебет и кредит в акте сверки. Что это такое»

Видео: «Акт сверки как документ о признании долга. Как правильно применять»

https://rutube.ru/video/0e701c98c5baedfe2f1e5b302f972612/?r=plwd

FAQ

Что можно использовать для автоматизации сверки?

Задачу упрощают сервисы ЭДО (Диадок, СБИС) или модули 1С для автоматической сверки. Они подсвечивают расхождения и формируют акты за несколько минут.

Что делать, если контрагент отказывается от подписания акта сверки, не указывая причины?

В конфликтной ситуации следует направить официальное письмо с требованием предоставить письменный отказ. При наличии первичных документов подайте судебный иск для взыскания долга.

Как часто следует проводить сверку?

Работая с постоянными контрагентами, сверку стоит проводить не реже одного раза в квартал. Если партнеры новые, рекомендуется составлять акт сверки после каждой крупной сделки.

Вывод

Акт сверки помогает контролировать взаиморасчеты с контрагентами, избегать накопления ошибок, которые могут обернуться серьезными издержками для обеих сторон. Чтобы упростить регулярную сверку данных, рекомендуется задействовать сервисы, автоматизирующие процесс. При отсутствии собственного бухгалтера, малые предприятия, ИП, могут пользоваться услугами онлайн бухгалтерии.