logo
15 сентября 2021
5 913
Обновлено 17 января

Инструкция для ИП: как выбрать онлайн-кассу и не переплатить

При выборе онлайн-кассы индивидуальному предпринимателю нужно определиться: он хочет арендовать или купить устройство. Также важно выбрать тип аппарата и фискального накопителя. Всё это влияет на конечную стоимость кассы. Рассказываем, какие есть варианты и как не переплатить за аппарат.

Мария Татаринцева

Шаг 1. Фискальный накопитель: на 15 или 36 месяцев

Фискальный накопитель (ФН) — это память кассы, устройство, которое хранит информацию обо всех проведённых расчётах.

ФН привязан к конкретному кассовому аппарату, с которым он регистрируется в налоговой. При замене кассы нужно заново покупать фискальный накопитель и ставить их на учёт вместе.

Фискальные накопители бывают двух видов в зависимости от срока действия: на 15 или 36 месяцев. Выбирать их нужно с учётом вида деятельности, налогового режима и масштабов бизнеса.

Кому подойдёт ФН на 15 месяцев

  • Все ИП с общей системой налогообложения (ОСНО).
  • Торговля подакцизным товаром. Если ИП продаёт алкоголь, табак, лекарства и т. д.
  • Много продаж. Если ИП пробивает более 200 чеков в день.

Кому подойдёт ФН на 36 месяцев

  • Все ИП с услугами. ИП на любом налоговом режиме, если они оказывают любые услуги.
  • Все ИП на спецрежимах. Если ИП занимается торговлей и применяет упрощённую систему налогообложения (УСН), платит единый сельскохозяйственный налог (ЕСХН) или работает по патенту.

Кому подойдёт любой ФН — на 15 или 36 месяцев

  • Отдалённая местность. ИП работает с кассой в автономном режиме из-за труднодоступности связи.
  • Сезонный бизнес. У ИП сезонная работа или торговля, но без подакцизных товаров, и мало чеков.
  • ОСНО + спецрежимы. Если ИП совмещает общую систему налогообложения и УСН, ЕСХН или патент.

ФН выпускаются со сроком действия 15 и 36 месяцев, но память может закончиться раньше, если ИП передаёт много информации в налоговую. Тогда придётся заменить ФН до окончания предельного срока.

ФН на 15 месяцев стоит от 8500 ₽. Через 15 месяцев (или даже раньше) его придётся заменить — купить новый и поставить на учёт в налоговой.

ФН на 36 месяцев — от 12 500 ₽. Его придётся менять через три года (или раньше).

Сам кассовый аппарат выбрать сложнее, чем фискальный накопитель.

Сергей Кичагин

генеральный директор БИФИТ Касса

При выборе кассы обязательно нужно узнать, необходимо ли вам применять её вообще. Таких ситуаций всё меньше, но они есть. Например, касса не нужна ИП, которые ремонтируют обувь, или самозанятым.

Если кассу всё-таки надо брать, то необходимо проверить, есть ли выбранная модель в реестре ККТ ФНС, а не брать первую попавшуюся. Также нужно проверять периодически работу аппарата: уходят ли чеки в ОФД, всё ли верно печатается, нет ли сбоев и ошибок. Это минимизирует риск переплаты и штрафов.

Кому не нужна онлайн-касса: 5 исключений для ИП

Шаг 2. Облачная или стационарная касса

Для разных видов бизнеса подходят разные решения — в офлайн-деятельности необходима стационарная касса, а для онлайна потребуется облачная касса. Разберёмся, в чём разница и как они работают.

Стационарная касса

Стационарную кассу можно установить в магазине или офисе. Её применяют при непосредственном контакте с клиентами: когда покупатели приходят за покупкой или оплачивают заказ лично. Стационарную кассу можно купить или взять напрокат у производителя.

Кому подходит только стационарная касса

  • офлайн-продажи в стационарном магазине;
  • пункт выдачи заказов с оплатой;
  • услуги с оплатой в офисе.

Облачная касса

Выглядит это как приложение на мобильном устройстве или компьютере. Сервис подходит только для дистанционных расчётов с клиентами: например, при продажах на сайте, в соцсетях или на территории клиента.

Облачная касса физически находится не у бизнесмена, ему дают лишь удалённый доступ к ней на условиях аренды — платить нужно за каждый месяц.

Условия, в которых можно использовать облачную кассу

  • онлайн-продажи через сайт;
  • продажи через мобильное приложение;
  • приём платежей курьерами по месту доставки;
  • услуги населению с оплатой на выезде;
  • продажи и услуги через вендинговые автоматы.

Есть комплект 2 в 1, куда входят кассовый аппарат и облачный модуль, подключённый к сайту. Если клиент оплачивает покупку на сайте, то чек будет отправлен ему на e-mail или в СМС. Когда он платит в магазине наличными или картой, ему выдают бумажный чек.

Арсений Косенко

генеральный директор LIFE PAY

Есть решения, которые позволяют не покупать отдельные кассы для разных каналов продаж. Например, у LIFE PAY доступен режим «материнская касса» — смарт-терминал фискализирует платежи и оформляет чеки вне зависимости от того, как и где платит клиент — в интернет-магазине, курьеру при доставке или в офисе продавца. Во всех случаях приложение направляет покупателю электронные чеки. При этом ИП не нужно покупать по отдельности кассу для офиса, мобильную кассу для курьера и арендовать облачную кассу для интернет-продаж. Также не придётся к каждой кассе приобретать фискальный накопитель. Достаточно одного смарт-терминала с нужным приложением.

Шаг 3. Покупка кассы, аренда или подключение к облачному сервису

ИП сам выбирает подходящее решение, но должен учесть все сопутствующие расходы. Кроме покупки или аренды кассового аппарата, придётся оплачивать и фискальный накопитель, регистрацию в налоговой, подключение и настройку, а также услуги оператора фискальных данных (ОФД) по передаче данных, обновление программного обеспечения, интернет-связь.

Покупка стационарной кассы

  • Сразу нужно купить кассовый аппарат и фискальный накопитель.
  • Сразу заплатить за регистрацию в ФНС, настройку.
  • Регулярно платить за услуги ОФД, связь, программное обеспечение.

Аренда стационарной кассы

  • Сразу нужно купить фискальный накопитель.
  • Сразу заплатить за подключение, настройку.
  • Регулярно платить за аренду кассового аппарата, услуги ОФД, связь, программное обеспечение.

Облачная касса

  • Сразу нужно купить фискальный накопитель.
  • Заплатить за регистрацию в ФНС.
  • Регулярно нужно платить за сервис, туда уже входит плата за услуги ОФД и за программное обеспечение.

Платёжный агент — сервис, позволяющий работать без кассы, поскольку сам выдаёт чеки клиентам

  • Ничего покупать не надо.
  • Платить нужно только комиссию со всех платежей, проходящих через агента — 2,5–5% от суммы.

Борис Сысоев

основатель HR-стартапов myresume.ru и testonjob.ru

Мы принимаем платежи от физлиц на двух сайтах. Чтобы сэкономить, нашли такое решение: установили две физические кассы в офисе, подключили их через микрокомпьютер, и теперь специальный сервис автоматически формирует и отправляет чеки нашим клиентам в электронном виде. Это решение дешевле, чем аренда облачных касс.

На старте три года назад мы купили:

  • два самых простых принтера чеков Атол 30 Ф — по 10 000 за каждый;
  • фискальные накопители на обе кассы — по 8000 ₽ за штуку;
  • микрокомпьютер — 4000 ₽.

Потратили всего 40 000 ₽ и теперь платим по 8000 ₽ ежегодно: 3000 ₽ за услуги ОФД и 5000 ₽ за сервис автоматической фискализации.

Если бы выбрали облачные кассы, то расходы за три года составили бы уже 160 000 ₽ — это стоимость фискальных накопителей и аренда.

Шаг 4. Оптимальная стационарная касса: простая кнопочная, смарт-терминал или POS-система

Автономная касса с кнопочной клавиатурой. Небольшое устройство с маленьким экраном, как у калькулятора, и минимумом возможностей. Это самый простой вариант, но подходит только при ассортименте до 20–30 позиций.

Смарт-терминал с сенсорным экраном. Устройство с большим экраном, напоминает смартфон или планшет. Для работы требуется установка приложений для управления данными о товарах и расчётах. Вариант для любого бизнеса.

POS-система из нескольких компонентов. Комплексное решение, основа которого — фискальный регистратор. Для работы нужно ещё подключение к компьютеру/планшету и другому оборудованию. Подходит крупному бизнесу.

Особенности разных видов стационарных касс

  1. Кнопочные аппараты — очень бюджетное решение, но с ограниченными возможностями. Любые изменения должен вносить технический специалист. Придётся тратиться на его вызов и тормозить работу до его приезда. Обычно доступно всего 1–2 дополнительных устройства. Нельзя подключить электронные весы, и данные нужно вносить в кассу вручную. Зато легко переносить с собой, если модель с аккумулятором и работает не только от сети.
  2. Слабое место смарт-терминалов — их экран, а при его повреждении придётся отдавать в ремонт весь аппарат. Владельцы смарт-терминалов «подсаживаются» на программное обеспечение — без обновлений и приложений работать не удастся. Зато ошибки и сбои специалисты могут устранять в удалённом режиме. И сотрудникам удобно выбирать позиции в заказе и даже показывать клиенту меню на экране.
  3. POS-система, собранная из разных устройств, позволяет более гибко решать задачи бизнеса. Главный элемент — фискальный регистратор — неубиваемая коробочка, а всё остальное оборудование можно спокойно менять, не дожидаясь приезда специалиста. Но также придётся регулярно платить за ПО.
КритерииАвтономная кассаСмарт-терминалPOS-система
СтоимостьСамый дешёвый вариантСтоимость средняяКомплексное решение дороже
Изменения вслед за закономНужно вызывать специалиста для перепрошивки. Иногда, если это невозможно — менять аппаратАвтоматическое обновление ПОАвтоматическое обновление ПО
Скорость работыНизкая: кассир считает сумму, вносит данные вручную в аппаратВысокая: интуитивно понятный интерфейс, удобно вводить данные на экранеОчень высокая: вводить данные можно с клавиатуры
Автоматизация, учёт и аналитикаНельзя подключить к сервисам бухучёта, товароучётной системе, программе аналитикиПО позволяет всё автоматизироватьБольше возможностей для интеграции с разным ПО

Олег Пестерев

эксперт сервиса Контур.Маркет

Если в магазине мало места, курьеры принимают оплату на выезде или надо рассчитывать гостя прямо за столиком, удобно пользоваться мобильными кассами, например MSPOS-K или MSPOS-E-Ф. По размеру они чуть больше смартфона, в них можно вставлять сим-карту для мобильного интернета или подключаться к Wi-Fi. Для менее активного бизнеса можно купить фискальный регистратор, например Атол 25Ф, и подключить его к компьютеру или ноутбуку. Это решение хорошо подходит для стоек администратора в парикмахерских, салонах красоты или ветеринарных клиниках. Сотрудник сможет принимать оплату, не отходя от рабочего места

Шаг 5. Поиск лучшей стационарной кассы: на что смотреть и какие характеристики сравнивать

После выбора типа кассы остаётся определиться с моделью. Всего в реестре налоговой — около 200 моделей кассовых аппаратов. Чтобы не запутаться, нужно понимать, как их сравнивать. Вот на какие параметры нужно смотреть.

1. Питание

  • От сети: с такой кассой на рынке не постоишь, только рядом с розеткой в магазине, а при выключении света работать нельзя.
  • Аккумулятор: придётся учесть время работы без подзарядки.

2. Нагрузка

  • Низкая: до 100 чеков, для небольшого бизнеса с малым количеством клиентов.
  • Высокая: более 500 чеков, для крупных торговых точек с большой проходимостью.

3. Чековая лента

  • Узкая — 44–57 мм: мало информации, подходит для розничных магазинов.
  • Широкая — до 80 мм: можно разместить больше данных, подходит для общепита, супермаркетов.

4. Связь

  • Мобильный интернет с подключением через GSM.
  • Проводной интернет или Wi-Fi.

5. Маркировка/подакцизные товары

  • Поддерживает: можно продавать маркированные товары/подключиться к ЕГАИС.
  • Не поддерживает: нельзя торговать маркированными и подакцизными товарами.

6. Интеграция с другими системами

  • Есть: можно подключиться к разным программам товароучёта и аналитики.
  • Нет: нельзя использовать никакие сервисы и приложения.

Предпринимателю стоит предусмотреть и возможность подключения дополнительного оборудования — сканера штрих-кодов или электронных весов. Например, к кнопочному аппарату многое подключить не удастся — там маловато разъёмов для внешних устройств.

Сергей Кичагин

генеральный директор БИФИТ Касса

Чтобы не переплачивать, стоит продумать заранее, как будет использоваться касса — все возможности есть в самом аппарате, с помощью приложения на смартфоне или потребуется подключение к компьютеру. В выбранной модели должны быть все необходимые интерфейсы.

Заранее нужно уточнить, какое используется кассовое ПО, сколько за него придётся платить, можно ли его поменять на сторонние решения и нет ли скрытых платежей.

Если не уточнить эти моменты, то существует большой риск переплаты в будущем или даже замены кассы из-за нехватки функционала для работы.

А чтобы работать спокойно уже после выбора кассы, ИП нужно узнать все требования из 54-ФЗ, которые касаются конкретно его бизнеса. И важно не забывать следить за нововведениями, чтобы быть в курсе и подстраиваться под них.

Подробности о применении онлайн-кассы можно узнать из нашей платной рассылки про приём платежей для ИП. Подпишитесь, чтобы разобраться, как правильно получать оплату онлайн и офлайн, при этом избежать штрафов и переплат.

Научим ИП принимать платежи без штрафов

Узнай больше

Ещё никто не оставил комментарий, вы можете быть первым

Войдите, чтобы оставить комментарий