Личный опыт: как я начала работать с тендерами и сразу увеличила обороты на треть

Делится опытом

Наталья Белоусова

сумела получить тендеры

на сотни миллионов ₽ в год

Тендер —

это особый способ крупных предприятий или государственных учреждений отбирать поставщиков товаров или услуг. Выбирают такого поставщика на торгах, побеждает в тендере фирма, которая предлагает самые выгодные условия. Именно с ней заказчик заключает контракт.

Тендеры распространены в промышленности, строительстве, медицине, по этому принципу могут выбирать и подрядчика в сфере услуг — например, который возьмёт на себя уборку помещений или поставку готовых обедов в школы.

Суть тендеров заключается в том, что если фирма выигрывает в торгах, она обязана заключить контракт.

Чем тендеры выгодны для бизнеса

Стабильный рынок — госучреждениям и крупным компаниям всегда нужны поставщики товаров и услуг.
Широкие возможности для продаж — участвовать можно в торгах в разных сферах.
Отсутствие трат на рекламу — заказчик рассматривает предложение независимо от того, насколько известен заявитель.
Комфортные условия для малого и среднего бизнеса — упрощённые требования для участия в закупках, ускоренная оплата товаров и услуг.

Как мне «помогали» с тендерами

В 2014 году мы с мужем сделали свой первый интернет-магазин по продаже систем видеонаблюдения. Однажды на номер телефона нашего магазина позвонила компания, предлагавшая услуги по ведению тендеров: предполагалось, что это помощь с их подбором, подачей заявки, заключением контракта.

Сначала мне это показалось сомнительной идеей: сфера непонятная, да ещё и работать нужно с государством без предоплаты, плюс куча бумаг и формальных процедур.

Но мне сделали интересное предложение: за три месяца ведения, включая помощь в подборе тендеров и участие в них, просили всего 15 000 ₽. Это была специальная цена для новых клиентов. Подумав, что такая сумма нас не уничтожит, я согласилась.

По факту оказалось, что вся помощь сводилась к предоставлению доступа к программе компании. Плюс программы был в том, что она давала возможность выставлять дополнительные фильтры: можно было отсортировать тендеры по дате подачи заявки, названию заказчика, словам из документации, размеру обеспечения, сроку заключения контракта, количеству запросов от этого госучреждения, настроить рассылку на почту по этим фильтрам.

Впрочем, на государственной площадке тендеров тоже есть опция фильтров. Пусть их выбор там меньше, позже я поняла, что данного функционала достаточно. Государственная платформа бесплатная, и на ней есть вся нужная информация:

поиск по ключевым словам;
цена контракта;
тип тендера;
сроки подачи заявок;
необходимые документы;
контакты учреждения и прочее.

И система с годами становится только лучше и удобнее в использовании.

В итоге продолжать пользоваться услугами этих помощников мы не стали, но три месяца с ними не прошли напрасно: за это время сотрудники нашей компании протестировали канал по участию в тендерах. Даже выиграли пять-шесть тендеров.

Я сделала вывод, что в этой сфере всё не так страшно и сложно. Мы разобрались в основных требованиях законодательства и можем продолжать участвовать в продаже госзаказчикам наших товаров — систем видеонаблюдения.

Почему я стала активно уделять внимание тендерам

В течение полугода мы принимали участие в тендерах несистематично, по инерции. И вот после совершения одной крупной сделки — не с тендерами — я обнаружила, что в компании образовалась нераспределённая прибыль (то есть совокупная чистая прибыль, которая ни на что не тратилась) на полмиллиона и жуткое желание её приумножить. Тут я вспомнила про тендеры.

Как раз в то время мы взяли нового менеджера и решили научить его всему, что связано с нашим оборудованием для видеонаблюдения. На примере тендеров этот новый сотрудник знакомился с поставщиками и узнавал, как устроены бизнес-процессы. Удобно, что спешить в таких делах не нужно, на подачу заявки всегда даётся достаточное количество времени, да и розыгрыш самого тендера всегда идёт не сразу после подачи, а спустя какое-то время.

Поставив новому менеджеру задачу на просчёт тендеров, я уточнила одно условие: прибыль с заявки должна быть не менее 15%.

На тот момент у нас уже был отлажен сам бизнес-процесс работы с тендерами: менеджеры совместно с бухгалтерией готовят документацию, подают заявки, деньги на закупку у поставщиков есть. Вопросов не возникает, каждый делает свою работу чётко. В итоге за сентябрь — декабрь мы подали 80 заявок, и по 40% из них были заключены контракты на сумму около 4 миллионов ₽.

Как я достала деньги на выполнение обязательств

Побеждая в тендере, компания заключает контракт в обязательном порядке. Если она этого не сделает, то попадёт в чёрный список поставщиков, и выйти из него нельзя. При работе с госзаказами ты сначала исполняешь свои обязательства, то есть закупаешь необходимое оборудование и поставляешь его по согласованному адресу. А затем, иной раз с существенной отсрочкой, государство оплачивает поставку.

Получилось так, что денег на выполнение заключённых контрактов у меня не было. Но и в чёрный список очень не хотелось. Тем более что средняя маржинальность (то есть выгода, с которой компания продаёт продукт) при работе через тендеры составляет около 30%, то есть достаточно много.

Дело явно стоило риска, поэтому я решила кредитоваться. Выбрала овердрафт (максимальную сумму, на которую можно уходить в минус) на месяц на 1 миллион ₽. По нашим подсчётам, получалось, что если складно отработать сам тендер и ещё убедить заказчика оплатить быстрее, то вполне можно уложиться в эти сроки.

Плюсом у нас ещё были оборотные средства с других направлений — с торговли и оказания услуг (монтаж, настройка и пусконаладка систем видеонаблюдения). В итоге получилось с помощью овердрафта и чётко налаженных бизнес-процессов по работе с тендерами выстроить систему так, что этих денег хватило на то, чтобы отгрузить товары по тендерам на 4 миллиона ₽, заработать и увеличить товарооборот компании почти на 30% за три месяца. К такому результату я пришла благодаря инициативе моих менеджеров и управленческому решению, которое — как показала практика — оказалось совершенно правильным.

Сейчас я продолжаю работать с тендерами, но если раньше брала количеством, то теперь у меня буквально пара тендеров в год, но зато каких: каждый на сумму от 100 миллионов ₽.

В итоге эксперимент по работе с тендерами считаю успешным. Он в очередной раз подтвердил моё предположение, что в бизнесе надо тестировать различные каналы сбыта.