Инвентаризационная опись банковских гарантий
Инвентаризационная опись банковских гарантий – это документ, который позволяет организации систематизировать и контролировать все выданные и полученные гарантии. Такой учет особенно важен для компаний, активно использующих банковские гарантии в своей деятельности, например, для участия в тендерах, обеспечения исполнения контрактов или таможенных обязательств.
В данной статье рассмотрим, как правильно составить инвентаризационную опись, какие данные в нее включать и какие проблемы могут возникнуть при использовании описи.
Инвентаризационная опись банковских гарантий – особенности
Инвентаризация банковских гарантий имеет ряд особенностей, обусловленных спецификой данного финансового инструмента. В отличие от инвентаризации материальных активов, где происходит физический подсчет и сверка с данными бухгалтерского учета, инвентаризация банковских гарантий предполагает проверку документального подтверждения их существования и соответствия условиям договоров.
Ключевые особенности инвентаризационной описи банковских гарантий:
- Обязательность проведения. Регулярная инвентаризация гарантий часто является требованием внутреннего финансового контроля компании. Для организаций, участвующих в госзакупках (по 44-ФЗ), такой учет становится особенно важным
- Специфика содержания. В опись включают:
- реквизиты гарантии (номер, дата выдачи);
- сведения о банке-гаранте;
- сумму и срок действия;
- цель предоставления (тендер, контракт и т.д.);
- условия исполнения;
- статус (действующая/просроченная).
- Периодичность составления:
- как правило, проводится ежеквартально;
- перед годовым отчетом и аудиторскими проверками;
- при смене ответственных лиц.
- Ответственные лица: сотрудники финансового отдела или юридической службы, руководители подразделений, использующих гарантии.
- Форма составления:
- может быть как в бумажном, так и электронном виде;
- рекомендуется использование специализированных учетных систем;
- обязательно утверждение руководителем.
Лучшие предложения по банковским гарантиям
| Банк | Сумма обеспечения | Срок | Комиссия |
|---|---|---|---|
| Ингосстрах Банк | до 300 млн | до 3740 дней | от 2.3% |
| МТС Банк | до 50 млн | до 1095 дней | от 2.7% |
| ВТБ | до 100 млн | до 1885 дней | от 3% |
| Сбербанк | до 100 млн | до 1861 дня | от 3.4% |
| Банк ПСБ | до 250 млн | до 1888 дней | от 2.7% |
| Банк ЗЕНИТ | до 1 млрд | до 3600 дней | от 3.2% |
| Альфа-Банк | до 500 млн | до 3652 дней | от 3% |
Что говорит закон
Законодательство Российской Федерации не содержит прямого указания на обязательное проведение инвентаризации банковских гарантий как отдельного вида имущества. Однако, общие положения о проведении инвентаризации, содержащиеся в Федеральном законе «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 N 402-ФЗ, распространяются и на данный вид активов. Этот нормативный акт устанавливает общие требования к порядку проведения инвентаризации, формированию инвентаризационной комиссии, оформлению результатов и отражению их в бухгалтерском учете.
Более конкретные указания, касающиеся учета банковских гарантий, можно найти в различных нормативных актах Центрального Банка Российской Федерации (ЦБ РФ), регулирующих деятельность кредитных организаций и порядок выдачи банковских гарантий.
Как провести инвентаризацию
Мы составили подробный план, который поможет вам разобраться с процессом проведения инвентаризационной описи банковских гарантий.
Какой бланк использовать для проведения инвентаризации – скачать шаблон
Унифицированной формы для бланка описи нет, но документ должен содержать обязательные реквизиты:
- Номер и дата гарантии.
- Банк-гарант.
- Сумма.
- Срок действия.
- Цель (тендер/контракт).
- Ответственный.
- Примечания.
Скачать шаблоны банков описи банковских гарантий можно на следующих сайтах:
Пример шаблона инвентаризационной описи банковских гарантий:
Шаг 1. Подготовка к инвентаризации
На этом этапе формируется инвентаризационная комиссия, издается приказ о проведении инвентаризации, определяются сроки и порядок ее проведения.
Важно подготовить все необходимые документы, включая:
- реестр банковских гарантий;
- копии самих гарантий;
- договоры, на основании которых были выданы гарантии;
- выписки из банковских счетов, подтверждающие уплату комиссии за выдачу гарантии.
Шаг 2. Сверка данных бухгалтерского учета с фактическими данными
Инвентаризационная комиссия проводит сверку данных, отраженных в бухгалтерском учете, с данными, содержащимися в документах, подтверждающих наличие банковских гарантий. В частности, проверяется соответствие суммы гарантии, срока ее действия, наименования бенефициара и принципала, а также условий исполнения обязательств.
Шаг 3. Подтверждение подлинности банковских гарантий
Это можно сделать путем направления запроса в банк-гарант с просьбой подтвердить выдачу гарантии и ее условия. Ответ банка-гаранта является надежным подтверждением подлинности гарантии.
Шаг 4. Оценка соответствия условий банковской гарантии условиям договора
Инвентаризационная комиссия должна убедиться, что условия банковской гарантии соответствуют условиям договора, который она обеспечивает. Например, если банковская гарантия выдана в обеспечение исполнения договора поставки, то условия гарантии должны предусматривать выплату бенефициару суммы, достаточной для покрытия ущерба в случае неисполнения поставщиком своих обязательств.
Шаг 5. Оформление результатов инвентаризации
По результатам инвентаризации составляется инвентаризационная опись банковских гарантий. В описи указываются сведения о каждой гарантии, включая ее номер, дату выдачи, наименование банка-гаранта, сумму гарантии, срок ее действия, наименование бенефициара и принципала, а также результаты проверки. В случае выявления расхождений или недостатков, они отражаются в сличительной ведомости.
Возможные проблемы и пути их решения
Существует ряд проблем, с которыми можно столкнуться при проведении инвентаризационной описи. Разберем, что это за проблемы и как их решить в таблице ниже.
|
Проблема |
Причина |
Решение |
|
Неполный сбор гарантий |
Гарантии хранятся в разных отделах (финансовом, юридическом, у ответственных менеджеров). Филиалы компании не передали данные о выданных гарантиях. |
Создать единый реестр с обязательным внесением всех гарантий при их получении/выдаче. Назначить ответственного за сбор информации (например, сотрудника финансового отдела). Проводить внеплановые проверки филиалов. |
|
Просроченные гарантии |
В описи обнаружены гарантии с истекшим сроком действия, но обязательства по ним не выполнены. |
Ввести систему напоминаний (календарь, CRM, Excel с датами окончания). Закрепить порядок продления (например, начинать процедуру за 2 месяца до окончания срока). Автоматизировать учет через специализированные программы (1С, СБИС). |
|
Ошибки в данных |
В описи указана неверная сумма, срок или реквизиты банка-гаранта. |
Сверять данные с оригиналами (электронными или бумажными копиями). Использовать официальные источники (реестр Минфина для 44-ФЗ, сайт ЦБ РФ для проверки банков). Добавить в опись графу «Примечания» для фиксации расхождений. |
|
Отсутствие подлинников |
Гарантия есть в описи, но оригинал утерян или не передан. |
Запросить копию у банка-гаранта (для электронных гарантий – выписку из реестра). Внести в опись пометку «Оригинал не предоставлен» и указать причину. Закрепить в локальных актах правило о передаче оригиналов в один отдел (например, юридический). |
|
Несоответствие гарантии условиям контракта |
Сумма гарантии меньше, чем требуется по договору, или отсутствуют ключевые условия. |
Сопоставлять гарантии с договорами при внесении в опись. Указать в описи статус «Требуется корректировка» и направить запрос банку. Вести переговоры с контрагентом о замене гарантии. |
FAQ
Как инвентаризировать электронные банковские гарантии, особенно если оригинальный документ не существует в бумажном виде?
Необходимо проверять наличие электронной записи о гарантии в учетных системах банка-гаранта и организации, наличие электронной подписи уполномоченного лица банка, подтверждение факта выдачи гарантии банком-гарантом по запросу организации. Важно также убедиться в целостности и неизменности электронной записи, используя средства криптографической защиты информации. В инвентаризационной описи необходимо указывать информацию об электронном носителе, на котором хранится копия гарантии, программном обеспечении, необходимом для ее открытия, и дате последней проверки подлинности электронной подписи.
Вывод
- Инвентаризация банковских гарантий в бюджетном учреждении или коммерческой организации – это важный инструмент контроля за обеспечением исполнения обязательств организации перед третьими лицами.
- Необходимо не только проверять наличие и соответствие документов, но и учитывать косвенные риски, особенности учета электронных банковских гарантий и расходов, связанных с их получением.
- Тщательная и всесторонняя инвентаризация позволит организации своевременно выявлять и минимизировать риски, связанные с банковскими гарантиями, и обеспечить достоверность финансовой отчетности.