Акт сверки: что это и зачем нужен

Акт сверки составляется несколькими компаниями с целью согласования платежей. Он не является обязательным в повседневном использовании, однако активно встречается в бухучете и помогает лучше контролировать средства. Организации стараются проводить сверки с контрагентами хотя бы один раз в год перед составлением годовой отчетности. Зачем еще нужен акт, как его составить и кто должен согласовывать его — рассказали в статье ниже.

Что такое акт сверки

Акт сверки — это документ, который позволяет сравнивать расчеты с контрагентами и убедиться, что показатели сходятся, и никто никому не должен. В случае выявления переплаты акт поможет подтвердить этот факт и вернуть средства. Документ может составляться как после конкретной сделки, так и раз в квартал/год/другой период.

Сверка происходит на основе расчетов с контрагентами, покупателями или заказчиками. Каждая из сторон должна составить собственный акт, в котором будет зафиксированы операции.

Пример:

Компания Дмитрия поставила в магазин 500 пар кроссовок с января по июнь, однако показатели в документах не сходились. Бухгалтер Дмитрия составил акт сверки расчетов и выяснил, что одна из поставок не была оплачена. После передачи акта в магазин, задолженность была погашена.

Зачем нужен акт сверки

Благодаря акту сверки финансовые отношения с контрагентами держатся под контролем. Это быстрый и удобный способ сравнить данные двух сторон и убедиться, что никто никому ничего «лишнего» не должен и что все оплаты и отгрузки отражены корректно. Согласно приказу Минфина №34н, организация должна проводить акт сверки перед составлением годовой отчетности. В других случаях акт сверки составляется факультативно.

Если вы активно пользуетесь актами сверки, укажите это в условиях договора для новых контрагентов. Это обезопасит вас от отказов в составлении подобной документации в будущем. Помимо самого факта, стоит указать частоту составления актов и срок, в течение которого акт должен быть подписан при отсутствии ответа с другой стороны.

Итак, акт сверки пригодится для:

• Сравнения расчета с контрагентами и выявления неоплаченных поставок и других пропущенных документов. Если компания имеет большое количество контрагентов, многие операции могут остаться без должного внимания и не попасть в учет.
• Снижения рисков ошибок в бухгалтерском и налоговом учете. Акт сверки помогает выявить задвоенные или пропущенные поставки и избежать неточностей.
• Фиксирования суммы задолженности, если есть перспектива судебного разбирательства. В суде акт можно использовать как дополнительное доказательство для возврата средств.
• Продления срока исковой давности по задолженности. Подписанный акт является подтверждение признания долго, благодаря чему с момента подписания начинается отсчет нового трехлетнего срока.
• Аргумента при налоговой проверке или аудите. Акты могут стать подтверждением добросовестности и внимательности компании при проверках.

Если вы только на пороге создания собственного дела, “Сравни” поможет вам в этом. На сайте сервиса вы сможете получить консультацию и зарегистрировать бизнес онлайн без поездок в налоговую.

Как составить акт сверки – инструкция и образец

Нет единой строгой формы акта сверки, поэтому вы можете составить свой или воспользоваться образцом. Как правило, акт содержит таблицу, в которой перечислены операции сторон за определенный период, даты и суммы. Образец акта:

Скачать образец можно здесь.

Одна строка заполняется компанией, вторая — контрагентом. Инициатор составления акта может заполнить весь документ самостоятельно и предоставить второй лист чистым для заполнения второй стороны.

После того, как акт будет заполнен, он должен быть подписан руководителем или уполномоченным сотрудником. При наличии электронной подписи его можно составить и направить второй стороне в электронном виде.

Хоть с 2016 года данный документ может не заверяться печатью, делать это все-таки стоит, так как без нее он не будет действителен при судебных разбирательствах.

Возможные трудности и пути их решения

Акт сверки по большей части составляется по доброй воле организаций и ИП и не является обязательным. При этом вторая сторона может отказаться от проведения сверки, например, чтобы не признать наличие задолженности. Чтобы избежать такой ситуации, рекомендуется прописывать условие составления актов сверки в договоре с контрагентами изначально.

Кто может подписывать акт сверки

Акт сверки может быть подписан руководителем или сотрудником компании при наличии доверенности. Также важно наличие печати. Если печать отсутствует, документ не сможет использоваться в судебном процессе.

Как согласовать акт с контрагентом

Чтобы согласовать акт с контрагентом:

• Уведомите вторую сторону о намерении составить акт.
• Составьте акт и заполните свою половину. Вы можете воспользоваться образцом выше или составить свой вариант.
• Направьте наполовину заполненный акт второй стороне. Если вы заполнили акт целиком, второй стороне необходимо предоставить пустой бланк для заполнения.
• Дождитесь, когда сторона вышлет вам свои данные.

При отсутствии расхождений бланк подписывается обеими сторонами. При их наличии необходимо составить новый акт с коррективами и протоколом разногласий.

Что еще почитать и посмотреть по теме

Ознакомиться с особенностями акта сверки можно в следующих актах:

• Приказ Минфина №34н.
• Приказ Минфина №61н.

Также полезным может оказаться следующее видео:

• https://vk.com/video-15491782_456239305

FAQ

Как провести сверку по расчетам?

Акт сверки может быть составлен на основании следующего:

• Наименования или артикула товара.
• Договора.
• Определенного отрезка времени.
• Конкретной поставке.

Документ следует составлять после получения средств, закрывающих договор, или поставки товара.

Вывод

• Акт сверки — это документ, который позволит сравнивать расчеты с контрагентами и убедиться, что показатели сходятся, и никто ничего не должен.
• Организации должны составлять подобный акт раз в год перед составлением годовой отчетности, в остальном данный документ носит факультативный характер.
• Акт сверки не имеет строгой формы, поэтому вы можете составить его самостоятельно или воспользоваться готовыми образцами.