Дебиторская задолженность

У сотрудников компании или внешних контрагентов (клиентов, подрядчиков, поставщиков, государства) может возникнуть долг перед юрлицом или ИП. Этот долг называют дебиторской задолженностью. Рассмотрим, как ей правильно управлять, чтобы минимизировать риск потерять деньги.

Что такое дебиторская задолженность

Дебиторская задолженность (ДЗ) – это сумма долгов, причитающихся вам от других физических или юридических лиц. Иными словами, это деньги, которые вам должны выплатить за те обязательства, что уже выполнены вами по договору.

Если рассматривать экономическое значение для бизнеса, дебиторская задолженность служит источником будущих финансовых поступлений, элементом оборотных активов, влияющим на ликвидность компании. Но при этом присутствует риск задержки платежей, невыплаты задолженности.

Кто такой дебитор

Термин «дебитор» происходит от латинского debitor («должник»). В правовом поле так обозначают физическое или юридическое лицо, у которого имеется непогашенная задолженность перед контрагентом (кредитором). В роли дебитора могут выступать только лица, обладающие гражданской правоспособностью и дееспособностью – обычные граждане, коммерческие компании, некоммерческие организации.

Важные признаки дебитора:

1. Наличие договорных обязательств. Дебитор добровольно принимает на себя финансовые обязательства, включая возврат заимствованных средств, оплату приобретенных товаров или оказанных услуг, выполнение иных имущественных требований в оговоренные сроки.
2. Ограниченность в действиях. У дебитора нет права в одностороннем порядке изменить условия соглашения, перенести сроки платежей, отказаться от исполнения обязательств (если иное не зафиксировано в договоре либо не предусмотрено законодательством).

Обязательства дебитора закреплены документально и подлежат исполнению в соответствии с действующим законодательством.

Дебиторская vs. кредиторская задолженность

Термины «дебиторская задолженность» и «кредиторская задолженность» связаны с финансовыми обязательствами и описывают противоположные экономические ситуации. Рассмотрим ключевые различия.

В случае дебиторской задолженности дебитор – это должник, тот, кто обязан выплатить деньги. А вторая сторона (тот, кому должны) является кредитором.

Кредиторская задолженность – это обязательства вашей организации перед третьими лицами. То есть, это деньги, которые вы должны. В случае кредиторской задолженности в качестве кредитора выступает контрагент (тот, кому вы обязаны заплатить), а должником является ваша организация (тот, кто должен выплатить).

В бухгалтерском учете:

• Дебиторская задолженность фиксируется в активах баланса (например, на счетах 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»). Она рассматривается в качестве потенциального притока денежных средств.
• Кредиторская задолженность отражается в пассивах баланса (например, на счетах 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»). Это обязательства, которые следует погасить.

Примеры дебиторки и кредиторки

Примеры дебиторской задолженности:

• клиент получил товар, но еще не перевел оплату;
• сотрудник не отчитался за выданные подотчетные средства.

Примеры кредиторской задолженности:

• ваша компания получила сырье от поставщика, но пока не расплатилась;
• зарплата начислена, но выплаты еще не произведены.

Когда возникает дебиторская задолженность

На практике дебиторами становятся в следующих случаях:

1. Покупатель получил продукцию или воспользовался услугой, но не перечислил оплату в установленный срок.
2. Поставщик принял авансовый платеж, однако не выполнил обязательства по отгрузке товара или выполнению работ.
3. Учредитель компании не внес положенную долю в уставный капитал в оговоренный период.
4. Заемщик (частное лицо или организация) получил кредит или заем, но не погашает его согласно графику.
5. Подотчетное лицо получило денежные средства на хозяйственные нужды, но не предоставило подтверждающие документы о расходовании денег.
6. Юридическое лицо просрочило обязательства по налоговым платежам, страховым взносам или другим обязательным отчислениям в бюджет.

Главные риски дебиторской задолженности для бизнеса

Бесконтрольный рост дебиторской задолженности способен в значительной мере подорвать финансовое здоровье компании.

К основным рискам относят:

1. Дефицит оборотных средств. Деньги числятся в активах, но физически отсутствуют на расчетных счетах, их невозможно использовать для платежей, в том числе срочных. Это может привести к перебоям в выплате зарплаты или арендной платы, к срыву сроков поставок сырья, материалов.
2. Снижение платежеспособности. Средства, замороженные в неоплаченных счетах, снижают ликвидность. Для бизнеса это чревато падением кредитного рейтинга, возникновением трудностей с получением банковских кредитов. Снижается инвестиционная привлекательность компании для партнеров и акционеров.
3. Рост косвенных издержек. Приходится тратить ресурсы на юридические услуги по взысканию долгов, оплату судебных издержек, госпошлины. У сотрудников немало рабочего времени уходит на переговоры и претензионную работу. Увеличение непрофильных расходов снижает рентабельность.
4. Потери от безнадежных долгов. Соответствующая ситуация возникает, если должник скрывается, у него нет ликвидных активов или он признан банкротом, либо если истек трехлетний срок исковой давности. Приходится проводить прямое списание убытков, корректировать налоговую базу. Такие финансовые потери сокращают оборотный капитал.
5. Увеличение долговой нагрузки. Из-за нехватки средств компании приходится брать кредиты для покрытия текущих обязательств. От этого страдает финансовая устойчивость: растут процентные платежи, возникает зависимость от заемного капитала, резко возрастает уязвимость при повышении ключевой ставки ЦБ.
6. Ухудшение партнерских отношений. Причиной служат задержки платежей поставщикам из‑за кассовых разрывов, неисполнение договорных обязательств перед подрядчиками. Это оборачивается потерей доверия со стороны ключевых контрагентов, отказам в предоставлении отсрочек, репутационными потерями на рынке.
7. Искажение финансовой картины. Высокая дебиторская задолженность создает ложное впечатление о прибыльности, что нередко приводит к принятию ошибочных стратегических решений, завышенным ожиданиям инвесторов. Повышается риск кассового разрыва при распределении планируемой прибыли.
8. Замедление бизнес‑циклов. Поскольку средства не возвращаются в оборот, тормозятся ключевые процессы. Как следствие – не хватает ресурсов для расширения производства, упускаются возможности сэкономить (например, закупить сырье по сниженной цене). Отсутствие материального базиса для оперативных решений снижает конкурентоспособность компании.

Виды дебиторской задолженности

Систематизация дебиторской задолженности по ключевым признакам дает возможность:

• объективно оценивать риски невозврата;
• формировать адекватные резервы по сомнительным долгам;
• прогнозировать денежные потоки;
• выбирать оптимальные методы взыскания (переговоры, суд, факторинг);
• своевременно списывать безнадежные долги;
• повышать достоверность финансовой отчетности.

Рассмотрим подробнее, на какие виды подразделяют дебиторскую задолженность.

По временному горизонту

Краткосрочная ДЗ – это обязательства, подлежащие погашению в течение 12 месяцев.
Пример: оплата за отгруженную продукцию в рамках квартальной отсрочки.

Долгосрочная ДЗ – это долги с длительным (свыше 12 месяцев) сроком исполнения.
Пример: целевой заем, предоставленный сотруднику на приобретение жилья сроком на 5 лет.

По соблюдению сроков

Текущая (срочная) ДЗ: платежи ожидаются в сроки, установленные договором.
Пример: счет выставлен с условием оплаты через 10 рабочих дней, которые еще не истекли.

Просроченная ДЗ: появляется при нарушении зафиксированных сроков погашения.
Пример: платеж должен был поступить 35 дней назад, но средства до сих пор не зачислены.

По наличию гарантий

Обеспеченная ДЗ: долг подкреплен гарантиями возврата, в качестве которых может выступать залог, поручительство либо банковская гарантия (подать онлайн-заявку на оформление банковской гарантии можно здесь).
Пример: поставка производственного оборудования под залог недвижимости покупателя.

Необеспеченная ДЗ: отсутствие дополнительных гарантий исполнения обязательств.
Пример: стандартная отсрочка платежа без обеспечения.

По вероятности возврата

Хроническая ДЗ – это задолженность с прогнозируемым сроком погашения от 1 до 3 лет, которая требует усиленного контроля.

Сомнительная ДЗ: характеризуется низкой вероятностью возврата из‑за финансовых трудностей должника. Важно обязательно формировать резерв по сомнительным долгам.

Безнадежная ДЗ: ее невозможно взыскать по объективным причинам:

• истечение срока исковой давности (3 года);
• банкротство должника;
• ликвидация компании‑должника;
• возврат исполнительного листа приставом.

Такую дебиторскую задолженность списывают с баланса как убыток.

По уровню управляемости

Контролируемые ДЗ – это долги с четкими условиями и сроками, поддающиеся мониторингу.

Неконтролируемые ДЗ – это просроченные или спорные обязательства, которые требуют судебных разбирательств.

Как управлять дебиторкой – инструкции и примеры

Управление дебиторской задолженностью позволяет минимизировать риски невозврата и ускорить поступления платежей, помогает поддерживать финансовую устойчивость компании.

Разработка кредитной политики

Необходимо установить четкие правила работы с отсрочками и лимитами. С этой целью следует:

• определить критерии предоставления отсрочки (срок, сумма, обеспечение);
• установить кредитные лимиты для разных категорий контрагентов;
• прописать в договорах точные сроки оплаты, размер штрафных санкций за просрочку, порядок расторжения при систематических нарушениях.

Пример: для проверенных партнеров устанавливается лимит отсрочки до 1 млн руб. на 60 дней, а для новых клиентов условия более жесткие – не более 300 тыс. руб. на срок до 14 дней.

Проверка надежности контрагентов до сделки

Чтобы снизить риск работы с ненадежными партнерами, следует заранее собирать информацию о каждом новом контрагенте. Рекомендуется:

• получить выписку из ЕГРЮЛ/ЕГРИП;
• проверить на наличие исков, банкротств, используя картотеку арбитражных дел, банк исполнительных производств;
• провести анализ финансовой отчетности контрагента (если есть доступ);
• воспользоваться сервисом проверки контрагентов.

Пример: перед подписанием договора на поставку на 800 тыс. руб. менеджер проверяет, нет ли у компании‑покупателя судебных дел о неоплате долгов.

Организация учета и мониторинга

Важно держать ситуацию под контролем и не пропускать сроки, когда должны поступать платежи. С этой целью следует:

• вести реестр ДЗ с разбивкой по контрагентам, суммам, датам отгрузки и оплаты;
• настроить автоматические напоминания о приближающихся сроках;
• еженедельно анализировать структуру задолженности (текущая, просроченная, сомнительная).

Работа с текущей задолженностью

Своевременные напоминания помогают предотвратить просрочки по текущим ДЗ. Рекомендуется:

• за 5–7 дней до срока оплаты отправлять автоматическое письмо с напоминанием;
• за 2–3 дня – звонить менеджеру контрагента, чтобы уточнить планы по оплате;
• в день платежа проверять поступления средств.

Пример: система отправляет клиенту письмо: «Напоминаем, что платеж в размере 138 тыс. руб. должен быть перечислен до 17.09.2025. Пожалуйста, подтвердите дату оплаты».

Управление просроченной задолженностью

Чтобы с минимальными затратами вернуть деньги, следует предпринимать активные действия:

• 1–14 дней просрочки: позвонить контрагенту, чтобы выяснить причины задержки, предложить рассрочку;
• 15–30 дней: отправить письменную претензию с расчетом пеней, требование погасить долг в течение 7 дней;
• 31–60 дней: провести переговоры о реструктуризации (составить новый график, договориться о частичной оплате);
• свыше 60 дней: подготовить документы для суда либо передать долг факторинговой компании.

Пример претензии: «В соответствии с п. 3.2 договора от 08.10.2025, вы обязаны были оплатить 250 тыс. руб. до 15.11.2025. На текущий момент задолженность составляет 250 тыс. руб. + пени 0,5 % за каждый день просрочки (итого 6250 руб.). Просим погасить долг до 27.11.2025».

Анализ и оптимизация процессов

Для выявления проблемных мест и повышения эффективности следует анализировать ключевые показатели (KPI):

• коэффициент оборачиваемости ДЗ = Выручка / Средняя сумма ДЗ (показывает, сколько раз за период компания получила долг от клиентов);
• средний срок погашения = 365 / Коэффициент оборачиваемости (в днях);
• доля просроченной ДЗ = (Сумма просроченных долгов / Общая сумма ДЗ) х 100 %;
• процент безнадежных долгов = (Списанная ДЗ / Общая ДЗ) х 100 %.

Ежемесячно сравнивая показатели с нормативами можно оперативно и гибко корректировать политику.

Использование инструментов управления ДЗ

В список входит:

1. Факторинг. Предусматривает продажу долга факторинговой компании за 70–90 % от суммы. К минусам относят комиссию в размере 2-5% от суммы.
2. Цессия (уступка требования). Долг передается третьему лицу по договору. Минусом является необходимость получить согласие должника.
3. Вексель. Письменное обязательство должника заплатить в указанный срок может использоваться в качестве залога для кредита.
4. Автоматизация. Для оперативного анализа, сокращения доли ручного труда, снижения риска ошибок используются CRM, ERP, специализированные сервисы, включая «Дебитор», «Ассистент бухгалтера».
5. Мотивация сотрудников. Для повышения ответственности менеджеров за качество клиентской базы в их премии включают KPI по ДЗ (например, бонус за снижение просроченной задолженности на 10 %).

Как уменьшить дебиторскую задолженность – пошаговая инструкция

• Шаг 1. Проверка контрагента, чтобы убедиться в его добросовестности, в наличии активов.
• Шаг 2. Составление договора с учетом своих интересов. Важно четко определить сроки и порядок оплаты. Для крупных, сложных сделок рекомендуется использовать расчет через эскроу-счет (резервирование предоплаты с перечислением поставщику после выполнения условий договора).
• Шаг 3. Создание механизма для обеспечения исполнения договора. Защитной мерой может служить задаток, обеспечительный платеж и т.д., включая банковскую гарантию.
• Шаг 4. Выстраивание системы контроля с использованием средств управления ДЗ. Это позволяет предотвратить образование и увеличение задолженности, обеспечивает правильное, своевременное оформление документов, которые потребуются, если дело дойдет до взыскания долга через суд.
• Шаг 5. Оперативное принятие мер по взысканию при образовании задолженности. Важно заявить требования о ее погашении, контролировать общее состояние контрагента (продолжает ли он работу), провести с ним переговоры и составить график платежей. При необходимости можно уступить требования или продать долг, чтобы минимизировать свои издержки.

Списание дебиторской задолженности

Списание дебиторской задолженности – это официальное признание долга неподлежащим взысканию с его последующим исключением из учетных регистров. Процедура строго регламентирована законодательством и включает следующие этапы:

1. Инвентаризация задолженности (проводится для выявления проблемных долгов).
2. Сбор подтверждающих документов (договоры и дополнительные соглашения, судебные решения и т.д.).
3. Подготовка бухгалтерской справки (включает обоснование причины списания, ссылки на подтверждающие документы, расчет суммы к списанию).
4. Издание приказа руководителя (в свободной форме, с указанием суммы, контрагента, основания, даты подписания).
5. Отражение в учете – бухгалтерском, налоговом. Списание проводится в том отчетном периоде, когда возникло основание для признания долга безнадежным.

 

Важно обеспечить единство критериев признания безнадежных долгов в бухгалтерском и налоговом учете. Срок хранения бухгалтерской документации – 5 лет (для возможного взыскания при улучшении положения должника). Срок хранения документа налогового учета – не менее 4 лет с момента списания задолженности.

Что говорит закон

Задолженность признается безнадежной согласно ст. 266 НК РФ и ст. 196 ГК РФ. С 2026 года в перечень законных оснований включены долги военнослужащих, прекращенные по Федеральному закону №377‑ФЗ (в связи с гибелью или тяжелыми увечьями при выполнении задач).

Для доказательства безнадежности долга недостаточно электронных копий документов и скриншотов – нужны оригиналы либо нотариально заверенные копии.

Что еще почитать и посмотреть по теме

• Анализ методов управления дебиторской задолженностью предприятия
• Практики оптимизации работы с дебиторской задолженностью контрагентов
• Обзор сервиса «Отчет по просроченной дебиторской задолженности» для 1С: Управление торговлей

FAQ

Кто чаще всего выступает в качестве дебитора?

Выделяют следующие типы должников:

• покупатели и заказчики (неоплаченная выручка за реализованные услуги/товары);
• поставщики, подрядчики (авансы, которые перечислили в счет будущих поставок/работ);
• сотрудники компании (переплаты по зарплате, подотчетные суммы, корпоративные займы);
• учредители (если не внесены доли в уставный капитал);
• государство (в случае переплаченных налогов, сборов, страховых взносов);
• прочие дебиторы, к которым выдвигаются иные требования (возмещение ущерба и т.д.).

Как ведется бухгалтерский учет при списании безнадежной ДЗ?

Списывание ведется за счет резерва по сомнительным долгам либо на финансовые результаты, если резерв не создавался.

Кто может списать безнадежную ДЗ в расходы по налоговому учету?

Только организации на методе начисления при расчете налога на прибыль. Учет ведется за счет резерва по сомнительным долгам (если таковой создан) либо как внереализационные расходы (если резерва нет или его недостаточно).

Не имеют права списывать безнадежную ДЗ в расходы по налоговому учету компании на УСН, кассовом методе, на иных спецрежимах.

Вывод

У дебиторской задолженности две стороны: она стимулирует продажи и вместе с тем несет системные риски. Комплексный контроль, который начинается с всесторонней проверки контрагентов и включает создание четкого регламента взыскания долгов, помогает минимизировать угрозы для своего бизнеса, поддерживать его финансовую устойчивость, принимать обоснованные управленческие решения.