Документы при увольнении

Увольнение сотрудника — то, что рано или поздно может произойти. Здесь важно соблюсти процедуру и выдать полный пакет документов. В статье рассмотрим подробно, какие документы потребуется выдать сотруднику при увольнении, в каком порядке их необходимо предоставить и какая ответственность может наступить при невыдаче.

Порядок действий при увольнении сотрудника

В день увольнения, т. е. в день, когда будет расторгнут трудовой договор, необходимо выплатить работнику заработную плату, компенсацию за неиспользованный отпуск и прочие компенсации. Также необходимо выдать:

• Трудовую книжку в случае, если она велась в бумажном виде. В ней должна присутствовать запись об увольнении. При отсутствии бумажной трудовой, сотруднику выдаются сведения по форме СТД-Р.
• Копии документов сотрудника, заверенные нотариусом (по запросу работника).

В пакет документов необходимо добавить:

• Расчетный лист, который подтверждает, что сотрудник проинформирован о составных частях зарплаты и порядке ее выплаты (ст. 136 ТК РФ).
• Выписки из формы ЕФС-1 с информацией о страховом стаже и разделе 3 РСВ, заверенные нотариально (Приказ СФР от 17.11.23 № 2281, Приказ ФНС России от 29.09.22 № ЕД-7-11/878@).

Справку № 182н о доходе сотрудника за последние два года до увольнения с 2023 года предоставлять не нужно. Ее можно сделать только по запросу самого сотрудника.

Какие документы выдают при увольнении

Теперь рассмотрим каждый документ отдельно.

Трудовая книжка или СТД-Р

Это документ, который обязательно должен быть выдан сотруднику при увольнении. Если документ велся в электронной форме, то сотрудник может получить выписку СТД-Р. Она пригодится ему для подтверждения трудового стажа. Работодатель может предоставить ее как в бумажном виде, так и в электронном. Во втором случае она должна быть заверена квалифицированной электронной подписью. СТД-Р должна быть выдана в последний рабочий день, если у сотрудника нет бумажной трудовой.

Если бумажная трудовая есть, то выдавать СТД-Р не обязательно (Письмо Минтруда от 10.04.23 № 14-6/ООГ-2661). Это можно сделать по запросу работника. Данные о трудовой деятельности также можно представить в виде копии подраздела 1.1. ЕФС-1.

Образец СТД-Р. Скачать образец можно тут.

Справки о трудовом стаже и взносах

В день увольнения или прекращения договора ГПХ сотруднику необходимо выдать заверенные копии с данными персучета, стаже и его особенностях, доходах и начисленных взносах. Эту информацию можно найти в подразделах 1.1, 1.2 и 3 единой формы ЕФС-1 и в разделе 3 РСВ.

Таким образом, работник может предоставить увольняющемуся сотруднику выписку подразделов 1.2 и 3 формы ЕФС-1. В них будет информация об особенностях трудового стажа, которая влияет на досрочный выход на пенсию и дополнительных страховых взносах.

В выписке из раздела 3 РСВ будет содержаться информация о сумме дохода и начисленных страховых взносах за три последних месяца расчетного периода. Проследите, чтобы в предоставляемых документах содержалась информацию только об увольняющемся сотруднике, чтобы не нарушить закон о защите персональных данных других работников.

Копия приказа об увольнении

Сотрудник должен ознакомиться с приказом и подписать его. Заверенная копия приказа должна быть предоставлена по запросу работника (ч. 2 ст. 84.1 ТК РФ).

Справка о доходах и суммах НДФЛ (замена 2-НДФЛ)

С 2021 года 2-НДФЛ называется справкой о доходах и суммах налога физлица. Она содержит информацию о доходах физического лица, суммы исчисленного и удержанного налога, налоговые вычеты. Форму можно найти в приложении № 4 к Приказу ФНС России от 19.09.2023 N ЕД-7-11/649@.

Справки и документы – какие выдают по запросу

Сотрудник имеет право подать письменное заявление на получение следующих документов:

• Копия приказа об увольнении (ст. 84.1 ТК РФ).
• Справка о заработке для расчета пособий по форме 182н. Данная справка не является обязательной сейчас, так как Приказ Минтруда № 182н уже не действует, однако работник может запросить ее.
• Справка о среднем заработке для службы занятости. В справке указывается информация о заработке сотрудника за последние три календарных месяца до увольнения. Скачать образец можно здесь.
• Справка о доходах 2-НДФЛ (старое название) или справка о доходах и суммах налога физического лица (актуальное название). Заполняется по форму из Приложения 4 к Приказу ФНС России от 19.09.2023 N ЕД-7-11/649@.
• Другие документы, связанные с работой: копия трудового договора, приказы о приеме на работу, переводе и увольнении, графики отпусков и пр.
• Оригиналы документов сотрудника. Если такие есть — необходимо вернуть. В противном случае, потребуется получить письменное согласие сотрудника на их хранение.

Как и когда выдавать документы при увольнении – справка для работодателя

Документы о работе при увольнении выдаются по письменному заявлению работника в день расторжения трудового договора. Список документов, которые могут быть затребованы, открытый, так как существуют разные варианты трактовки ст. 62 ТК РФ. Как правило, выдаются именно те документы, которые имеют непосредственное отношение к конкурентному работнику. Выше мы подробно описали документы, которые могут быть выданы по запросу.

Сотрудник имеет право запросить копии документов:

• В письменной форме.
• Через информационную систему работодателя.
• Через цифровую платформу “Работа в России”.
• Через электронную почту работодателя.

Выдать документы можно на физической копии или электронно, например, через Госуслуги или платформу “Работа в России”. Копии должны предоставить в электронном виде в том случае, если данные документы включены в электронный документооборот. Если в компании нет кадрового ЭДО и у работника нет подписанного соглашения с ним, то потребовать копии документов можно только в письменном виде.

Сроки выдачи

Документы должны быть выданы сотруднику в день расторжения трудового договора. Тем не менее, сотрудник имеет право обратиться к работодателю за документами и после увольнения. В таком случае они должны быть предоставлены в течение трех дней с момента подачи заявления. Заявление пишется в свободной форме.

Сотрудник не может получить документы лично – что делать

Если по какой-то причине сотрудник не может получить документы лично в день увольнения, работодатель должен сообщить о том, что получить их в любом случае нужно (ст. 81.1 ТК РФ). Уведомление подтвердит, что все документы были готовы в срок, и работодатель не уклонялся от их выдачи и не затягивал сроки. В противном случае, можно получить штраф.

Если вы заранее знаете, что сотрудник не явится, после договоренности с ним вы можете:

• Отправить документы почтой. Заказным письмом с описью вложения. Необходимо сохранить квитанцию об оплате, чтобы позже иметь возможность подтвердить отправку документов в срок.
• Отправить часть документов онлайн.

Невыдача документов – ответственность

За нарушение сроков и выдачу документов работодателя могут привлечь к административной ответственности (ст. 5.27 КоАП РФ):

• Для ИП: от 1 000 до 5 000 руб.
• Для юридических лиц: от 30 тыс. руб. до 50 тыс. руб.

Если будет выявлено повторное нарушение, то размер штрафов значительно увеличится:

• Для ИП: от 10 тыс. руб. до 20 тыс. руб.
• Для юрлиц: от 50 тыс. руб. до 70 тыс. руб.

Лучшие сервисы по регистрации бизнеса онлайн

Что говорит закон

• Ст. 62 ТК РФ.
• Ст. 81.1 ТК РФ.
• Ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ.
• Ст. 5.27 КоАП РФ.
• Приказ Минтруда РФ от 10.11.22 № 713н.
• Приказ СФР от 17.11.23 № 2281.
• Приказ ФНС России от 29.09.22 № ЕД-7-11/878@.

FAQ

Какие документы необходимо выдать сотруднику при увольнении в обязательном порядке?

В день увольнения работодатель обязан выдать сотруднику трудовую книжку или выписку из электронной трудовой, расчетный лист с расшифровкой выплат и выписки о трудовом стаже и пенсионных взносах.

Что будет работодателю, если он задержал выдачу документов при увольнении?

За нарушение сроков работодатель может быть оштрафован по ст. 5.27 КоАП РФ на сумму до 70 тыс. руб.

Вывод

• При увольнении работодатель должен выдать сотруднику документы. Обязательно выдается трудовая книжка или выписка из электронной трудовой, расчетный лист с расшифровкой выплат, выписки о трудовом стаже и пенсионных взносах.
• Сотрудник имеет право потребовать копии других документов. Лучше всего обращаться с письменным заявлением.
• Документы должны быть выданы в последний рабочий день. При этом сотрудник может обратиться за выдачей копий других документов и после увольнения.