Должностная инструкция работника

Когда в компании появляется новый сотрудник, важно сразу зафиксировать, какие задачи он выполняет и за что отвечает. Без этого обязанности размываются, сотрудники перегружаются чужой работой, а работодателю сложнее контролировать процессы и решать спорные ситуации. В статье рассказали, что такое должностная инструкция, для чего она нужна работодателю, как ее составить, утвердить и изменить при необходимости.

Что такое должностная инструкция

Должностная инструкция работника – это документ, в котором прописано, что именно должен делать сотрудник на своей должности. Проще говоря, это подробное описание работы. В этом документе описывается, какие задачи выполняет человек, за что он отвечает, какие у него есть права и какие требования к его работе предъявляются.

Должностная инструкция оформляется письменно и действует внутри компании как внутренний рабочий документ. Иногда она составляется под группу сотрудников, но может быть оформлена также для должности конкретного человека.

Такие документы относятся к локальным нормативным актам работодателя, которые принимаются в порядке, установленном ст. 8 ТК РФ.

Для чего нужна должностная инструкция

На практике должностная инструкция помогает работодателю и сотруднику одинаково понимать круг задач, ответственность и границы должности.

Например, руководитель поручил менеджеру по продажам вести соцсети. Работник отказался, заявив, что это не его работа. Если такие задачи не прописаны в должностной инструкции, обязать сотрудника будет сложно, потому что документ как раз и определяет границы обязанностей.

Также должностная инструкция дополняет трудовой договор. В договоре фиксируют общие условия работы, а инструкция раскрывает содержание должности. В инструкции могут быть прописаны:

• Конкретные рабочие обязанности сотрудника.
• Зона его ответственности.
• Подчиненность и порядок взаимодействия с руководителем.
• Право принимать решения в рамках должности.
• Требования к квалификации и навыкам.

За счет этого становится понятно, что именно входит в ежедневные задачи работника.

Какие бывают должностные инструкции

Должностные инструкции обычно отличаются тем, как именно закрепляются обязанности и на кого рассчитан документ. Они делятся на типовые и индивидуальные.

Типовые должностные инструкции

Типовая инструкция составляется под конкретную должность и действует сразу для всех сотрудников, которые ее занимают. Ее используют, когда у работников совпадают задачи, зона ответственности и функции. Например, у бухгалтеров или продавцов обязанности обычно стандартные, поэтому для них оформляют одну общую инструкцию.

Индивидуальные должностные инструкции

Такая инструкция разрабатывается под конкретного сотрудника. Ее оформляют, если у работников на одной должности разные задачи или расширенная зона ответственности. Предположим, один менеджер занимается только продажами, а другой дополнительно к продажам ведет отчетность. В таких случаях обязанности фиксируются персонально, чтобы точно сформулировать обязанность каждого работника.

Как составить должностную инструкцию

Единой формы и шаблона для составления должностной инструкции нет, поэтому каждый работодатель может составить ее так, как посчитает нужным. При этом формирование документа согласуется с юристами или руководителями отделов. Если у организации есть отдел кадров, можно поручить оформление документа ему, с учетом обязательного согласования с руководством.

Обычно составление инструкции сводится к формированию ее основных разделов:

• Должность сотрудника.

В начале указывают название должности, подразделение и подчиненность. Важно, чтобы формулировки совпадали со штатным расписанием и трудовым договором.

• Должностные обязанности.

Это основной раздел документа, в котором перечисляют рабочие задачи сотрудника. Здесь лучше использовать конкретные формулировки и избегать общих фраз. Описываются реальные процессы и функции, которые будет выполнять человек.

• Права и взаимодействие.

В документе отражают полномочия, которыми обладает сотрудник и как он взаимодействует с другими подразделениями. Например, право запрашивать информацию, взаимодействовать с другими отделами и руководителем.

• Ответственность.

Отдельно фиксируется, за что сотрудник несет ответственность. Это может быть соблюдение сроков, корректность документов, сохранность информации и так далее.

• Требования к квалификации.

В этом разделе указывают требования к образованию, опыту работы, навыкам и знаниям, которые необходимы для выполнения должностных обязанностей.

Возможные ошибки при составлении инструкции

При разработке должностной инструкции работодатели часто допускают типовые ошибки, из-за которых документ теряет практический смысл и юридическую силу:

• Размытые формулировки обязанностей.

Иногда, прописывая обязанности, их слишком упрощают. Например, вместо конкретики пишут «выполняет поручения руководителя» или «участвует в работе отдела». Такие формулировки не дают понимания реальных задач сотрудника и не помогают в спорных ситуациях.

• Дублирование трудового договора.

Инструкция не должна полностью повторять текст трудового договора. Ее задача – раскрыть содержание должности, а не заново перечислить условия работы.

• Несоответствие реальной работе.

Бывает, что инструкция представляет собой неадаптированный шаблон из интернета, который не отражает реальные задачи сотрудника. В итоге такой документ не может применяться на практике.

• Должностная инструкция составляется без участия руководителя.

Иногда документ оформляют только кадровики или юристы, без участия руководителя отдела. Например, кадровый специалист может не знать всех нюансов работы бухгалтера, менеджера по продажам или IT-специалиста, чтобы детально отразить все его обязанности.

• Слишком широкий круг обязанностей.

Иногда в документ включают задачи, которые не относятся к должности, фактически объединяя функции нескольких сотрудников. Это может приводить к перегрузу и трудовым спорам.

• Незаконные пункты в инструкции.

В инструкцию нельзя прописывать условия, которые противоречат трудовому законодательству или ухудшают положение сотрудника. Например, работодатель включил обязанность работать сверхурочно без дополнительной оплаты. Даже если сотрудник подписал документ, такое условие применяться не будет, так как переработки оплачиваются отдельно по ТК.

• Указание форм ответственности, не предусмотренных ТК РФ.

Ошибкой считается включение штрафов, денежных санкций или других мер наказания. Трудовой кодекс устанавливает ограниченный перечень дисциплинарных взысканий, а организация не может расширять его внутренними документами.

Порядок утверждения должностной инструкции

После подготовки текста должностную инструкцию необходимо официально утвердить внутри компании. Только после этого документ можно применять в работе. Чаще всего порядок утверждения следующий:

• Утверждение руководителем.

Готовую инструкцию утверждает руководитель организации или уполномоченное лицо. На инструкции ставят подпись и гриф «Утверждаю», после чего вводят документ в действие отдельным приказом. Право работодателя утверждать локальные кадровые документы закреплено в ст. 8 ТК РФ.

• Ознакомление сотрудника.

После утверждения работника знакомят с инструкцией под подпись. Это подтверждает, что он знает свои обязанности и требования к работе. Обязанность знакомить сотрудников с документами, связанными с их трудовой деятельностью, закреплена в ст. 22 ТК РФ.

• Фиксация факта ознакомления.

Подпись сотрудник может поставить на самой инструкции, в листе ознакомления или в журнале. Конкретный способ работодатель выбирает сам.

Как внести изменения в должностную инструкцию

Со временем обязанности сотрудника или рабочие процессы могут меняться, поэтому должностную инструкцию приходится корректировать. Порядок внесения изменений зависит от того, затрагивают ли правки трудовую функцию сотрудника.

Уточнение формулировок без изменения обязанностей

Когда изменения носят уточняющий характер, согласие сотрудника обычно не требуется.

Например, могут скорректировать формулировки обязанностей, изменить наименование подразделения или уточнить подчиненность без расширения круга задач. В этом случае работодатель утверждает обновленную редакцию инструкции или оформляет изменения приказом. После этого сотрудника знакомят с документом под подпись.

Изменение обязанностей сотрудника

Если работнику добавляют новые обязанности или расширяют зону ответственности, это уже считается изменением трудовой функции. В таких случаях меняются условия трудового договора, поэтому без согласия человека обойтись нельзя.

Подобные корректировки возможны только по соглашению сторон с оформлением дополнительного соглашения к трудовому договору, это следует из ст. 72 ТК РФ.

Изменения по инициативе работодателя

В отдельных случаях работодатель может изменить обязанности в одностороннем порядке, если меняются организационные или технологические условия труда. Например, при реорганизации компании или внедрении новых процессов.

В этом случае сотрудника нужно уведомить не позднее чем за два месяца в соответствии со ст. 74 ТК РФ.

Как оформляют изменения

Изменения в должностную инструкцию оформляют приказом работодателя либо утверждением новой редакции документа. После этого сотрудника знакомят с обновленной версией под подпись.

Если корректировки затрагивают трудовую функцию, дополнительно оформляют соглашение к трудовому договору.

Лучшие сервисы по регистрации бизнеса онлайн

Что говорит закон

• Ст. 8 ТК РФ закрепляет право работодателя принимать локальные нормативные акты, в том числе и должностные инструкции.
• Ст. 22 ТК РФ обязывает работодателя знакомить сотрудников с документами, связанными с их трудовой деятельностью, под подпись.
• Ст. 72 ТК РФ регулирует изменение условий трудового договора.
• Ст. 74 ТК РФ позволяет работодателю менять условия труда в одностороннем порядке при организационных или технологических изменениях с обязательным уведомлением сотрудника.

FAQ

Обязательно ли составлять должностную инструкцию?

Прямого указания в законе нет, но на практике инструкция помогает закрепить обязанности сотрудника, распределить ответственность и снизить риски споров. Без нее сложнее доказать, что конкретная задача входила в работу сотрудника.

Можно ли добавить новые обязанности без согласия работника?

Если новые задачи меняют содержание работы или расширяют трудовую функцию, без согласия сотрудника обойтись нельзя. В таком случае потребуется внести изменения в трудовой договор. Если же обязанности только уточняют уже существующие функции, достаточно обновить инструкцию и ознакомить работника под подпись.

Вывод

• Должностная инструкция – это документ, в котором фиксируют обязанности сотрудника, его права, ответственность и требования к работе.
• Инструкция упрощает управление задачами, распределение ответственности и разрешение спорных ситуаций между работодателем и работником.
• Документ работодатель разрабатывает и утверждает самостоятельно, но при изменении обязанностей важно учитывать нормы трудового законодательства.