Доверенность на получение товара

Доверенность на получение товара – это документ, который должен предъявить представитель покупателя, забирая товарно-материальные ценности у поставщика. Рассмотрим подробнее, зачем оформляют доверенность, и как правильно заполнить унифицированный бланк документа.

Зачем нужна доверенность

В договоре купли-продажи/поставки не указывается конкретное лицо, получающее товар. Следовательно, это право остается за руководителем, подписавшим договор. Доверенность позволяет официально делегировать эти полномочия исполнителю. При отсутствии доверенности продавец имеет право отказать в отгрузке – если он передаст товар не представителям покупателя, а посторонним лицам, он не получит за него оплату. Официальный документ на получение ТМЦ служит страховкой и покупателя, и продавца от кражи товара лицами, принимающими груз. Кроме того, перед заключением сделки полезно проверить контрагента с помощью сервиса https://www.sravni.ru/kontragent/, чтобы защитить свой бизнес от недобросовестных партнеров.

Доверенность формы М‑2 – стандартизированный документ, позволяющий сотруднику представлять интересы организации при получении каких-либо товарно‑материальных ценностей (ТМЦ) от поставщика. Типовой бланк утвержден на государственном уровне – постановлением Госкомстата РФ от 30.10.1997 № 71а.

Форма М‑2 (с отрывным корешком) используется исключительно для однократного получения ТМЦ у конкретного поставщика. В ситуациях, когда требуется многократное (регулярное) получение товаров либо взаимодействие с разными контрагентами, применяют:

• форму М‑2а (без отрывного корешка);
• доверенность, составленную в свободной форме.

Основанием для оформления доверенности служат договоры купли‑продажи или поставки, первичная документация (накладные, акты приема‑передачи, счета‑фактуры и др.). Форму М-2 или М-2а использовать не обязательно, если это не оговорено специально в договоре с контрагентом, но в большинстве случаев ради удобства выбирают именно унифицированный бланк.

Правила оформления доверенности формы М-2

При работе с формой М‑2 необходимо учитывать следующие требования:

1. Документ оформляется в одном экземпляре, состоящем из двух частей:

• отрывной (корешок) – остается в организации;
• основной – передается исполнителю (доверенному лицу) и прилагается к отгрузочным документам поставщика.

2. Право на получение доверенности имеют только штатные сотрудники организации.
3. Срок действия может варьироваться:

• стандартный период – до 15 дней (конкретный срок определяет организация);
• при отсутствии указания срока – действует 1 год со дня выдачи.

4. Любые исправления в документе недопустимы: при ошибке требуется оформить новый бланк.
5. Все поля должны быть заполнены: пустые графы обязательно прочерчиваются.

Порядок заполнения документа

1. В отрывной части (корешке) формы М-2 указывается:

• внутренний номер доверенности по документообороту организации;
• дату выдачи документа и срок его действия;
• ФИО, должность лица, на которого оформляется доверенность;
• наименование организации, поставляющей ТМЦ;
• номер, дату наряда, а также документа, который подтверждает выполнение поручения;
• подпись лица, на которого оформляется доверенность.

2. Основная часть должна содержать:

• наименование (полное или сокращенное) организации‑доверителя (согласно учредительным документам) с указанием организационно‑правовой формы;
• код организации по ОКПО;
• регистрационный номер доверенности (в соответствии с журналом учета документации предприятия);
• дату составления документа (не может быть ранее даты обосновывающего документа – например, счета поставщика);
• повторно указанный номер, дату выдачи, а также срок действия доверенности;
• наименование, юридический адрес организации‑потребителя (выдающей доверенность), ИНН, реквизиты расчетного счета, банка;
• должность, ФИО, паспортные данные лица, на которое оформлена доверенность (серия, номер, дата и место выдачи паспорта);
• наименование организации‑поставщика;
• реквизиты документа, который служит основанием для выдачи ТМЦ (номер договора с датой и т.п.).

3. На оборотной стороне:

• указываются ТМЦ, которые уполномочено получить доверенное лицо;
• размещается образец подписи лица, на которое оформлена доверенность;
• ставятся подписи руководителя, а также главного бухгалтера организации (с расшифровкой);
• при наличии печати организации – проставляется ее оттиск.

Если ТМЦ передают по договору, на оборотной стороне доверенности в таблице перечисляются все товарно-материальные ценности, которые уполномочено получить доверенное лицо (указываются номера, наименования, единицы измерения, количество), а также приводится номер и дата договора.

При передаче ТМЦ по первичному документу (счет-фактура, накладная, счет и т.д.) товары можно не перечислять, достаточно указать тип, номер, дату соответствующего документа.

Особые требования к оформлению

1. Запрещается использовать факсимиле, распечатки отсканированных подписей, а также иные полиграфические способы проставления подписей.
2. Оттиск печати должен быть четко различимым.
3. При оформлении доверенности на иностранного гражданина данные вносятся на языке оригинала (согласно национальному паспорту).

Электронный документооборот

Если договор с контрагентом предусматривает использование документов в электронной форме, доверенность можно передать поставщику через систему электронного документооборота (ЭДО). В этом случае письменная форма документа считается соблюденной, если используется квалифицированная электронная подпись (КЭП). Доверенность М-2 формируется в программе 1С.

Учет и хранение доверенностей

Отрывная часть формы доверенности М-2 с подписью доверенного лица остается храниться в бухгалтерии выдавшей ее организации. Срок хранения определяется законодательством и внутренними нормативными актами.

Обязательная регистрация выданных доверенностей в специальном журнале отменена, но

для удобства контроля рекомендуется подшивать корешки в единую книжку, соблюдая хронологический порядок. Все подшитые листы следует пронумеровать, а на последнем сделать запись о количестве листов, заверить ее подписью главного бухгалтера и поставить печать.

Либо можно сшить в книжку и пронумеровать чистые бланки формы М-2 с заверенной подписью и печатью записью на последнем листе о количестве бланков. В этом случае отрывная часть выдается сотруднику организации, а корешок остается в книжке.

Сотрудник, которому была выдана доверенность, должен предоставить в бухгалтерию счет-фактуру, накладную или иные документы на ТМЦ не позднее следующего рабочего дня после получения груза. На основании этих документов поручение отмечается как выполненное. Оригинал доверенности остается у поставщика.

Правила оформления доверенности в свободной форме

Доверенность на получение ТМЦ, составленная в свободной форме, не требует нотариального заверения и выдается на произвольный срок. Если срок не указан, документ считается действительным на протяжении одного года с момента выдачи.

Документ должен содержать:

• дату выдачи;
• полное наименование организации либо ФИО индивидуального предпринимателя;
• ИНН, ОГРН;
• паспортные данные доверенного лица;
• перечень полномочий доверенного лица;
• срок действия доверенности;
• подпись руководителя и печать организации (если таковая есть).

Печатать такую доверенность лучше всего на бланке организации.

FAQ

На кого можно оформить доверенность на получение ТМЦ?

Законодательство не ограничивает круг лиц, на которых оформляют данный документ. Доверенность можно выдать сотруднику компании (экспедитору, менеджеру отдела поставок и т.д.) либо стороннему лицу. Доверенность дает представителю право подписи первичных документов (спецификаций, накладных, счетов-фактур и т.д.).

Когда требуется доверенность на получение ТМЦ?

Документ оформляется, чтобы доверенное лицо, представляющее покупателя, имело возможность:

• забрать товар, приехав к поставщику;
• получить товар, доставленный поставщиком покупателю;
• принять товар, который поставщик передает на нейтральной территории (место передачи указывается в договоре).

Нужна ли доверенность, если груз доставляется от поставщика транспортной компанией?

Транспортная компания, которая забирает ТМЦ для перевозки, заключает договор либо с поставщиком, либо с покупателем.

Чтобы ТК могла действовать от имени и по поручению получателя груза, он на нее должен оформить доверенность на получение ТМЦ у продавца (поставщика). Дополнительно ТК выдает доверенность на своего водителя, который будет забирать товары у поставщика, так как он является представителем перевозчика.

Если поставщик заключает с ТК договор о доставке груза, то водитель при передаче груза в конечной точке маршрута должен запросить у сотрудника, представляющего покупателя, доверенность на получение доставленных ТМЦ.

Выводы

Доверенность на получение товарно-материальных ценностей минимизирует риски покупателя и продавца при передаче груза. В случае мошенничества, кражи поставщик имеет возможность с помощью документа доказать факт передачи товара представителю покупателя. Это важно знать всем, кто планирует начать собственное дело. А зарегистрировать свой бизнес можно онлайн, выбрав выгодные условия среди предложений здесь.