Доверенность в бизнесе

Доверенность — письменный документ, который передаёт право действовать от имени компании или ИП. Этот инструмент снижает нагрузку на руководителя. Он помогает бизнесу работать без простоев. Ниже разобраны виды, формы, правила оформления и отмены доверенностей.

Доверенность в бизнесе – подробности

Правовые связи, основанные на доверенностях, опираются на нормы Гражданского кодекса РФ. Регулирование закреплено в статьях 185–189.

Доверенность представляет собой письменное подтверждение права действовать от имени компании либо выражать её интересы.

Оформление допускается как на гражданина, так и на организацию. Доверителем выступает лицо, которое передаёт полномочия. Эту роль выполняет учредитель, директор фирмы или индивидуальный предприниматель. Представителем считается лицо, получающее переданные права и обязанности.

Через доверенность предприниматель вправе наделить представителя следующими полномочиями:

• оформление и подписание договоров и первичных документов;
• подача отчётных форм в налоговые органы;
• защита интересов в судах и государственных структурах;
• приём и передача товарно-материальных ценностей;
• распоряжение имуществом и банковскими счетами;
• прекращение статуса индивидуального предпринимателя;
• получение деловой и официальной корреспонденции.

Зачем необходима доверенность?

Бизнес почти никогда не держится на одном человеке. Руководитель распределяет задачи между сотрудниками и партнёрами. Без юридического подтверждения полномочий это распределение остаётся формальным. Через доверенность закрепляют право действовать от имени компании. Документ снимает зависимость процессов от личного присутствия директора. Работа продолжается в любом режиме.

Доверенность особенно важна при территориальной разобщённости. Офис, склад, производство и банк часто находятся в разных местах. Представители закрывают вопросы на местах без ожидания руководителя. Командировки и болезни директора не останавливают документооборот. Представитель подписывает договоры, акты и счета в установленные сроки. Это защищает бизнес от штрафов и срывов обязательств.

При открытии и ведении бизнеса предприниматели часто сталкиваются с необходимостью взаимодействия с банками. Через платформу Сравни.ру можно быстро подобрать подходящий банк для открытия счета, регистрации компании или оформления услуг для бизнеса.

Виды доверенностей

По объему полномочий

• Разовая доверенность предназначена для единственного действия. С её помощью представитель может забрать товар у поставщика один раз, подписать конкретный договор или получить заказное письмо. Документ действует короткий срок и теряет силу сразу после выполнения задачи или истечения указанного периода.
• Специальная доверенность рассчитана на выполнение нескольких однотипных действий в течение определённого времени. Например, она позволяет регулярно получать товар или корреспонденцию. Особенность такого документа — длительный срок действия.
• Генеральная доверенность предоставляет представителю широкий набор прав, охватывающий хозяйственные и финансовые вопросы. Она даёт возможность управлять компанией от имени доверителя, не ограничивая виды сделок. Генеральная доверенность может быть как временной, так и бессрочной, в зависимости от потребностей бизнеса.

По форме

• Простая письменная доверенность используется в большинстве случаев. Она оформляется на фирменном бланке, подписывается руководителем и при наличии печати заверяется ею. С помощью простой доверенности можно получать почту, подписывать документы, забирать грузы.
• Нотариальная доверенность требуется для сделок, которые требуют особого подтверждения прав представителя. Она применяется для передачи доли ООО в залог, взыскания долгов или других операций, которые закон обязывает заверять нотариально.

Обратиться к нотариусу необходимо в случае, если доверенность является безотзывной, включает право передоверия, оформлена на бессрочный срок или носит генеральный характер. Только нотариальная форма позволяет законно и официально передавать такие широкие полномочия.

По статусу представителя

• Физическое лицо. Представителем может быть любой гражданин, не обязательно сотрудник компании. Главное достичь 18 лет и обладать дееспособностью.
• Юридическое лицо. Представлять интересы компании может другая организация. В этом случае конкретное лицо указывать не требуется, достаточно реквизитов компании.

Выбор между физическим и юридическим лицом зависит от характера операций, степени доверия и необходимости формального представительства. Для регулярного и широкого спектра действий чаще используют юридическое лицо, для разовых или специализированных операций — физическое.

Образцы и шаблоны доверенностей – скачать онлайн

Использование готовых образцов и шаблонов значительно упрощает процесс оформления доверенности. Они позволяют быстро подготовить документ, соответствующий требованиям закона и делового оборота.

Преимущества работы с шаблонами:

1. Экономия времени. Не нужно создавать документ с нуля, достаточно заполнить готовую форму.
2. Правильная структура. Все реквизиты доверителя и представителя, перечень полномочий и срок действия уже учтены.
3. Минимизация ошибок. Шаблон помогает избежать пропусков и формальных недочётов, которые могут стать причиной отказа в банках или госорганах.
4. Возможность онлайн-заполнения. Некоторые сервисы позволяют автоматически подставлять данные компании и представителя, что удобно при регистрации бизнеса, открытии счёта или оформлении банковской гарантии.

Образец простой письменной доверенности

Образец нотариальной доверенности

Как оформить доверенность?

Что потребуется?

Для оформления доверенности сначала нужно подготовить данные обеих сторон:

• Подготовить данные доверителя и представителя.
• Для физического лица указать паспортные данные.
• Для юридического лица полное наименование, ИНН, КПП и ОГРН.
• Для генеральной доверенности дополнительно указать ОКПО и ОКВЭД.
• Определить конкретные действия, которые будет выполнять представитель.
• Указать учреждения или организации, где представитель будет действовать (для разовой или специальной доверенности).

В случае генеральной доверенности конкретные учреждения можно не прописывать. Следует использовать фирменный бланк компании с логотипом и реквизитами, если он есть.

Пошаговая инструкция

Пошаговая инструкция по оформлению доверенности:

1. Выбор типа доверенности. Определите, разовая, специальная или генеральная доверенность нужна для ваших задач.
2. Подготовка данных сторон. Составьте информацию о доверителе и представителе: паспортные данные для физического лица, реквизиты для компании, а при генеральной доверенности — дополнительные коды ОКПО и ОКВЭД.
3. Определение полномочий. Чётко пропишите, какие действия доверенное лицо сможет выполнять и в каких организациях (для разовой или специальной доверенности). Генеральная доверенность не требует конкретизации учреждений.
4. Выбор формы документа. Решите, будет ли доверенность простой письменной или нотариальной. Генеральные и бессрочные доверенности оформляются только у нотариуса.
5. Заполнение документа. Используйте фирменный бланк компании, если он есть, или готовый шаблон из надежного сервиса. Внесите данные сторон, перечень полномочий и срок действия.
6. Подпись доверителя. Документ подписывает руководитель компании или ИП. При наличии печати её ставят на доверенность.
7. Подпись главного бухгалтера. Если доверенность выдаётся на получение товарно-материальных ценностей, подпись главного бухгалтера подтверждает получение.
8. Нотариальное заверение (при необходимости). Обратитесь к нотариусу, если доверенность безотзывная, с правом передоверия, генеральная или бессрочная.
9. Хранение и учёт. Ведите реестр выданных доверенностей с указанием срока действия и объёма полномочий. Это облегчает контроль и при необходимости отзыв доверенности.

Прекращение действия доверенности

Доверенность продолжает действовать, даже если руководитель компании увольняется или скончался. Это связано с тем, что документ оформлен не от имени конкретного лица, а от действующего юридического лица.

Любую доверенность можно отозвать. Эффективной практикой является ведение реестра всех выданных доверенностей с указанием сроков действия и объёма полномочий. Такой журнал позволяет быстро найти нужного представителя и контролировать права. Если доверенность была оформлена нотариально, её отзыв происходит через нотариуса, который составил документ.

Простую доверенность можно отменить самостоятельно. Для этого необходимо письменно уведомить представителя о прекращении его полномочий и потребовать возврат документа. Одновременно составляется распоряжение об отмене доверенности и извещение, которое направляется представителю.

Если представитель не выходит на связь, уведомление можно зафиксировать через внесение сведений в реестр распоряжений об отмене доверенностей. После внесения записи представитель считается официально уведомлённым на следующий день.

Иногда компании составляют акт о невозврате доверенности, например, если документ утерян. Однако это не является обязательным, решение остаётся за руководителем.

Если после уведомления доверенность не возвращена, её отмена возможна через публикацию объявления в официальных изданиях, публикующих сведения о банкротстве. По истечении одного месяца с даты публикации документ теряет юридическую силу.

Что говорит закон?

Регулирование доверенностей в России закреплено в Гражданском кодексе РФ, в статьях 185–189. Эти нормы определяют, как оформляется доверенность, какие полномочия она даёт представителю и какие требования предъявляются к её содержанию.

1. Закон строго требует указывать дату составления документа. Если дата отсутствует, доверенность считается недействительной, независимо от остальных реквизитов. Указание срока действия не является обязательным, но настоятельно рекомендуется. Срок помогает ограничить полномочия представителя и избежать правовых споров, особенно если доверенность выдаётся для конкретных разовых или специальных действий.
2. Право передоверия также регулируется законом. Оно допускается только при прямом указании в тексте доверенности. В этом случае представитель может передавать свои полномочия третьему лицу, при этом сам сохраняет свои права и ответственность за действия переданного лица. Такой порядок позволяет гибко организовать управление компанией и защищает интересы доверителя.

Таким образом, закон создаёт чёткие рамки для выдачи и использования доверенностей, обеспечивая юридическую защиту как доверителя, так и представителя, а также повышает прозрачность деловых операций.

Что ещё почитать и посмотреть по теме?

Полезны разъяснения банков и ФНС. Практические материалы публикуют бизнес-сервисы.

FAQ

Можно ли выписать доверенность человеку, который не является сотрудником компании?

Да. Статус работника значения не имеет. Доверенность можно оформить на любое физическое лицо, достигшее 18 лет и обладающее дееспособностью.

Разрешено ли оформлять доверенность на компанию?

Да. В этом случае указываются реквизиты юридического лица, которое будет представлять интересы доверителя. Конкретного сотрудника компании указывать не требуется.

Сколько действует доверенность, если срок не указан?

Если в документе не указан срок действия, доверенность сохраняет силу один год со дня её оформления.

Доверенность значительно облегчает управление бизнесом, позволяя делегировать полномочия и экономить время. Она снижает риски срывов деловых операций и обеспечивает бесперебойное взаимодействие с контрагентами и учреждениями.