Электронный больничный

Электронный лист нетрудоспособности (ЭЛН) – это не просто модная тенденция, это удобный и современный инструмент, призванный упростить и ускорить процесс оформления и получения пособий по временной нетрудоспособности.

В данном руководстве мы подробно рассмотрим все аспекты, связанные с ЭЛН: от определения и механизма работы до преимуществ, недостатков и практических советов для бухгалтеров и работников.

Электронный больничный – что это такое

Электронный больничный – это документ, удостоверяющий временную нетрудоспособность работника, оформленный в электронном виде и подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) врача и медицинской организации. Он имеет такую же юридическую силу, как и бумажный больничный лист, и является основанием для начисления и выплаты пособия по временной нетрудоспособности.

Главное отличие ЭЛН от традиционного бумажного документа – отсутствие необходимости его физической передачи между работником, работодателем и Фондом социального страхования (СФР).

Как это работает

Процесс оформления и использования ЭЛН выглядит следующим образом:

• Выдача больничного. Врач в медицинском учреждении, подключенном к системе СФР, оформляет электронный больничный. Пациенту на руки не выдается бумажный документ. Вместо этого врач сообщает пациенту уникальный номер ЭЛН.
• Уведомление работодателя. Пациент сообщает работодателю номер электронного больничного. Работодатель получает доступ к данным через личный кабинет на сайте СФР или через оператора электронного документооборота.
• Расчет и оплата больничного. Работодатель в своем личном кабинете заполняет недостающую информацию для расчета (средний заработок сотрудника) и отправляет данные в СФР. Фонд проверяет информацию, рассчитывает сумму пособия и перечисляет деньги напрямую на счет сотрудника.

Как выглядит электронный больничный

Электронный больничный (ЭЛН) – это не бумажный документ, а цифровая запись в базе данных Социального фонда России (СФР). У него нет единого утвержденного «вида» для печати. Однако на практике вы можете столкнуться с несколькими формами его представления.

Для пациента

Пациент не получает на руки физический документ. Вместо этого ему выдают справку о посещении врача (по форме 027/у) или просто сообщают:

• Уникальный номер электронного листка нетрудоспособности.
• Дату выдачи.

Именно этот номер (сообщенный устно, по SMS или записанный на справке) пациент передает работодателю для оформления пособия. Распечатанная копия ЭЛН для предъявления не требуется.

Для работодателя

Работодатель видит электронный больничный в своем личном кабинете на сайте Фонда (СФР) или в специальной бухгалтерской программе (например, 1С). Интерфейс отображает все данные в структурированном виде, аналогичные бумажному бланку:

• Данные о сотруднике (ФИО, СНИЛС).
• Данные о медучреждении и враче.
• Даты открытия и закрытия.
• Периоды болезни.
• Код причины нетрудоспособности (например, 01 – заболевание, 02 – травма).
• Информацию о нарушении режима (если было).

Распечатанная форма

При необходимости можно сформировать и распечатать копию электронного больничного.

Это машинописная форма, визуально похожая на старый бумажный бланк, но с пометкой «ЭЛН» и указанием уникального номера. Она содержит все ключевые данные.

Распечатку может сформировать медучреждение, работодатель или сам застрахованный гражданин через личный кабинет на сайте «Госуслуги» (в разделе, связанном с СФР).

Кто может выдать и получить

Выдавать ЭЛН имеют право медицинские организации, которые:

• Имеют действующую лицензию на медицинскую деятельность.
• Подключены к информационной системе Социального фонда России (СФР).
• В их штате есть врачи, имеющие: аккредитацию/сертификат, квалифицированную электронную подпись (КЭП) для подписания ЭЛН.

Кто конкретно из медработников выдает больничный:

• Лечащий врач (терапевт, хирург, невролог и т.д.) в поликлинике или стационаре.
• Фельдшер или зубной врач (в отдельных случаях, установленных Минздравом, например, при продолжительности болезни до 5-7 дней).
• Врачи санаториев-профилакториев (для долечивания после стационара).

Получить ЭЛН может застрахованное лицо, то есть человек, за которого работодатель уплачивает страховые взносы в СФР. К ним относятся:

• Работающие по трудовому договору (основное место работы, совместительство).
• Государственные и муниципальные служащие.
• Адвокаты, ИП, нотариусы, арбитражные управляющие (если они добровольно вступили в отношения по соцстрахованию и платят взносы).
• Безработные, состоящие на учете в центре занятости (в установленных случаях).
• Уволенные работники (если заболевание или травма наступили в течение 30 дней после увольнения).

ЭБ не выдается:

• Работающим по гражданско-правовому договору (ГПХ), если в нем прямо не предусмотрена оплата больничного.
• Индивидуальным предпринимателям (ИП) на общем или упрощенном режиме (ОСНО, УСН), если они не платят за себя добровольные взносы в СФР.
• ИП на НПД (самозанятые) также не имеют права на больничный.

Как бухгалтеру работать с ЭБ

Работа бухгалтера с электронными больничными листами требует определенных навыков и знаний. Разберем основные этапы работы.

Этап 1. Организуйте процесс внутри компании

Назначьте ответственного специалиста за работу с ЭЛН. Если в штате есть бухгалтеры, работавшие только с бумажными больничными, проведите для них инструктаж. Для работы можно использовать:

• Вашу основную бухгалтерскую систему (например, 1С) – в нее уже встроен модуль для ЭЛН.
• Бесплатную программу СФР, которую можно скачать в Личном кабинете работодателя на сайте Фонда.

Этап 2. Подключитесь к электронному документообороту (ЭДО) с СФР

Для обмена данными с Фондом необходимо стать участником «Социального электронного документооборота» (СЭДО). Сделать это можно тремя основными способами:

• Через специализированный сервис (например, «Контур.Экстерн» или аналоги), интегрированный в вашу бухгалтерскую программу.
• Через личный кабинет страхователя на сайте СФР (для входа нужна подтвержденная учетная запись на Госуслугах).
• Через оператора ЭДО.

Краткая инструкция для подключения через «Контур.Экстерн»:

• Зайдите в «Реквизиты и настройки» → «Реквизиты плательщика».
• В разделе «Настройки СФР» укажите единый регистрационный номер вашей организации (узнать его можно на сайте СФР).
• Отметьте галочку «Получать документы через СЭДО».
• Заполните реквизиты и подпишите форму электронной подписью.

Этап 3. Передайте в СФР первоначальные сведения о работниках

Для того чтобы Фонд мог оплатить больничный, необходимо подать «Сведения о застрахованном лице» (отчет по форме КНД 1157031). Этот отчет сдается:

• Для новых сотрудников – при приеме на работу.
• Для действующих сотрудников – один раз, до наступления страхового случая.
• В течение 3-х дней при изменении данных (например, повышение зарплаты).

Этап 4. Получение уведомления об открытии ЭЛН и работа с ним

Врач открывает больничный в системе СФР. Сотрудник получает от врача только уникальный номер ЭЛН.

СФР автоматически присылает вам уведомление в личный кабинет или в вашу бухгалтерскую систему о том, что вашему сотруднику открыт электронный больничный.

После закрытия больничного СФР направит вам предзаполненные данные для расчета пособия. Вам нужно будет их проверить и подтвердить.

Если данных для расчета будет недостаточно, Фонд запросит дополнительную информацию. Ответить на запрос нужно в течение 3 рабочих дней.

Этап 5. Расчет и оплата

Первые 3 дня болезни оплачиваются за счет средств работодателя (как и прежде). Срок выплаты лучше закрепить во внутренних документах компании.

С 4-го дня пособие оплачивает СФР. После получения от вас всех данных Фонд обязан перечислить деньги сотруднику в течение 10 рабочих дней.

Примеры расчетов больничных листов

Исходные данные для всех примеров:

Сотрудница Петрова А.И. болела с 15 по 24 января 2025 года (10 календарных дней).

Ее страховой стаж – 7 лет (значит, пособие 100% среднего заработка).

Доходы за расчетный период:

• 2023 год: 850 000 руб.
• 2024 год: 920 000 руб.

В 2023 году Петрова была на больничном 15 дней.

Пример 1. Стандартный расчет

1. Определяем расчетный период и доходы.

Это 2023 и 2024 годы. Сумма доходов: 850 000 + 920 000 = 1 770 000 руб.

2. Определяем количество дней в периоде.

730 дней (2023 и 2024 – не високосные). Из них вычитаем дни на больничном в 2023 году: 730 - 15 = 715 дней.

3. Рассчитываем средний дневной заработок (СДЗ).

СДЗ = (Доходы за 2 года) / (Количество дней) = 1 770 000 / 715 ≈ 2 475,52 руб.

4. Сравниваем СДЗ с предельной величиной.

Максимальный СДЗ в 2025 году = (2 390 000 + 2 550 000) / 730 ≈ 6 767,12 руб., где 2,39 млн и 2,55 млн – предельные базы.

Минимальный СДЗ в 2025 году = 22 440 (МРОТ) * 24 / 730 ≈ 737,10 руб.

Наш СДЗ (2 475,52) укладывается в лимиты.

5. Рассчитываем сумму пособия за все дни.

Пособие = СДЗ * 100% (ставка по стажу) * 10 дней = 2 475,52 * 10 = 24 755,20 руб.

Бухгалтер передает эту сумму в СФР через реестр, и фонд выплачивает ее Петровой.

Пример 2. Расчет из МРОТ (если стаж менее 6 месяцев)

Изменим условия. Предположим, стаж Петровой – 4 месяца. По закону, в этом случае пособие не может превышать МРОТ за полный месяц.

1. Считаем СДЗ из МРОТ. Минимальный СДЗ в 2025 = 737,10 руб. (см. выше).
2. Рассчитываем пособие за 1 день. 737,10 * 100% = 737,10 руб.
3. Считаем пособие за январь 2025. В январе 31 день.
4. Максимальная сумма за месяц = МРОТ (22 440 руб.) / 31 день * 10 дней болезни ≈ 7 238,71 руб.

Итог: Пособие составит 7 238,71 руб. (так как 10 * 737,10 = 7 371, но это превышает лимит для января).

Пример 3. Уход за больным ребенком (амбулаторно)

Изменим условия. Петрова брала больничный по уходу за ребёнком 7 лет с 15 по 21 января (7 дней). Стаж – 7 лет.

1. Первые 7 дней (амбулаторно) оплачиваются в зависимости от стажа (у нас 100%).
2. Расчет СДЗ аналогичен Примеру 1 (2 475,52 руб.).
3. Оплачиваемые дни: 7 * 2 475,52 = 17 328,64 руб.

Важно: если ребенок лежал в стационаре, пособие всегда рассчитывается исходя из стажа. Если лечение амбулаторное, то с 8-го дня пособие всегда считается из 50% СДЗ.

Плюсы и минусы перехода на ЭЛН

Переход на электронные больничные листы имеет как очевидные преимущества в виде скорости и удобства, так и новые требования к технической оснащенности и дисциплине участников процесса.

Как оплачивается ЭЛН

Оплата электронного больничного ничем не отличается от оплаты бумажного. Меняется только форма документа и способ обмена данными. Деньги за все дни болезни поступают сотруднику на карту.

В первую очередь необходимо понимать кто и за какие дни платит:

• Работодатель оплачивает первые 3 календарных дня болезни сотрудника за счет своих средств. Это правило действует только для болезни самого работника (код 01) или травмы (код 02).
• Социальный фонд России (СФР) оплачивает весь период, начиная с 4-го дня обычной болезни или травмы, а также больничный с первого дня в следующих случаях: беременность и роды, уход за больным членом семьи (ребенком или взрослым), карантин, протезирование по медицинским показаниям, несчастный случай на производстве или профзаболевание.

Пошаговая схема оплаты для стандартного больничного (болезнь сотрудника):

• Шаг 1. Сотрудник болеет. Врач открывает электронный больничный. Сотрудник сообщает работодателю только номер ЭЛН.
• Шаг 2. Больничный закрывается. Врач закрывает ЭЛН в системе. СФР автоматически направляет данные работодателю.
• Шаг 3. Работодатель рассчитывает и передает сведения в СФР. Бухгалтер проверяет данные из СФР и вносит в систему информацию для расчета (средний заработок сотрудника за последние 2 года). Программа автоматически считает сумму пособия за весь период. Работодатель формирует электронный реестр сведений, где отдельно указывает: сумму к оплате за первые 3 дня (эти деньги он перечислит сам) и сумму к оплате за остальные дни (эти деньги перечислит Фонд).
• Шаг 4. Выплата денег. СФР проверяет реестр и в течение 10 рабочих дней перечисляет свою часть пособия (за дни с 4-го и далее) прямо на карту сотрудника. Работодатель в установленный в компании срок (обычно ближайший день зарплаты/аванса) выплачивает сотруднику свою часть (за первые 3 дня).

Как посмотреть электронный больничный – пошаговые инструкции

Узнать статус, номер и детали своего листка нетрудоспособности можно двумя основными способами: через портал «Госуслуги» и на сайте Социального фонда России СФР). Ниже – подробные инструкции для каждого варианта.

Через Госуслуги

Это самый простой способ для сотрудника, чтобы проверить статус, даты и сумму своего больничного.

Что нужно:

• Подтвержденная учетная запись на Госуслугах.
• Ваш номер ЭЛН (не обязателен для поиска, но полезен).

Пошаговая инструкция:

• Авторизуйтесь на портале gosuslugi.ru.
• В строке поиска услуг введите «Больничные» или «Пособия» и выберите услугу «Пособие по временной нетрудоспособности».
• Перейдите в раздел «Получить информацию о больничных листах». Система автоматически отобразит список всех ваших электронных больничных (открытых, закрытых, оплаченных).
• Выберите нужный больничный, чтобы увидеть детали: даты открытия и закрытия, период болезни, сумму назначенного пособия (после расчета СФР), статус выплаты.

Через сайт СФР

СФР является оператором системы, поэтому информация здесь самая актуальная.

Что нужно:

• Учетная запись Госуслуг (для входа в кабинет СФР).

Пошаговая инструкция:

• Перейдите на официальный сайт sfr.gov.ru.
• Нажмите «Личный кабинет» в правом верхнем углу и выберите «Личный кабинет гражданина».
• Войдите через учетную запись Госуслуг.
• В меню выберите раздел «Пособия и выплаты» → «Больничные».
• Откроется список ваших ЭЛН с детальной информацией по каждому.

Что говорит закон

Электронный больничный регулируется несколькими ключевыми нормативными актами, которые определяют порядок его формирования, использования и взаимодействия между участниками системы.

Основные документы:

• Федеральный закон № 255-ФЗ. С 2022 года больничные оформляются преимущественно в электронном виде, а бумажные выдаются только в исключительных случаях.
• Федеральный закон № 323-ФЗ. Закрепляет правовые основы для ведения медицинской документации, включая больничные листы, в электронной форме.
• Приказ Минздрава № 947н. Устанавливает общие правила документооборота для электронных меддокументов и необходимость их регистрации в государственной системе.
• Приказ Минздрава № 1089н. Определяет конкретный порядок и условия формирования электронного больничного листа (ЭЛН) и взаимодействия между участниками процесса.

Что еще почитать и посмотреть по теме

Для углубленного изучения темы «Электронный больничный лист» можно обратиться к следующим источникам и материалам:

• Специализированные статьи и руководства на профессиональных сайтах, например «Электронный больничный лист в 2025 году» на сайте «Главбух», «Электронный больничный лист: правила работы на 2025 год» на сайте PPT.ru.
• Видеоматериалы и вебинары на Rutube или ВК, посвященные электронным больничным. Например, «Электронный больничный лист: как это работает» или «Электронный больничный как заполнять – видео-пособие для врача».
• Официальный сайт СФР – здесь можно найти актуальные новости, инструкции и формы документов.
• Портал Госуслуги – раздел, посвященный ЭЛН, содержит информацию для граждан.
• Электронные библиотеки и базы данных (например, «Гарант», «КонсультантПлюс») для доступа к полным текстам нормативных актов и комментариям к ним.

FAQ

Что делать, если больничный не отображается?

Если больничный не отображается проверьте и исправьте следующие моменты:

• Еще не прошло время. Данные появляются в системе с небольшой задержкой (1-3 дня) после закрытия больничного врачом.
• Ошибка в данных. Убедитесь, что ваши ФИО и СНИЛС в базе СФР совпадают с паспортными данными. При несовпадении обратитесь в клиентскую службу СФР.

Сколько времени требуется, чтобы ЭЛН появился в системе?

Обычно электронный больничный появляется в системе в течение 1 дня после оформления врачом. Если данных нет, стоит уточнить у медучреждения, отправлены ли сведения.

Сохраняется ли ЭЛН после закрытия?

Да. Все электронные больничные хранятся в архиве СФР. Их можно просмотреть в личном кабинете в разделе «История листков нетрудоспособности».

Вывод

• Электронный больничный – это современный и удобный инструмент, который значительно упрощает и ускоряет процесс оформления и получения пособий по временной нетрудоспособности.
• Переход на ЭЛН требует определенных усилий и затрат, но в долгосрочной перспективе он обеспечивает значительные выгоды как для работников, так и для работодателей.
• Внимательное изучение законодательства и правильное применение современных технологий позволит максимально эффективно использовать возможности, предоставляемые электронными листками нетрудоспособности.