Инвентаризация в магазине

Чтобы следить за расхождениями между фактическим количеством товара и показаниями в системе и своевременном обнаружении несостыковок, магазины периодически проводят инвентаризацию. В статье рассказали подробнее о том, что это такое, как проводится инвентаризацию и что делать при выявлении отклонений.

Что такое инвентаризация

Инвентаризация — это перерасчет товаров, которые находятся на балансе организации. Иногда вместо слова “инвентаризация” можно встретить такие понятия, как “переучет” или “ревизия”. Как правило, данный процесс проводится в рамках более широкого процесса по организации работы с товарами.

В теории, учет товарно-материальных ценностей должен проходить следующим образом: при поступлении товар вносится в учетную систему, а при продаже списывается. Если бы все всегда работало без ошибок, то инвентаризация не пригодилась бы, однако в реальности имеет место человеческий фактор, из-за чего бывает:

• Недостача, когда товар есть в системе учета, но отсутствует по факту. Возможно, он был неправильно подсчитан или украден.
• Излишек. Обратная ситуация, когда товара оказывается больше, чем внесено в систему. Возможно, изначально был посчитан неправильно или был продан, но не передан покупателю.
• Пересортица. Наименование или артикул товара не совпадают с тем, что указано в документах. Такая ошибка может произойти при приемке товара.

Благодаря инвентаризации подобные расхождения могут быть вовремя выявлены и устранены. Это помогает сократить убытки и корректно вести бухгалтерскую отчетность.

Помимо соответствия документам, во время инвентаризации могут быть выявлены прочие ошибки, например, неправильное хранение, просроченный товар, наличие и читаемость штрихкодов и пр.

Когда проводят инвентаризацию

Инвентаризация может проводиться планово или внепланово. Так, плановая инвентаризация раз в год — это обязанность каждой организации и предпринимателя, кто ведет бухгалтерский учет. Она проходит с 1 октября по 31 декабря, в период подготовки отчетности до конца финансового года.

В рамках инвентаризации пересчитывается не только товар, но и прочее имущество компании, например, оборудование, мебель, транспорт и пр. Это должно происходить хотя бы раз в три года.

Внеплановая инвентаризация может проходить в следующих ситуациях:

• При смене 50% материально ответственных лиц.
• При выявлении воровства или порчи продукции.
• При смене ассортимента.
• По требованию материально ответственного лица.
• При передаче бизнеса новому владельцу.
• При ликвидации бизнеса.
• при обстоятельствах, в ходе которых часть товара была испорчена. Например, при пожаре.

Кто проводит инвентаризацию

Саму инвентаризацию проводят материально ответственные лица, круг которых определен заранее. Перед проведением инвентаризации руководство компании или ИП должно выпустить приказ об этом. Он может быть составлен в свободной форме. В приказе должно быть указана:

• Дата проведения инвентаризации.
• Список материально ответственных лиц, которые будут проводить подсчет.
• Состав комиссии, которая будет изучать результаты подсчетов. В ней должно быть не менее трех человек. Они не могут принимать участие в совете и быть материально ответственными лицами, так как в таком случае может нарушаться правило непредвзятости.

Образец приказа:

Скачать образец можно здесь.

Сам процесс ревизии проводится, как правило, внерабочее время. Это может быть вечер, выходной день или даже ночь. Длительность инвентаризации не ограничена и обусловлена количеством вещей, которые должны быть проверены.

Инвентаризация по шагам

Инвентаризация включает в себя следующие этапы.

• Шаг 1. Формирование актуального отчета. Это делается после закрытия кассовой смены. Как правило, отчет формируется автоматически через специальную программу товароучета.
• Шаг 2. Заполнение ведомости или описи. Документ заполняется согласно полученному отчету. Представляет собой перечень товаров с полным наименованием и актуальным количеством на балансе. Сотрудникам передается копия со списком наименований, но без указания количества товара на балансе.
• Шаг 3. Подсчет товаров. Сотрудники считают товар и заполняют ведомость. Вместе с указанием количества, комиссия может делать пометки касательно качества товара, условиях хранения, сроку годности и пр.
• Шаг 4. Передача заполненной ведомости. Сотрудники должны передать ведомость комиссии. Комиссия должна сопоставить показатели. При выявлении неточностей составляется акт о расхождении.
• Шаг 5. Передача документации в бухгалтерию. Все заполненные описи и акты передаются бухгалтеру. Он должен составить сличительную ведомость и еще раз подытожить расхождения.

Образец сличительной ведомости:

Скачать образец сличительной ведомости можно здесь.

В некоторых случаях инвентаризация может проходить быстрее. Например, если у компании есть терминал сбора данных. С его помощью потребуется отсканировать штрихкоды, после чего программа автоматически будет выдавать данные. Сейчас с целью экономии некоторые программы позволяют сканировать штрихкоды через мобильные приложения.

Крупные компании могут позволить себе нанять посредника, который проведет организацию. Это позволит не отвлекать сотрудников от рабочего процесса и сэкономить на терминале сбора данных.

Как учитывать разные виды товаров

В магазине могут продавать разные виды товара. Например, продукты на развес или розлив. Их нельзя пересчитать поштучно, а значит необходимо взвешивать или измерять. В таком случае при инвентаризации вводится понятие естественной убыли.

Под естественной убылью (ЕУ) понимается изменение физических характеристик продукции при транспортировке и хранении. Например, некоторые виды продукции могут менять массу или объем со временем, либо же могут ненарочно рассасываться, разливаться, крошиться. Все это необходимо также учесть.

Допустим, месяц назад вы закупили мешок сахара для продажи на развес. Масса мешка при поступлении составляла 25 кг. Согласно данным учета, за это время было реализовано 15 кг сахара. Однако при проведении инвентаризации и контрольном взвешивании выяснилось, что фактический остаток равен 9 кг, то есть наблюдается недостача в 1 кг. Предположим, что это первая проверка данного товара, и ранее инвентаризация не проводилась.

Нормы естественной убыли зависят от климатической зоны и площади торгового объекта. Пусть магазин относится ко второй климатической группе и ко второй группе по площади — торговая площадь до 400 кв. м. Для сахара-песка в этих условиях установлена норма естественной убыли 0,12% (с показателями других продуктов можно ознакомиться тут).

Для расчета можно воспользоваться формулой, где Т — количество товара при поступлении, а Н — установленная норма убыли:

ЕУ = (Т × Н) / 100

Итого у нас получается:

ЕУ = (25 × 0,18) / 100 = 0,03 кг

Теперь рассчитаем нормативный остаток:

25 кг − 15 кг − 0,0875 кг = 9,97 кг

Таким образом, с учётом естественной убыли остаток сахара должен составлять не менее 9,97 кг. Фактический остаток — 9 кг, следовательно, недостача по результатам инвентаризации составляет 0,97 кг (970 г).

Как подвести итоги инвентаризации

итоги инвентаризации могут быть:

• Промежуточными. Это итоги, которые сотрудники передают комиссии. Если в описи есть расхождения, то перед тем, как передать ее в бухгалтерию, комиссия должна перепроверить позиции, вызывающие вопросы. Возможно, при проверке были допущены ошибки.
• Финальными. Финальные итоги открываются после получения инвентаризационной и сличительной ведомости и актов о расхождении. Бухгалтер должен составить отчетный документ, на основе которого будет издан приказ об утверждении итогов.

Расхождения – что делать

Если при инвентаризации была выявлена пересортица, то она должна быть отражена в учетной системе. Если выявлены недостачи или излишки, необходимо установить их причину. Например, если товар был утерян из-за пожара, потребуется приложить документы из МЧС. В такой ситуации в бухучете это потребуется внести в графу как прочие расходы, а в налоговом в поле внереализационных.

Отразить недостачу можно также следующим образом:

• Списать в качестве допустимой недостачи. Это правильное решение, если недостача произошла из-за хищения покупателей. Для таких случаев в нормативном акте должна быть зафиксирована норма подобных списаний.
• Списать в качестве бухгалтерской ошибки прошлых периодов на основании ПБУ 22/2010.
• Списать из нераспределенной прибыли.

Компенсировать убытки можно полностью или частично следующим образом:

• Установить виновных. Например, найти тех, кто украл товар. Если случился пожар, установить причину возникновения. Здесь можно договариваться о возмещении по соглашению сторон или обратиться в суд.
• Удержать недостачу с материально ответственных лиц. Происходит в случае, когда виновных установить не получилось. Сумму ущерба разделят между всеми материально ответственными лицами. Данное условие должно быть прописано в коллективном договоре или локальном нормативном акте. Сумма взыскания не должна быть более 20% от заработной платы сотрудников после вычета НДФЛ.

Что еще почитать и посмотреть по теме

Если вы интересуетесь вопросом инвентаризации, то вас могут заинтересовать следующие нормативные акты:

• Приказ Минфина России от 29.07.1998 N 34н.
• Ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией (Унифицированная форма N ИНВ-26).
• ТК РФ, ст. 138. Ограничение размера удержаний из заработной платы.
• Нормы естественной убыли кондитерских и бакалейных товаров в розничной торговой сети.

FAQ

Наказывается ли компания, если она не проводит инвентаризацию?

Непроведение инвентаризации не наказуемо, однако это может привести к неточностям, которые, в свою очередь могут привести к ошибкам в бухгалтерском и налоговом учете. За ними могут последовать штрафы от контролирующих органов (ст. 120 НК РФ и ст. 15.11 КоАП РФ).

Вывод

• Инвентаризация — это перерасчет товаров, которые находятся на балансе организации.
• В ходе инвентаризации может обнаружиться недостача, излишек или пересортица.
• Инвентаризацию желательно проводить регулярно для того, чтобы следить за показателями, состоянием продукции и хранением и корректным отражением данных в бухгалтерском и налоговом учете.