Как оформить трудовую книжку нового сотрудника

Трудовая книжка – это основной документ о трудовой деятельности и стаже работника. Она отражает периоды работы у конкретных работодателей, занимаемые должности, переводы, увольнения, а также информацию о награждениях и поощрениях за успехи в работе.

В этой статье мы расскажем, что такое традиционная бумажная трудовая книжка и чем она принципиально отличается от современной электронной версии, а также предоставим пошаговый алгоритм для корректного оформления и ведения документа при приеме нового сотрудника.

Трудовая книжка – что это

Трудовая книжка – это официальный государственный документ, в котором фиксируется трудовая деятельность и стаж работника в Российской Федерации.

Для работника это главное доказательство профессионального опыта: в нее вносятся записи о приеме на работу, переводах, увольнении, награждениях и квалификации. На основе этих данных рассчитывается пенсионный стаж, и сама книжка требуется при оформлении пенсии.

Для работодателя трудовая книжка – это документ строгой отчетности. Ее обязаны вести на каждого сотрудника, проработавшего более 5 дней, если работа для него основная. Хранится она у работодателя и выдается на руки только в день увольнения.

В соответствии с Приказом Минтруда России №320н, в трудовой книжке указываются сведения о:

• работнике;
• местах работы;
• должностях;
• периодах трудовой деятельности;
• переводах;
• награждениях;
• увольнениях.

Бумажная vs. Электронная

С 1 января 2021 года в России параллельно действует электронная трудовая книжка (ЭТК). Это цифровой аналог, информация в котором хранится в информационной системе Социального фонда РФ. Работник может выбрать, вести бумажную или электронную форму, уведомив об этом работодателя.

Мы собрали ключевые отличия бумажной и электронной трудовой книжки в России в виде наглядной таблицы.

Как вести трудовую книжку

Ведение трудовой книжки – важная обязанность работодателя. Делать это нужно строго по правилам, установленным российским законодательством. Ниже – подробная инструкция, как правильно вести трудовую книжку, на основе Приказа Минтруда РФ №320н и Трудового кодекса РФ.

Кто ведет трудовую книжку:

• Работодатель (юридическое лицо или ИП) обязан вести трудовые книжки для всех своих сотрудников.
• Обычно это делает кадровая служба или бухгалтер.
• Ответственное лицо назначается приказом по организации.

Как вести бумажную трудовую книжку

Основные правила внесения записей:

• Все сведения о работе вносятся от руки, без каких-либо сокращений.
• Каждой записи присваивается порядковый номер.
• Информация о приеме, переводе или изменении должности вносится в срок до 5 рабочих дней.
• Запись об увольнении делается в день увольнения, и именно с этой даты исчисляются все сроки расчетов и выдачи документов.

Исправление ошибок:

Зачеркивать или корректировать уже внесенные записи запрещено. Любая ошибка исправляется путем внесения новой, отменяющей записи с пометкой «Запись за номером таким-то недействительна», после чего вносится правильная информация.

Пример исправления:

Специалист по ошибке внес запись об увольнении в трудовую книжку Петровой Анны вместо Петровой Инны. Исправление будет выглядеть так:

• №11: Запись за №10 недействительна.
• №12: Принята на должность специалиста по закупкам.

Вкладыш в трудовую книжку:

Если в одном из разделов закончились свободные строки, необходимо оформить вкладыш. Он является неотъемлемой частью трудовой книжки, без нее недействителен. Приобрести вкладыш можно в канцелярии или специализированных интернет-магазинах.

Правила хранения и выдачи:

Работодатель несет ответственность за учет, хранение и выдачу трудовых книжек всех сотрудников. При увольнении документ выдается на руки в последний рабочий день.

Отправка по почте возможна только по письменному заявлению сотрудника. В этом случае документ направляется заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении.

Ведение электронной трудовой книжки

В 2026 году все трудовые книжки автоматически переводятся в электронный формат. Бумажный остается только у тех сотрудников, которые написали соответствующее заявление своему руководителю.

После получения заявления в бумажную книжку вносится фиксирующая запись:

• «Работником подано заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде в соответствии со ст. 1 Трудового кодекса РФ».

После внесения этой записи трудовая книжка возвращается работнику на руки, а все последующие сведения передаются только в электронном виде в Социальный фонд России.

Сроки и порядок отчетности:

• Сообщать в СФР о приеме и увольнении необходимо не позднее следующего рабочего дня после издания соответствующего приказа.
• Для этого заполняется форма ЕФС-1.
• За нарушение сроков подачи сведений предусмотрен административный штраф от 300 до 500 рублей (ст. 15.33.2 КоАП РФ).

Способы сдачи отчетности:

Для работодателей с численностью работников до 10 человек возможна сдача отчетности лично в отделении СФР, почтовым отправлением или электронно.

Для работодателей с численностью работников от 10 человек и более отчетность сдается исключительно в электронном виде через:

• Личный кабинет страхователя на сайте СФР/Госуслуги.
• Специализированные бухгалтерские сервисы или системы электронного документооборота (СЭД).

Ручное ведение всего этого объема отчетности – трудоемкий и рискованный процесс. Современное решение – онлайн-бухгалтерия, которая автоматизирует расчеты, формирует и отправляет отчетность в СФР и ФНС, а также напоминает о сроках. Вы можете подобрать и сравнить ведущие онлайн-бухгалтерии на специализированной платформе Сравни в разделе «Онлайн-бухгалтерия». Все варианты собраны в одном месте с фильтрами по типу бизнеса, численности сотрудников и нужным опциям.

Как завести трудовую новому сотруднику – инструкция

Правильное оформление книжки зависит от того, в каком формате новый сотрудник ведет учет трудового стажа. Он мог уже перейти на электронную форму, сохранить бумажную или потерять документ. Рассмотрим порядок действий для каждого случая.

Сотрудник устраивается на работу впервые

С 2021 года для таких работников бумажные трудовые книжки не заводятся. Работодатель обязан передавать сведения об их трудовой деятельности исключительно в электронном виде.

Действия руководителя:

• Передать сведения в Социальный фонд России (СФР) в срок не позднее следующего рабочего дня после приема.
• Для этого заполняется отчет по форме ЕФС-1.
• В отчете указываются ключевые данные: дата приема, наименование события «ПРИЕМ», должность, реквизиты приказа и другие обязательные сведения согласно актуальным требованиям СФР.

Сотрудник не переходил на электронную трудовую книжку

Если работник не оформлял отказ от бумажного документа на предыдущем месте, необходимо вести учет в двух формах одновременно:

• Электронный формат: подать в СФР форму ЕФС-1 в течение одного рабочего дня после приема.
• Бумажный формат: внести запись о приеме в бумажную трудовую книжку в течение пяти рабочих дней.

Даже если сотрудник выразит желание перейти на ЭТК, изначально оформление производится по обеим формам. Отказаться от бумажного документа он сможет, подав соответствующее заявление уже после трудоустройства.

Сотрудник уже перешел на электронную трудовую книжку

Если работник ранее подал заявление о переходе на ЭТК, оформлять бумажную книжку не требуется.

Рекомендуемое действие:

• Проверьте наличие подтверждающей записи в его старой бумажной трудовой (документ хранится у самого сотрудника). Запись должна гласить, что ведение бумажной формы прекращено в связи с переходом на электронный учет.
• После этого ваша задача – передать сведения о приеме в СФР по форме ЕФС-1 в установленный однодневный срок.

Сотрудник потерял бумажную трудовую книжку

Порядок действий зависит от того, успел ли сотрудник до потери перейти на ЭТК.

Если переход на ЭТК был оформлен: оформляйте сотрудника только в электронном виде, передав сведения в СФР.

Если переход на ЭТК не был оформлен, необходимо:

• Завести дубликат бумажной трудовой книжки, внеся в него восстановленные сведения по последнему месту работы.
• Внести в дубликат запись о новом приеме на работу (в течение 5 дней).
• Подать сведения о приеме в СФР по форме ЕФС-1 (в течение 1 дня).

Возможные проблемы и ошибки

Оформление трудовой книжки нового сотрудника – критически важный процесс, где даже незначительная ошибка может повлечь административную ответственность для работодателя и создать сложности для работника в будущем. Ниже таблица, которая поможет систематизировать типичные ошибки и найти пути для их предотвращения.

Лучшие сервисы по регистрации бизнеса онлайн

Что говорит закон

Оформление трудовой книжки – обязанность работодателя, регулируемая комплексом нормативных актов:

• Приказ Минтруда России №320н утверждает правила ведения и оформления трудовых книжек, образец заполнения, порядок хранения.
• ТК РФ, статья 66 устанавливает, что трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности, ее должен вести работодатель.
• ТК РФ, статья 84 требует выдачи трудовой книжки работнику в день увольнения под роспись.
• ФЗ № 400-ФЗ «О страховых пенсиях» определяет, что сведения из трудовой книжки используются для подсчета стажа при назначении пенсии.
• ФЗ № 439-ФЗ вводит электронную трудовую книжку и обязывает работодателей передавать данные в СФР через отчет ЕФС-1.
• КоАП РФ, статья 5.27 предусматривает ответственность (штрафы) за неправильное ведение, хранение или оформление трудовой книжки.

Что еще почитать и посмотреть по теме

После изучения основ оформления трудовой книжки, важно углубиться в детали и разобрать сложные кейсы. Ниже, структурированная подборка материалов, которая поможет стать экспертом в этом вопросе:

• Сайт Социального фонда России (СФР), раздел «Электронная трудовая книжка». Здесь вся информация по формам и справочникам для электронного учета.
• Учебник «Кадровое делопроизводство: 3-е издание, переработанное и дополненное» С. Л. Кузнецов, С. А. Глотова. В книге на основе законодательной правовой и нормативно-методической базы показаны все аспекты работы с документами в службе кадров, в том числе порядок работы с трудовыми книжками.
• Учебник «Трудовая книжка: новые правила ведения и хранения» Е. А. Злобина. Практическое пособие, в котором рассмотрены все вопросы, касающиеся работы с трудовыми книжками.
• Онлайн-курсы на Сравни по теме «Кадровое делопроизводство» дают большой блок информации о ведении трудовых книжек в РФ.
• Видео «Оформление трудовой книжки при приеме на работу» на RuTube.
• Видео «Как правильно оформить трудовой договор с сотрудником» на ВК Видео.

FAQ

Нужно ли вести бумажную трудовую книжку, если сотрудник устроился на работу до 1 января 2021 года, но не писал заявление о ее сохранении?

Да, если сотрудник не писал заявление о переходе на электронную трудовую книжку, работодатель обязан продолжать ведение трудовой книжки в бумажном виде.

Как получить выписку из электронной трудовой книжки?

Выписку из ЭТК можно получить в электронном виде через портал Госуслуги, в бумажном виде у работодателя или в СФР.

Вывод

• Оформление трудовой книжки нового сотрудника – важная задача кадровой службы.
• Правильное и своевременное внесение записей в трудовую книжку является залогом корректного учета трудового стажа работника и соблюдения требований законодательства.
• Переход на электронные трудовые книжки требует от работодателей и работников освоения новых технологий и процедур, но в конечном итоге упрощает процесс ведения и хранения информации о трудовой деятельности.
• Внимательное отношение к деталям, знание нормативных актов и своевременное устранение ошибок помогут избежать проблем и споров в будущем.