Продление электронной подписи ИП через личный кабинет налоговой

Продление и перевыпуск электронной подписи может быть дистанционно или лично. В статье рассказали, что такое КЭП, когда е можно продлить онлайн, а когда можно только перевыпустить с личной явкой.

Что такое КЭП для ИП и зачем ее продлевать

КЭП — квалифицированная электронная подпись, которая является полным аналогом личной подписи человека. С ее помощью предприниматель может вести электронный документооборот, сдавать отчетность в налоговую и СФР, подписывать документы с контрагентами, зарегистрировать онлайн-кассу и многое другое.

Сроки и стоимость: что нужно знать до начала

У КЭП есть свой срок действия, который может зависеть от статуса владельца:

• Для руководителей ООО и ИП — 15 месяцев.
• Для остальных лиц — год.

Если срок действия подписи не истек, вы можете ее продлить. Если подпись больше не действительна, придется оформлять новую.

Что делать, если срок действия КЭП истек

После истечения срока действия подпись больше не рабочая, подписывать ей ничего нельзя. Если она не была своевременно продлена, ее потребуется перезапустить, то есть оформить новую. Сделать это онлайн не получится, необходимо обращаться лично в точку выпуска КЭП. При этом покупать новый токен не придется. Если старый технически исправен, новая подпись будет записана на него.

Как подготовиться к продлению

Продлевать подпись проще и удобнее, поэтому если вы часто пользуетесь ей, то лучше подготовиться к продлению заранее. За несколько недель до истечения срока проверьте:

• Исправен ли токен. Вставьте его в компьютер и проверьте, работает ли индикатор. Если окажется, что токен сломан, продлить подпись не удастся. Придется покупать новый токен и заново оформлять подпись.
• Как работает установленное ПО для КЭП. Если с токеном все хорошо, проверьте программное обеспечение для подписи. Возможно, оно нуждается в обновлении или переустановке.
• Корректность персональных данных. Проверьте свои ФИО, адрес и название компании. Если вы меняли данные, и сейчас они не совпадают, то потребуется выпустить новую КЭП.

Все это стоит проверить заранее, так как это поможет сэкономить время и в случае чего сразу обратиться за перевыпуском. В противном случае, отсутствие КЭП может заморозить документооборот бизнеса до тех пор, пока не будет получена новая подпись.

Как продлить электронную подпись ИП через личный кабинет: пошаговая инструкция

Если вы убедились, что все работает, а подпись еще действительна, вы можете продлить ее дистанционно через “Личный кабинет индивидуального предпринимателя”. Аналогичный сервис существует и для юрлиц.

Пошагово продление выглядит следующим образом:

• Авторизуйтесь в личном кабинете налогоплательщика по действующей электронной подписи.
• Найдите пункт “Перевыпустить сертификат электронной подписи”.
• Сформируйте заявление и еще раз внимательно проверьте данные. Подпишите заявление на выпуск нового сертификата действующей подписью.
• Дождитесь проверки данных и нажмите на кнопку “Сформировать”, после чего откроется датчик случайных чисел.
• После формирования запроса нажмите кнопку “Далее”.
• Дождитесь обработку вашего запроса. Далее скачайте PDF-файл для ознакомления, установите флажок в соответствующий пункт и нажмите “Далее”.
• Отзовите старый сертификат, нажав на кнопку “Далее”. Предварительно внимательно изучите данные, они должны совпадать.
• На странице с установкой сертификата нажмите на соответствующую кнопку и подтвердите получение.

Чтобы авторизоваться через новую подпись, очистите кэш браузера.

Особенности дистанционного продления

При онлайн-продлении КЭП через личный кабинет важно помнить о следующих особенностях:

• Продленный сертификат можно записать только на тот же токен, на который была записана старая подпись.
• Войти в личный кабинет налогоплательщика с целью перевыпуска подписи можно только по действующему сертификату, полученному ранее.
• Если с момента получения предыдущей КЭП у вас произошли изменения в данных (например, вы получили новый паспорт), то продлить подпись онлайн не получится.

Продление vs замена: в чём разница и когда каждый вариант работает

Чтобы продлить подпись, предыдущий сертификат должен быть еще действительным. Тогда это можно будет сделать дистанционно через личный кабинет индивидуального предпринимателя на сайте ФНС. На это потребуется несколько минут.

Замена КЭП происходит, когда срок старого сертификата истек, изменились какие-либо данные или токен был утерян или сломан. Заменить подпись онлайн не получится, поэтому придется обращаться лично в налоговую.

Лучшие сервисы по регистрации бизнеса онлайн

Когда продлить подпись через ЛК не получится

Перевыпустить подпись дистанционно через личный кабинет не получится в следующих ситуациях:

• Если срок КЭП уже истек. В таком случае необходимо получить новую КЭП. Она может быть записана на старый токен, если тот исправен.
• Если ранее вы меняли личные данные или данные в бизнесе. Потребуется получить новую подпись лично.
• Если сам токен неисправен. Потребуется явиться лично, приобрести новый токен, а вместе с ним и выпустить новую КЭП.

Что делать, если сертификат уже истек или токен утерян

В обоих случаях потребуется получать новую КЭП лично. Если токен имеется и он исправен, новую подпись запишут на него же. При утере токена необходимо отозвать старую подпись и приобрести новый токен, куда будет записана перевыпущенная КЭП.

Продление vs замена: в каком случае что выбрать

FAQ

Что такое КЭП для ИП и для чего она нужна?

КЭП (квалифицированная электронная подпись) — это цифровой аналог собственноручной подписи, признанный юридически значимым по Федеральному закону № 63-ФЗ. ИП использует её для сдачи отчётности в ФНС, подписания договоров в системах ЭДО и участия в торгах. Без КЭП большинство операций с налоговой переходит в бумажный формат.

Сколько стоит продление электронной подписи ИП в налоговой?

Сам сертификат КЭП ФНС выпускает и перевыпускает бесплатно. Платить придётся только за токен-носитель (рутокен или JaCarta) — около 1 500–2 000 руб., если старый сломан. КриптоПро CSP в базовой версии тоже платный — около 1 300 руб. за лицензию.

Чем продление отличается от замены электронной подписи?

Продление — это перевыпуск сертификата до истечения срока его действия. Замена нужна, когда сертификат уже истёк, данные ИП изменились или ключ скомпрометирован. КЭП ФНС отличается от КЭП коммерческого УЦ тем, что выдаётся только руководителю ИП или юрлица, а не физическому лицу.

Что делать, если срок действия сертификата истёк?

Если сертификат уже истёк, дистанционный перевыпуск через ЛК недоступен. ИП обязан явиться в УЦ ФНС лично с паспортом и СНИЛС. Запись на приём доступна через сайт налоговой или на месте.

Что произойдет, если не продлить подпись вовремя?

Если не продлить сертификат до истечения срока, ЭДО остановится: контрагенты не примут документы с недействительной подписью. Отчетность в ФНС через телекоммуникационные каналы тоже станет невозможной. Штрафов за просроченную подпись нет, но задержка сдачи отчетности грозит санкциями.

Вывод

КЭП ФНС действует 15 месяцев и продлевается бесплатно через сайт налоговой, если сертификат ещё не истёк. Если срок истек, токен сломан или потерян или вы сменили данные, потребуется явиться для перевыпуска подписи лично.

Узнать больше о доступных финансовых продуктах и услугах для бизнеса можно на Сравни.