СНИЛС в кадровом учете

Аббревиатурой СНИЛС обозначается страховой номер индивидуального лицевого счета, фигурирующий в системе обязательного пенсионного страхования (ОПС) России.

Особенности:

• Уникальность. Номер человеку присваивается один раз в жизни – его не меняют при смене ФИО, места жительства, гражданства или в случае утери документа.
• Формат. 11 цифр в виде «ХХХ‑ХХХ‑ХХХ YY»: из них первые 9 – уникальный набор цифр, последние 2 – контрольная сумма для проверки подлинности.
• Срок действия. Бессрочный: номер действует всю жизнь, а документ (свидетельство/уведомление) – без ограничения срока.

Первоначально на руки выдавался документ ССОПС/ССГПС, подтверждающий регистрацию гражданина в системе ОПС. Документ представляет собой ламинированную зеленую карточку, где указаны номер лицевого счета (СНИЛС), ФИО, пол, дата и место рождения владельца документа, а также дата регистрации в системе пенсионного страхования. С апреля 2019 года гражданин получает уведомление о регистрации в системе индивидуального (персонифицированного) учета (форма АДИ‑РЕГ) на бумажном носителе (формат А4) либо в электронном виде, документ содержит те же данные.

СНИЛС можно получить лично, обратившись в МФЦ или в ближайшее отделение Социального фонда России (СФР). Потребуется паспорт (для ребенка до 14 лет – свидетельство о рождении и паспорт родителя/опекуна), а также заполненная форма АДВ-1. Детям, рожденным на территории РФ после 15 июля 2020 года, СНИЛС выдается автоматически – в течение пяти рабочих дней после регистрации рождения ребенка номер появляется в личном кабинете родителя на «Госуслугах» (раздел «Семья и дети»). Также СНИЛС получают через работодателя при первом официальном трудоустройстве.

При изменении личных данных (например, ФИО) необходимо обновить информацию в системе – это можно сделать через работодателя, личный кабинет на сайте Социального фонда России или обратившись лично в отделение СФР или МФЦ.

Зачем нужен СНИЛС

СНИЛС используется для:

1. Начисления пенсии. Страховые взносы перечисляются работодателем на индивидуальный лицевой счет. Там накапливаются данные о трудовом стаже, размере заработной платы, добровольных пенсионных взносах.
2. Получения государственных услуг. Номер лицевого счета требуется при регистрации на портале «Госуслуги», удаленном оформлении услуг (в том числе для записи в ГИБДД, замены загранпаспорта). Сокращается количество необходимых документов для обращения в госорганы, так как ведомства напрямую обмениваются между собой данными, привязанными к СНИЛС.
3. Оформления социальных льгот и выплат. Служит идентификатором для получения различных мер господдержки, включая материнский капитал, бесплатные лекарства, льготный проезд.
4. Идентификации гражданина. Требуется при прикреплении к поликлинике, поступлении в высшее учебное заведение и т.д.

Как оформить СНИЛС сотруднику

Если у нового сотрудника отсутствует СНИЛС, оформление берет на себя работодатель при приеме гражданина на работу, либо при заключении договора гражданско-правового характера (ГПХ), на выплаты по которому начисляются страховые взносы. СНИЛС необходим для ведения персонифицированного учета, расчетов по страховым взносам, сдачи отчетности в СФР.

Через работодателя СНИЛС оформляется следующим образом:

1. Сотрудник подает заявление в свободной форме с просьбой открыть индивидуальный лицевой счет и выдать номер СНИЛС. Заявление подается на имя руководителя компании. Указывается ФИО и должность работника, ссылка на п. 3 ст. 9 Федерального закона от 01.04.1996 №27-ФЗ.
2. Сотрудником или работодателем заполняется форма АДВ-1 – анкета застрахованного лица. Бланк для скачивания размещен на сайте СФР. Анкету следует заполнить печатными буквами, без исправлений. Сотрудник должен лично подписать заполненную анкету. Если по каким-либо объективным причинам он этого сделать не может (пребывает на больничном, в длительной командировке и т.д.), подпись ставит работодатель и указывает причину, по которой сотрудник не имеет возможности сделать это сам.
3. Составляется опись передаваемых документов. Опись (форма АДВ-6-1) подписывается руководителем организации либо исполнителем по требованию руководителя, скрепляется печатью. ИП должен подписать опись лично.
4. Документы подаются в Социальный фонд России. Работодатель обязан передать их в СФР не позднее следующего рабочего дня после приема сотрудника на работу либо заключения с ним договора ГПХ. Документы можно подать лично, обратившись в территориальное отделение СФР, а также через кабинет страхователя на сайте СФР, через МФЦ, по системе ЭДО с усиленной квалифицированной электронной подписью.
5. Получение уведомления о регистрации в системе индивидуального учета. У СФР есть 5 рабочих дней на рассмотрение документов и передачу работодателю формы АДИ-РЕГ.
6. Передача уведомления. Работодатель должен внести номер СНИЛС сотрудника в кадровые и бухгалтерские документы. Затем следует передать АДИ-РЕГ сотруднику, взяв расписку о получении.

Как вести учет сотрудника по СНИЛС

Обработка СНИЛС должна соответствовать требованиям Федерального закона №152-ФЗ «О персональных данных».

В рамках учета сотрудника по СНИЛС работодатель:

1. Вносит данные в кадровые документы:

• в трудовой договор;
• в личную карточку сотрудника;
• в другие внутренние документы организации, касающиеся учета персонала.

2. Готовит отчетность в СФР по форме ЕФС-1. Данные о СНИЛС требуются в подразделах, где речь идет о трудовой деятельности и страховом стаже сотрудников.
3. Обновляет данные СНИЛС при изменении информации. Работодатель подает в СФР:

• заявление об изменении анкетных данных (форма АДВ-2), если у сотрудника изменилась фамилия или иные данные, либо в СНИЛС обнаружена ошибка;
• заявление о выдаче дубликата (форма АДВ-3), если СНИЛС был утрачен.

Обновленные данные вносятся в кадровые и бухгалтерские документы.

Возможные ошибки и пути их решения

В кадровых документах и отчетности могут возникнуть расхождения, касающиеся данных СНИЛС. Чтобы этого избежать, необходимо регулярно актуализировать данные.

В автоматизированной системе учета, к примеру, «1С: Зарплата и управление персоналом», СНИЛС сотрудника может не отображаться. Чтобы исправить эту ошибку, необходимо внести соответствующий номер в личную карточку сотрудника в данной системе.

При подаче отчетности в СФР могут возникнуть проблемы из-за фальшивого номера СНИЛС. При приеме на работу сотрудников необходимо проверять подлинность предоставленных документов, включая СНИЛС.

Что еще почитать и посмотреть по теме

• Как бухгалтеру оформить СНИЛС для сотрудника.
• Как можно узнать СНИЛС сотрудника, если он его не знает или потерял.

Что говорит закон

Если у работника отсутствует СНИЛС, работодатель при трудоустройстве обязан взять на себя его оформление. В рамках Федерального закона от 01.04.1996 №27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учёте в системах обязательного пенсионного страхования и обязательного социального страхования», подать соответствующие документы в СФР работодатель должен не позднее следующего рабочего дня после приема человека на работу или заключения с ним договора ГПХ.

Нарушение сроков и порядка представления документов в территориальное отделение СФР, либо представление сведений в неполном объеме, искаженном виде, влечет административную ответственность. Согласно статье 15.33.2 КоАП РФ, должностные лица могут быть оштрафованы на сумму от 300 до 500 рублей.

FAQ

Надо ли оформлять СНИЛС сотруднику-иностранцу?

Да, при приеме иностранного гражданина на работу или при заключении с ним договора ГПХ, требуется оформить СНИЛС. Иностранец должен предъявить нотариально заверенный перевод национального паспорта, вид на жительство или разрешение на временное проживание на территории РФ.

Может ли работодатель хранить копии документов, содержащих СНИЛС?

Хранение копий документов, в которых содержится СНИЛС, может считаться избыточным и нарушать законодательство о персональных данных, если речь не идет об особых случаях (в список исключений попадают отдельные категории работников, в том числе госслужащих).

Как узнать свой СНИЛС?

Онлайн это можно сделать на портале «Госуслуги» в разделе «Документы», в личном кабинете на сайте СФР или ФНС. Чтобы лично получить информацию, достаточно обратиться к работодателю, в отделении СФР или МФЦ.

Выводы

СНИЛС оформляется один раз, и присвоенный номер сохраняется навсегда. При необходимости можно обратиться за дубликатом уведомления (АДИ-РЕГ). Страховой номер индивидуального лицевого счета служит индентификатором гражданина и используется для контроля страховых взносов, начисления пенсии и получения различных государственных услуг. Работодатель обязан удостовериться, что у нового сотрудника есть СНИЛС, и при необходимости оперативно обеспечить его получение. Это важно знать будущим работодателям, которые только готовятся открыть свое дело. А выбрать банк для удобной онлайн регистрации своего бизнеса можно здесь.