Акт сверки взаиморасчетов

Акт сверки взаиморасчетов - это общепринятый формат финансовой отчетности, который широко применяется в делопроизводстве при сотрудничестве двух контрагентов. Грамотное оформление документа не только укрепляет взаимоотношения между ними, но и сводит к минимуму вероятность возникновения спорных или даже конфликтных ситуаций. Рассмотрим более внимательно, что представляет собой акт сверки взаиморасчетов, как его правильно составить и какие нюансы стоит учесть при этом.

Акт сверки взаиморасчетов – определение, назначение и актуальность

Акт сверки взаиморасчетов представляет собой двусторонний документ, в котором содержится информация о состоянии расчетов между двумя организациями и/или ИП за определенное время. В нем содержится подробная расшифровка оборотов между двумя сторонами по дебету и кредиту.

Ключевой задачей акта сверки выступает обнаружение и устранение (или недопущение в будущем) расхождений в учете двух контрагентов. Причинами их возникновения обычно становятся ошибки сотрудников, неверная классификация операций, несвоевременное оформление и предоставление сторонами сопроводительных документов.

Регулярное составление акта сверки обеспечивает оперативность решения возникающих в ходе сотрудничества вопросов, способствует поддержанию финансовой дисциплины и не допускает накопления долгов. В результате снижаются риски усугубления возможных проблем, результатом которых часто становятся малоприятные и весьма затратные судебные разбирательства.

Важно понимать, что наличие акта сверки полезно обеим заинтересованным сторонам. Так как перечисленные выше преимущества в равной степени распространяются на каждую из них.

Пошаговая инструкция составления акта сверки взаиморасчетов

Единой и общей для всех формы акта сверка нет. Поэтому при составлении документа рекомендуется воспользоваться шаблоном (часто содержатся в учетных и бухгалтерских программах, например, 1С) или разработать собственный формат бланка. Основным требованием к акту сверки взаиморасчетов выступает присутствие обязательных реквизитов обеих сторон и данных о проводимых между ними операциях.

Общая последовательность действия для грамотного составления и оформления документа выглядит так:

1. Первым делом определяется временной период, за который проводится сверка. Чаще всего речь идет о месяце, квартале, полугодии и годе (в зависимости от количества операций и потребностей составителя документа).
2. Далее требуется подготовить данные своей учетной системы, обычно – бухгалтерской. На этом этапе собирается и обобщается вся информация об оборотах (дебетовых и кредитных) с конкретным контрагентом за установленный период времени.
3. Затем необходимо ввести данные своей организации и контрагента (наименование, контактный телефон, ИНН, КПП, юридический адрес и т.д.), номер акта сверки и дате его составления, а также временной период, за который сверяется информация.
4. После чего необходимо приступить к заполнению основной части документа в виде таблицы. Она состоит из нескольких граф:
   1. дата операции (совершения или отражения в бухучете);
   2. номер первичного документа;
   3. краткое описание операции или ее название;
   4. сумма по дебету или кредиту.

В последней строке документа подводится итог в виде результатов суммирования всех операций. Он выражается в долге (или отсутствии долга) между организациями/ИП.

1. После заполнения своей части документа он отправляется контрагенту.
2. Тот должен указать свои данные по всем взаимным операциям за определенный период в аналогичном формате.
3. Дальнейшие действия зависят от полученных результатов:
   1. Если данные обоих контрагентов и указанные суммы совпадают, акт подписывается уполномоченными лицами с каждой из сторон. Изначально документ составляется в двух экземплярах – по одному для контрагента.
   2. Если выявлены расхождения, необходимо установить и устранить причину их возникновения. Для чего собранная информация тщательно анализируется. После решения проблемы оформляется новый акт или вносятся корректировки в текущий документ, которая затем подписывается сторонами.

Необходимо отметить, что последний пункт пошаговой инструкции может повторяться несколько раз. То есть выполняться по циклу до получения акта, который устраивает обе стороны и не содержит расхождений в учетных данных каждого из контрагентов.

Особенности оформления и подписания документа

Несмотря на кажущуюся простоту акта сверки взаиморасчетов, при составлении документа нередко возникают самые разные проблемы. Поэтому имеет смысл кратко описать основные и самые распространенные из них.

Кто подписывает акт сверки

Стандартная практика делопроизводства предусматривает, что ответственные бухгалтерские и учетные документы подписывают два лица: руководитель/ИП и главный бухгалтер. В некоторых случаях достаточно подписи одного из них, если это предусмотрено внутренними правилами хозяйствующего субъекта.

Важным дополнением становится обязательное указание должности лица, подписавшего документ. Как и даты проставления подписи, вместе с ее расшифровкой. То есть в отношении акта сверки действуют общепринятые правила документооборота.

Разногласия к акту сверки

Работа по устранению обнаруженных в акте сверки разногласий ведется по-разному. Первый и самый простой вариант действий – непосредственное общение ответственных сотрудников, чаще всего – главного бухгалтера или рядового бухгалтера, работающего с конкретным контрагентом. Такой сценарий развития событий практикуется, если стороны готовы уладить вопросы мирно и заинтересованы в дальнейшем взаимовыгодном сотрудничестве.

Нередко применяется более формальный способ решения проблемы. Он предусматривает составление протокола разногласий к акту сверки. Такой вариант действий обычно применяется в крупных организациях или при наличии очень серьезных расхождений.

Еще одним основанием его использования на практике выступает подготовка к судебному разбирательству. В этом случае один из контрагентов уже не надеется решить вопрос мирным путем и собирает документы, подтверждающие свою позицию для последующего процесса в суде.

При составлении протокола разногласий крайне важно соблюдать стандартные правила документооборота, включая:

• составление в двух экземплярах (для каждой из сторон);
• их регистрацию с обязательными отметками номера входящего и исходящего документа (или отправка Почтой России заказным письмом с описью вложений);
• приложение сопроводительной документации (предыдущие акты сверок, счета-фактуры, накладные, платежные поручения и т.д.);
• заполнение граф «Примечания» в первом варианте акта (по каждой из операций с разногласиями или по итогу документа в целом);
• составление сопроводительного письма, в котором приводятся аргументы в пользу правильности собственной позиции.

Грамотное оформление протокола разногласий требует больше времени. Но трудозатраты окупаются или успешным судебным разбирательством, или побуждением контрагента к мирному урегулированию вопроса. Второй вариант является предпочтительным, так как позволяет добиться нужного результата быстро и с минимальными сопутствующими расходами (как временными, так и финансовыми).

Сопроводительное письмо к акту сверки

Необходимость написания сопроводительного письма возникает в двух случаях. Первый – если документооборот между сторонами ведется формально, а ответственные лица лично не контактируют. Второй – при выявлении серьезных разногласий в акте сверки, что требует перевода взаимоотношений преимущественно в юридическую плоскость.

Причина составления сопроводительного письма напрямую влияет на его содержание. Обычно оно пишется в свободной форме с указанием цели отправки контрагенту. Например, в виде просьбы проверить акт сверки, подписать оба экземпляра и один отправить обратно. Или в виде пожелания внимательно изучить приложенные документы, доказывающие правоту одной из сторон. Если взаимоотношения сильно формализованы, рекомендуется указывать сроки тех или иных действий получателя письма. Их истечение или несоблюдение означает возможность переходить к следующим мероприятиям по решению проблемы, например, подготовке претензии или даже иска в суд.

Правила чтения акта сверки

Эффективное использование акта сверки требует знания правил не только составления, но и чтения документа. К числу вторых относятся такие:

1. Проверка правильности указанных реквизитов самого акта и каждого из контрагентов.
2. Сопоставление дат и номеров документов по всем операциям, включенным в документ.
3. Проверка правильности классификации (то есть описания) каждой операции.
4. Поиск разночтений (отсутствие в акте операций, отраженных в собственном учете, и наоборот).
5. Сравнение итогов акта сверки с суммой долга одного контрагента другому (или его отсутствии).
6. Изучение пометок, примечаний и сопроводительной документации, отправленной контрагентом.
7. Проверка правильности и наличия полномочий у лиц, подписавших документ.

Образец акта сверки взаиморасчетов

Найти бланк акта сверки взаиморасчетов в интернете не составляет труда. На практике при составлении документа чаще всего используются готовые шаблоны из бухгалтерских или учетных программ, например, от 1С. Причем в этом случае большая часть работы выполняется автоматически. Сотруднику остается только проставить отсутствующие данные, после чего распечатать документ (или отправить контрагенту в электронном виде).

FAQ

Что понимается под актом сверки взаиморасчетов?

Акт сверки представляет собой двусторонний документ, в котором отражаются расчеты между хозяйствующими субъектами за определенное время.

В чем заключается польза от актов сверки?

Регулярное составление и подписание актов сверки позволяет улучшить взаимоотношения между контрагентами, способствует финансовой дисциплине и минимизирует риска возникновения серьезных проблем (в том числе – за счет оперативного снятия разногласий на раннем этапе).

Как часто имеет смысл составлять акт сверки?

Ответ на этот вопрос зависит от активности взаимоотношений сторон. Обычно акты сверки составляются за месяц, квартал, полгода или год

Вывод

1. Акт сверки взаиморасчетов – полезный документ, которые широко применяется при сотрудничестве или ином взаимодействии хозяйствующих субъектов.
2. В нем отражаются расчеты между сторонами за определенный период времени с подведением итога в виде суммы долга (или его отсутствия).
3. Акт сверки подписывается руководителем и главным бухгалтером каждой из сторон (или одним из них, если это предусмотрено внутренними правилами и отношениями контрагентов).
4. Своевременное и регулярное составление актов сверки оборачивается множеством полезных последствий: от повышения финансовой дисциплины до улучшения взаимоотношений с контрагентом.