Как пользоваться бизнес-картой

Главной особенностью корпоративной карты выступает задействованием исключительно в целях ИП или ООО. С ее помощью можно производить следующие операции:

1. Оплата расходов предприятия (закупка сырья, платежи контрагентам, расчеты с поставщиками и т.д.)
2. Внесение наличных на расчетный счет ИП или ООО в банкоматах и других устройствах самообслуживания (желательно – небольшими суммами, которые правильнее вносить через кассу банка).
3. Несение командировочных или представительских расходов и других затрат, установленных внутренними правилами ИП или ООО.

Снимать наличные с бизнес-карты в общем случае не рекомендуется (так как это может стать основанием для назначения проверки по 115-ФЗ, как и внесение крупных сумм наличных денежных средств на карту). Все расходы с бизнес-карты должны отражаться на регистрах бухгалтерского учета. ИП имеют право тратить деньги на личные нужды. Но в этом случае требуется вести два отдельных учета – для бизнеса и личных целей.

Оформление бизнес-карты предлагают сегодня практически все серьезные банки. Услуга становится доступной после открытия расчетного счета и заключения договора на РКО.

Основные виды бизнес-карт

Отечественный банковский рынок заслуженно считается одним из самых развитых, разнообразных и эффективных даже по мировым масштабам. Сказанное в полной мере распространяется на бизнес-карты, которые бывают нескольких видов:

• по источнику денежных средств – дебетовые (самые распространенные) и кредитные;
• по статусу пользователя – именные и неименные (первые оформляются на конкретного сотрудника, вторыми могут пользоваться разные работники компании или ИП);
• по типу носителя – на физическом носителе (пластиковые – чаще всего, металлические, платежные стикеры и т.д.) и виртуальные (цифровые, предусматривают использование различных мобильных устройств).

Выбор подходящего вида бизнес-карты осуществляется с учетом запросов и особенностей конкретного бизнеса. Нередко по договоренности с банком выпускаются сразу несколько разных корпоративных карт, что существенно расширяет их функциональность и увеличивает удобство практического применения.

Плюсы использования бизнес-карты для ИП и ООО

Сегодня практически все представители бизнеса активно пользуются корпоративными картами. Что вполне логично, так как предоставляет множество преимуществ. Среди наиболее значимых имеет смысл выделить такие:

1. Дополнительная экономия. Банки заинтересованы в продвижении продукта, поэтому предлагают выгодные условия обслуживания. Например, большая часть операций в виде переводов и обналичивания с бизнес-карты осуществляется без комиссии.
2. Упрощение и ускорение работы бухгалтерии. Учет безналичных расходов с бизнес-карты точнее, быстрее и проще аналогичных действий в отношении наличных платежей. Тем более – не требуется оформление объемного пакета документов (заявление на получение денег, расходно-кассовый и приходный ордера, кассовая книга и т.д.) Активное внедрение бизнес-карт уменьшает объем работы бухгалтерии, что позволяет или сократить количество бухгалтеров, или использовать их с большей эффективностью.
3. Эффективный контроль расходов персонала. Является продолжением предыдущего преимущества. Все затраты с бизнес-карты с легкостью отслеживаются, более того – могут быть ограничены лимитом на конкретные операции для определенного сотрудника или отдела.
4. Участие в акциях и программах лояльности. Оформление бизнес-карты в крупной экосистеме (Сбер, ВТБ, Газпромбанк, Т-Банк и многие другие) предоставляет доступ к многочисленным бонусам. Чаще всего речь идет о скидках на определенные товары и услуги, кешбэке, посещении бизнес-залов аэропортов и вокзалов, других бонусах.
5. Безопасность персонала и сохранность капиталов предприятия. Практически всегда безналичные расчеты безопаснее наличных. Тем более – когда они осуществляются работниками, которым крайне не рекомендуется иметь при себе крупные суммы. К тому же в случае кражи или утери бизнес-карты ее можно очень быстро заблокировать, что также исключает заметные финансовые потери.
6. Универсальность. Сегодня платежи с бизнес-карты принимаются практически повсеместно. Включая интернет- и офлайн-магазины, торговые точки любого формата и т.д.

Настолько многочисленный набор достоинств выступает лучшим и самым очевидным объяснением популярности бизнес-карт на сегодняшнем банковском рынке страны. Важным дополнительным плюсом становится широкий выбор предложений от разных банков, включая все наиболее известные, крупные и надежные.

Недостатки бизнес-карт

Немаловажным преимуществом бизнес-карт становится отсутствие серьезных минусов. Из относительно значимых недостатков можно выделить только три:

1. Комиссии и дополнительные сборы. Присутствуют далеко не всегда и распространяются на ограниченный перечень финансовых операций. Некоторые банки выпускают и обслуживают бизнес-карты вообще бесплатно (иногда – после выполнения некоторых условий, например, в виде оборота по расчетному счету).
2. Лимиты. Нередко в отношении корпоративных карт действуют строгие ограничения. Прежде всего – в части снятия и внесения наличных (о чем кратко было рассказано выше). Теоретически можно избежать сопутствующих проблем, но это требует сбора подтверждающих документов.
3. Зависимость от политики и внутренних правил банка. Кредитная организация имеет возможность заблокировать почти любую операцию. Например, из-за подозрений в отмывании денег. В подобной ситуации также потребуется сбор внушительного пакета документов, доказывающих легальность платежа.

Отличия бизнес-карт от дебетовых и кредитных

Главным отличием бизнес-карт от обычных дебетовых и кредитных выступает привязка к расчетному счету ИП или ООО (вместо лицевого как у физического лица). Кроме того, к корпоративным картам предъявляются обязательные требования для отражения всех расходов в данных бухгалтерского учета (за редким исключением, например, для ИП на упрощенке по схеме «Доходы»).

Еще одним существенным различием становится ограничения на некоторые виды операций с использованием бизнес-карты (прежде всего, связанные с наличными). Хотя определенные лимиты действуют и в отношении обычных дебетовых или кредитных банковских карт физлиц. Просто они не настолько жесткие и обычно выражаются не в запрете той или иной операции, а в ее ограничении по сумме или количеству.

Формально, существует еще одно важное отличие. Бизнес-карты (неименные) можно выдавать всем сотрудникам предприятия. Дебетовой или кредитной картой имеет право пользоваться только владелец (хотя на практике это правило соблюдается очень редко).

Особенности использования бизнес-карт для бизнеса разного статуса и налогообложения

Можно выделить три основных направления использования корпоративных карт для бизнеса в зависимости от его статуса и выбранного налогового режима. Рассмотрим более внимательно каждый:

1. ИП на упрощенке по схеме «Доходы» или на патенте. В этом случае любые денежные средства на бизнес-карте являются личными для предпринимателя. То есть попросту не существует ограничений по их расходованию с точки зрения учета и налогообложения.
2. ИП на ОСН и упрощенке по схеме «Доходы минусы расходы». В таком сценарии развития событий ИП также может тратить деньги с бизнес-карты как на коммерческие, так и на личные цели. Но с обязательным условием ведения раздельного учета, так как личные затраты не могут включаться в расходы ИП.
3. ООО. Юридическое лицо на любом налоговом режиме имеет право расходовать деньги с бизнес-карты только на коммерческие цели. Без исключений и с учетом правил обслуживания корпоративных карточных продуктов конкретного банка.

Порядок оформления и выдачи корпоративной карты персоналу

Необходимость изготовить определенное количество бизнес-карт определяется ИП или руководителем ООО после заключения договора на РКО с банком. Причем от корпоративного клиента требуется указать тип карты (именная или неименная, виртуальная или на физическом носителе, дебетовая или кредитная). Оформление карты происходит по правилам выбранного для сотрудничества банка.

Общая схема выдачи бизнес-карты сотруднику выглядит следующим образом:

1. Открытие расчетного счета и заключение с банком договора на РКО.
2. Оформление бизнес-карты.
3. Установка лимитов для контроля расходов с бизнес-карты: суточных, месячных, на определенные операции и т.д.
4. Подключение банковских сервисов (например, уведомлений об операциях в формате СМС или push).
5. Разработка и доведение до сотрудника (или нескольких) правил пользования бизнес-картой ИП или ООО.
6. Выдача карты конкретному работнику (или отделу).

В дальнейшем от сотрудника требуется отчитываться по совершенным расходам. Если они не отражаются в бухгалтерии автоматически. Для этого предоставляются подтверждающие документы. Нарушение установленных правил означает направление работнику соответствующего запроса и - при необходимости – блокировку карты до прояснения ситуации.

FAQ

Что понимается под бизнес-картой?

Бизнес-карта – это банковская карта, которая привязана не к лицевому счету физлица, а к расчетному счету ИП или ООО.

Кто может пользоваться бизнес-картой ИП или ООО?

В зависимости от вида корпоративной карты им может пользоваться или отдельный сотрудник (для именных) в любой должности, или работник (группа работников), назначенных руководителем/ИП.

В чем основные преимущества современных корпоративных банковских карт?

Ключевыми достоинствами бизнес карты для ИП или ООО выступают:

• упрощение и ускорение работы бухгалтерии по учету расходов;
• экономия на комиссиях и сборах;
• удобный контроль над финансами предприятия;
• безопасность персонала и денежных средств ИП или ООО;
• универсальность в виде широкого спектра доступных безналичных расходов (и наличных с некоторыми ограничениями);
• доступ к различным акциям, бонусам и программам лояльности как самих банков, так и их многочисленных партнеров/дочерних структур.

Вывод

1. Бизнес-карта удобный платежный инструмент для ИП и ООО.
2. Ее оформление возможно после открытия расчетного счета и заключения договора РКО.
3. Основными видами бизнес-карт выступают: именные и неименные, на физическом носителе и виртуальные, дебетовые и кредитные.
4. Главными достоинствами бизнес-карт для ИП и ООО являются: упрощение учета, удобство платежей, минимизация сопутствующих расходов, прозрачный и функциональный контроль затрат, повышение безопасности финансовых операций, дополнительные преференции и бонусы.