Печать на расходном кассовом ордере: нужна или нет

Расходный кассовый ордер (сокращенно – РКО) — документ для выдачи наличных из кассы организации. Банк России разрешает оформлять РКО без печати при соблюдении правил кассового учета. Инструкция подходит бухгалтерам, кассирам и ИП при работе с наличными расчетами.

Что такое расходный кассовый ордер

РКО представляет собой первичный документ бухгалтерского учета, подтверждающий выдачу наличных средств из кассы предприятия и одновременно фиксирующих основание для подобных действий. Его оформление является одним из ключевых требований кассовой дисциплины и выступает обязательным для всех организаций, работающих с наличными деньгами. ИП освобождены от этого, но нередко добровольно составляют РКО для учета и внутреннего контроля движения наличных денежных средств.

Для заполнения документа применяется бланк унифицированной формы КО-2. Чаще всего он составляется или с помощью специальной программы бухучета (например, 1С: Предприятие 8.3), или вручную в традиционном бумажном виде. Первый вариант используется на практике намного чаще, так как удобнее, быстрее и точнее. К тому же предусматривает автоматическое заполнение значительной части свободных полей, что дополнительно упрощает оформление расчетного кассового ордера.

Принято выделять несколько финансовых операций, предусматривающих необходимость составления РКО. К их числу относятся:

• выдача зарплаты или премии;
• выдача подотчетных средств и командировочных;
• возврат средств покупателю;
• оплата наличными товаров и услуг, поставляемых контрагентами;
• сдача наличной выручки в банк посредством инкассации.

Учет РКО ведется с помощью кассовой книги и/или реестра кассовых документов. Их присутствие первым делом проверяется налоговым инспектором в рамках любой проверки. Что объясняется повышенным вниманием фискальных органов к движению наличных денежных средств, контроль над которыми постоянно ужесточается и является одним из самых очевидных трендов российской государственной политики.

Нужна ли печать на РКО по правилам Банка России

Принятие Федерального закона от 06.04.2015 № 82-ФЗ с поправками в отдельные законодательные акты РФ сделало необязательным проставление печати на расходном кассовом ордере. Теперь это условие оформления документа стало добровольным. Для реализации на практике требуется закрепить его во внутренней документации организации или ИП.

Вместо печати в качестве обязательных реквизитов РКО используются подписи уполномоченных и ответственных лиц. Причем сразу четырех: руководителя, главного бухгалтера, кассира (его функции нередко возлагаются на главбуха) и получателя наличных денег.

Аналогичные требования к правильности оформления расходного кассового ордера подтверждены Указаниями ЦБ РФ № 3210-У. Важно отметить, что требование о наличии печати по-прежнему действует в отношении ПКО (то есть приходного кассового ордера).

В каких случаях печать все же используют

Как было отмечено ранее, печать с 2015 года не является обязательным реквизитом РКО. Что вовсе не делает ее присутствие на документе нарушением и тем более не означает невозможности использования при оформлении расходного кассового ордера. Единственным условием для этого становится закрепление в правилах внутреннего распорядка по предприятию или даже ИП.

Обычно целью подобных действий становится усиление контроля над движением наличных денег со стороны руководства. В том числе и прежде всего – для повышения эффективности использования оборотных средств в интересах бизнеса.

Как заполнить расходный кассовый ордер

Заполнение РКО происходит или на бумажном бланке, или в бухгалтерской программе с последующей распечаткой. В обоих случаях общая схема оформления документа остается примерно одинаковой и предусматривает проставление в расходном кассовом ордере (кассиром вручную или учетной системой автоматически) следующих реквизитов и данных (сверху вниз по бланку):

• наименование юрлица;
• код организации по ОКПО;
• номер и дата составления;
• номер корреспондирующего счета для формирования проводки;
• ФИО получателя денег (в дательном падеже);
• основание для выдачи наличных средств (например, выдача ЗП);
• перечень подтверждающих документов (счет, договор, заявление, накладная и другие);
• сумма наличных к выдаче (цифрами и прописью);
• собственная подпись с расшифровкой.

Далее документ должен подписать (с расшифровкой) получатель денежных средств, руководитель и главный бухгалтер (два последних на практике часто подписывают документы позднее). После отчета наличных запись об оформлении РКО проставляется в журнале регистрации и кассовой книге.

Какие реквизиты обязательны в РКО

Все перечисленные выше реквизиты и сведения являются обязательными для расходного кассового ордера. Отсутствие любого становится нарушением кассовой дисциплины и оборачивается штрафными санкциями со стороны контролирующих органов.

Статья 120 НК РФ наказывает за грубые ошибки при оформлении первичных бухгалтерских документов штрафом на сумму 10 тыс. рублей (в рамках одного налогового периода) или 30 тыс. рублей (для нескольких). Статья 15.1 КоАП предусматривает штраф за нарушение кассовой дисциплины в размере 4-5 тыс. рублей (на должностное лицо) и 40-50 тыс. рублей (на организацию).

Лучшие предложения по РКО для бизнеса

Как оформить выдачу денег сотруднику под отчет

Порядок оформления РКО для выдачи наличных денег из кассы работнику под отчет не отличается от обычного. Первым и главным требованием становится документальное обоснование подобных действий, в качестве которого могут быть использованы:

• приказ руководителя по предприятию;
• заявление работника с одобряющей визой руководителя или другого уполномоченного сотрудника;
• положение о расчетах внутри предприятия с подотчетными лицами.

После составления РКО кассир проверяет личность получателя денежных средств и передает ордер на подпись. Далее остается отсчитать нужное количество купюр и выдать наличные.

После расходования полученных денег за них нужно отчитаться (и вернуть в кассу оставшиеся). Срок отчета определяется внутренним распорядком предприятия (если он нигде не указан, считается, что средства выдаются на 1 день). По истечении отведенного времени в бухгалтерию предоставляется авансовый отчет вместе с подтверждающей документацией. Его отсутствие становится нарушением и кассовой, и трудовой дисциплины. Первое наказывается контролирующими органами в соответствии с КоАП РФ, второе – руководством по внутренним правилам.

Типовые ошибки при оформлении РКО

Несмотря на широкое распространение РКО, далеко не всегда оформление документа осуществляется в точном соответствии с действующими требованиями. Можно выделить несколько наиболее частых ошибок при заполнении расчетного кассового ордера, к числу которых относятся такие:

1. Отсутствие номера или даты составления документа.
2. Неподписанный РКО (то есть отсутствует одна или несколько из четырех обязательных подписей).
3. Неразборчивость расшифровок подписей.
4. Противоречие в данных внутри документа (например, несоответствие суммы цифрами и прописью).
5. Пропуск обязательных реквизитов.
6. Отсутствие или неправильное указание приложений (то есть подтверждающих обоснованность выдачи наличных документов).
7. Внесение исправлений или помарки при заполнении вручную.
8. Несоответствие даты РКО дню выдачи наличных денег.
9. При расчетах с контрагентами – отсутствие НДС.
10. Нарушение срока хранения кассовой документации, составляющего 5 лет.

Когда расходный кассовый ордер оформлять не нужно

Обязанность оформлять РКО возлагается на все юридические лица, работа которых предусматривает выдачу наличных денежных средств. Если подобная операция не выполняется, то есть все расчеты осуществляются исключительно безналичным способом, заполнять расходные кассовые ордера не требуется.

ИП самостоятельно определяют необходимость оформления РКО, то есть могут делать это добровольно. Например, для усиления контроля над движением наличных денежных средств.

Какой кассовый документ выбрать: таблица сценариев

Как подготовиться к проверке кассовых документов

1. Внимательное изучение профильных законодательных и нормативных актов (Указания ЦБ РФ № 3210-У, № 54-ФЗ и № 402-ФЗ).
2. При необходимости (то есть при отсутствии собственных компетенций) – консультация с налоговым или финансовым консультантом.
3. Внутренний аудит контрольно-кассовой техники (включая фискальные накопители).
4. Проверка комплектности и правильности внутренних документов предприятия, касающихся учета движения наличных денежных средств (приказ об установлении лимита наличных в кассе, положение о выдаче подотчетных средств и т.д.)
5. Проверка комплектности и правильности оформления кассовой документации (РКО, ПКО, кассовая книга, журнал регистрации кассовых документов – перечень зависит от статуса хозяйствующего субъекта).
6. Подготовка документации для предоставления проверяющему (обычно речь идет о документах за 5 лет при отсутствии проверок или с момента последней из них).
7. При необходимости – проведение обучение персонала (прежде всего – кассиров и других работников бухгалтерии, а также лиц, активно работающих с наличными деньгами).

FAQ

Нужно ли ставить печать на расходный кассовый ордер?

Банк России не относит печать к обязательным реквизитам РКО. Документ действует при наличии обязательных подписей.

Кто подписывает расходный кассовый ордер?

РКО подписывают руководитель, главный бухгалтер или уполномоченные сотрудники. Получатель денег ставит подпись отдельно.

Можно ли оформить РКО без главного бухгалтера?

Да, если обязанности переданы приказом другому сотруднику. Это правило фиксируют внутренними документами.

Что будет за ошибки в кассовых документах?

Ошибки могут привести к претензиям ФНС и штрафам за нарушение кассовой дисциплины.

Чем отличается РКО от приходного кассового ордера?

РКО используют для выдачи наличных, а приходный ордер — для приема денег в кассу.

Как оформить выдачу денег под отчет?

Для выдачи наличных оформляют РКО с указанием суммы, основания и данных подотчетного лица.

Расходный кассовый ордер подтверждает выдачу наличных и помогает соблюдать кассовую дисциплину. Для выбора банковских сервисов и расчетно-кассового обслуживания сравните условия на sravni.ru.