ПКО и РКО: правила оформления кассовых ордеров

ПКО и РКО — кассовые документы для учета наличных операций бизнеса. Банк России регулирует кассовые операции по Указанию №3210-У. Кассовые ордера нужны компаниям, особенно при расчетах наличными. В статье рассказали, в каких ситуациях оформляются РКО и ПКО, как сделать это правильно и какие санкции наступят, если не вести кассовую дисциплину.

Что такое ПКО и РКО

ПКО и РКО, то есть приходный и расходный кассовый ордер — это первичная документация, которая используется для учета кассовых операций. Приходный кассовый ордер заполняется, если в кассу вносятся наличные средства, расходный кассовый ордер — если средства из кассы наоборот выдаются.

У ПКО и РКО есть унифицированные формы, утвержденные Госкомстатом:

• Приходный кассовый ордер, Унифицированная форма № КО-1.
• Расходный кассовый ордер, Унифицированная форма № КО-2.

В первую очередь вести ПКО и РКО необходимо юридическим лицам, так как в их

обязанности входит ведение кассовой дисциплины. При ее нарушении ФНС может наложить штраф, а также провести проверку и доначислить налог в случае, если в учете будут выявлены нарушения и неточности. ИП вправе не оформлять ПКО и РКО в случаях, предусмотренных Указанием Банка России № 3210-У.

ПКО и РКО выписываются в единственном экземпляре. Они хранятся пять лет. Срок отсчитывается с первого числа следующего года. Если в процессе хранения возникнет спор и судебное разбирательство, документ должен храниться до его конца, даже если пять лет к тому моменту уже истекут. И РКО, и ПКО могут быть оформлены не только в бумажном, но и электронном виде при наличии ЭЦП.

Чем приходный кассовый ордер отличается от расходного

ПКО, то есть приходный кассовый ордер, заполняется в случае, когда в кассу поступают наличные средства. РКО выписывается в обратной ситуации, когда кто-то берет деньги из кассы.

Когда оформляют ПКО

ПКО — это первичный документ, который оформляется в случае, когда в кассу поступают наличные средства. При помощи приходного ордера можно оформить:

• Поступление наличных средств от покупателей.
• Внесение наличных от учредителей.
• Возврат подотчетные денег от сотрудников.
• Получение наличных денежных средств с расчетного счета организации.

Ордер оформляется в один день с фактом пополнения кассы наличными средствами. Документ заполняется в единственном экземпляре и хранится в бухгалтерии. В ордере должны быть указаны реквизиты организации, сумма платежа, источник средств и подписи ответственных лиц.

Как заполнить ПКО: пошаговая инструкция

ПКО состоит из двух частей: ордера и квитанции, которая должна отрываться и выдаваться плательщику. Форма № КО-1 утверждена Госкомстатом №88:

В приходном кассовом ордере по форме № КО-1 необходимо заполнить следующие реквизиты:

• Организация. Указывается полное наименование компании и ее организационно-правовая форма (например, ООО, АО и др.).
• Номер документа. Проставляется порядковый номер ордера в соответствии с принятой системой нумерации. Как правило, отсчет начинается заново с 1 января каждого года.
• Структурное подразделение. Заполняется организациями, имеющими филиалы, представительства, магазины или иные обособленные подразделения.
• Дата составления. Указывается день поступления денежных средств в кассу. Эта дата должна совпадать с датой оформления приходного кассового ордера.
• Дебет и кредит. Вносятся соответствующие бухгалтерские счета, отражающие операцию по поступлению наличных денежных средств.
• Сумма. Размер поступивших средств сначала записывается прописью с заглавной буквы, при этом копейки указываются цифрами. Затем сумма дублируется в цифровом формате.
• В том числе. Отражается сумма и ставка НДС, если операция подлежит налогообложению. Если налог не начисляется, делается отметка «Без НДС».
• Приложение. Перечисляются документы, являющиеся основанием для поступления денежных средств, с указанием их наименований и реквизитов.
• Главный бухгалтер. Ставится подпись главного бухгалтера и ее расшифровка, если денежные средства были приняты данным должностным лицом.
• Получил кассир. Заполняется кассиром, который принял наличные средства. В поле проставляются подпись и ее расшифровка.

Данные, указанные в ордере, также повторяются в квитанции к нему. При использовании печати, организация должна поставить ее на бумажном экземпляре документа. Приходный кассовый ордер может быть оформлен как в электронном виде, так и на бумажном носителе, в том числе заполнен вручную.

Когда оформляют РКО

Расходный кассовый ордер — это первичный документ, который оформляется при выдаче наличных денежных средств из кассы организации или индивидуального предпринимателя. Денежные средства могут быть выданы работнику на хозяйственные расходы, водителю для оплаты топлива или на иные служебные нужды. Поскольку операции по поступлению и выдаче наличных относятся к кассовым операциям, их проведение должно сопровождаться надлежащим документальным оформлением.

Ордер может оформляться кассиром, однако должен быть подписан руководителем или лицом, имеющим соответствующие полномочия. Чаще всего это главный бухгалтер.

Как заполнить РКО: пошаговая инструкция

Итак, при выписке РКО кассиру необходимо:

• Перед выдачей наличных: убедиться, что личность получателя совпадает с документом. При необходимости запросить доверенность, если человек получает средства не на себя.
• При выдаче средств по ордеру: убедиться, что в РКО стоит подпись главбуха или руководителя, сверить указанную сумму с выдаваемой, сверить сумму, указанную прописью и цифрами, передать РКО получателю на подпись.
• После выдачи средств: поставить собственную подпись в РКО, приложить копию доверенности получателя при наличии.

Сам документ имеет утвержденную форму № КО-2:

В расходном кассовом ордере заполняются следующие реквизиты:

• Организация. Указывается организационно-правовая форма и полное наименование компании, например: ООО «Трейд».
• Код по ОКПО. Проставляется код, присвоенный организации органами статистики. Если код отсутствует, в поле ставится прочерк.
• Номер документа. Вносится порядковый номер расходного кассового ордера. Нумерация обычно начинается заново с начала календарного года.
• Дата составления. Должна соответствовать дате фактической выдачи денежных средств из кассы.
• Структурное подразделение. Заполняется при наличии у организации филиалов, отделений или торговых точек. Если подразделений нет, ставится прочерк.
• Корреспондирующий счет, субсчет. Указывается бухгалтерский счет по дебету, на который относится операция выдачи денежных средств. Индивидуальные предприниматели данную строку не заполняют.
• Код аналитического учета. Заполняется при ведении аналитического учета по соответствующим операциям.
• Кредит. Вписывается номер бухгалтерского счета, отражающего выдачу наличных из кассы. Как правило, используется счет 50.1 «Касса». Для ИП поле остается пустым.
• Сумма, руб., коп. Указывается сумма выдаваемых денежных средств цифрами.
• Код целевого назначения. Заполняется в случаях, когда используются средства целевого финансирования и в организации применяется система кодирования таких операций. В остальных случаях ставится прочерк.
• Выдать. Указываются фамилия, имя и отчество получателя денежных средств.
• Основание. Прописывается причина или документ, на основании которого производится выдача наличных.
• Сумма. Та же сумма указывается прописью. Первое слово пишется с заглавной буквы, копейки отражаются цифрами. Свободное место в строке перечеркивается.
• Приложение. Перечисляются документы, подтверждающие основание выдачи денежных средств, с указанием их реквизитов.
• Руководитель, главный бухгалтер. Проставляются подписи ответственных лиц и их расшифровки.
• Получил. Раздел заполняется получателем средств: сумма указывается прописью, копейки — цифрами, затем ставятся дата получения, подпись и ее расшифровка.
• Дата и подпись. Указываются реквизиты документа, удостоверяющего личность получателя: номер, дата выдачи и наименование органа, выдавшего документ.
• Выдал кассир. Кассир, выдавший денежные средства, ставит подпись и расшифровку подписи.

Лучшие предложения по РКО для бизнеса

Какие ошибки встречаются в кассовых ордерах

В кассовых ордерах можно столкнуться со следующими ошибками:

• Невероятно указан номер кассового ордера.
• Неправильная дата документа.
• Нет подписи кассира.
• Нет подписи руководителя или уполномоченного лица.
• Ошибка в указанной сумме.
• Не указано основание на получение или выдачу денег.
• Сумма цифрами не совпадает с суммой прописью.

И прочие неточности в данных. Если вы допустили ошибку в РКО или ПКО — в этом нет ничего страшного, если ошибка выявлена до проведения проверки. Важно помнить, что делать пометки и зачеркивать внутри документа нельзя. Потребуется выпустить новый документ без ошибок.

Когда кассовые ордера не подходят бизнесу

Кассовые ордера, т.е. ПКО или РКО, необходимы в случае, когда бизнес оформляет операцию с наличными денежными средствами. В других случаях использование ордеров может не подойти:

Какие штрафы действуют за ошибки в кассовых документах в 2026 году

Ведение РКО и ПКО — это обязанность юридических лиц и соблюдение кассовой дисциплины. Если компания будет игнорировать это, то в ответ на это могут последовать санкции: штрафы и дополнительные проверки от ФНС. Согласно ст. 15.1 КоАП РФ, штраф может составить:

• От 4000 до 5000 руб. для руководителя или главбуха.
• От 40 000 до 50 000 руб. для юридических лиц.

FAQ

Что такое ПКО простыми словами?

ПКО — это приходный кассовый ордер. Документ подтверждает поступление наличных в кассу компании. Его используют при оплате товара, возврате подотчетных средств и внесении денег учредителем.

Для чего нужен РКО?

РКО фиксирует выдачу денег из кассы. Документ оформляют при выплате зарплаты, выдаче денег под отчет и расчетах наличными с поставщиками.

Чем ПКО отличается от РКО?

ПКО подтверждает прием денег, а РКО — выдачу. Оба документа относятся к кассовым ордерам и регистрируются в кассовой книге КО-4.

Что будет, если ошибиться в кассовом ордере?

Ошибка в сумме, реквизитах или подписи может вызвать вопросы ФНС. При серьезных нарушениях бизнес получает штраф по КоАП РФ.

Кому нужны кассовые ордера?

ПКО и РКО используют организации и ИП, которые работают с наличными расчетами. Особенно это актуально для розницы, услуг и малого бизнеса. Для организация это обязательно, а для ИП — выбор.

Как оформить кассовый ордер?

Нужно заполнить форму, указать основание операции, сумму и подписи ответственных лиц. Электронные бухгалтерские сервисы помогают снизить риск ошибок.