Приходный кассовый ордер: форма КО-1, заполнение и когда оформлять

Приходный кассовый ордер (ПКО) — первичный документ, которым юрлицо фиксирует поступление наличных в кассу. За отсутствие ПКО или ошибки в нем ФНС штрафует на сумму до 50 000 рублей по ст. 15.1 КоАП РФ. Документ нужен любой организации при расчетах наличными — особенно если налоговая придет с проверкой. В статье рассмотрим конкретные случаи, когда нужно оформить ПКО, кем оформляется документ и как долго его нужно хранить.

Что такое ПКО и зачем он нужен

ПКО, или приходный кассовый ордер — это документ, который выписывается при поступлении наличных денег в кассу. С его помощью можно зафиксировать и отследить:

• Поступление наличных средств от покупателей.
• Внесение наличных от учредителей в качестве уставного капитала.
• Возврат подотчетных сумм сотрудниками.
• Сдачу выручки наличными средствами с расчетного счета.

ПКО является обязательным документом для ООО. Для ИП документ не является обязательным однако в некоторых случаях предприниматели имеют право не вести его (Указание Банка России № 3210-У).

Когда оформляют приходный кассовый ордер

При оформлении ПКО важно помнить о следующем:

• Ордер может быть оформлен только день в день с фактом получения наличных средств.
• ПКО заполняется в единственном экземпляре и хранится в бухгалтерии.
• В ордере обязательно должны быть указаны реквизиты организации, сумма платежа, источник средств и подписи ответственных лиц.

Также существует единая форма ПКО, которая утверждена постановлением Госкомстата №88.

К ордеру необходимо заполнить квитанцию. Она является отрывной частью, которую затем забирает плательщик в качестве доказательства внесения средств. В квитанции те же реквизиты, что и в ордере. На ней кассир должен поставить подпись и печать (при наличии).

Как заполнить форму КО-1: пошаговая инструкция

В форме № КО-1 потребуется заполнить следующие строки:

Скачать образец ПКО можно здесь.

Если при заполнении формы вы допустили ошибку, вносить изменения в уже заполненный документ нельзя. Необходимо аннулировать ошибочный вариант и сохранить его в архиве с пометкой “Испорчено”, а вместо него выписать новый и заполнить его уже без ошибки. ПКО должны храниться в архиве компании не менее пяти лет.

Лучшие предложения по РКО для бизнеса

Ошибки при оформлении ПКО и их последствия

ПКО — не очень сложный документ, в котором заполняется не так много полей, однако из-за неопытности или невнимательности можно допустить ошибку. Например, можно указать неправильную дату или не разобраться, где брать номер документа. Если вы совершили одну из таких ошибок, ничего страшного. Аннулируйте документ и поместите его в архив. Вместо него выпишите новый, но уже без ошибки.

Если не выписать ПКО, данное нарушение может быть квалифицировано налоговой как нарушение кассовой дисциплины. В таком случае могут быть применены следующие санкции:

• Штраф для юрлиц — до 50 тыс. руб. Руководитель компании или главбух может быть оштрафован на 4-5 тыс. руб., малое предприятие — на 20-25 тыс. руб. (ст. 15.1 КоАП РФ).
• Доначисление налогов и прочие финансовые санкции. Если не вести ПКО, как положено, можно совершить ошибку в уплате налогов. Если ФНС выявит нарушения, она может доначислить налог.

Если нарушение выявляется впервые, скорее всего, будет выписано предупреждение. Привлечь к ответственности можно в течение 60 календарных дней со дня неоприходования денег.

Когда ПКО не нужен: конкретные сценарии

ПКО — это первичный документ, который требуется для внутреннего оформления наличных денег в кассу. При этом, документ может не понадобиться в следующих случаях:

• Для индивидуальных предпринимателей. ИП освобождены от соблюдения кассовой дисциплины и имеют право не выписывать приходный ордер (Указание Банка № 3210-У).
• Для безналичных операций. Если средства оплачиваются дистанционно с расчетного счета или по квитанции через банк, то оформлять ПКО не нужно.
• При розничной продаже физическому лицу. При розничной торговле ПКО не выписывается при каждой продаже. В конце смены формируется один сводный приходный ордер на всю вырученную за розничную торговлю за день.

Таблица сценариев: когда и как использовать ПКО

Как хранить и учитывать ПКО

ПКО, как и другие кассовые документы, хранятся пять лет с года, в котором они были составлены. Если в ходе ведения бизнеса по какому-то приходу возникла спорная ситуация и началось судебное разбирательство, документ необходимо хранить до момента, пока суд не закончится.

Вся информация о поступлении наличных средств в кассу и номер ордера вносится в кассовую книгу по форме КО-4. Программы по бухучету формируют кассовую книгу ежедневно автоматически. В конце рабочего дня нужно распечатать два одинаковых листа и поставить на низ подпись. Один лист хранится у кассира, второй — в бухгалтерии. 

FAQ

Чем ПКО отличается от кассового чека?

Кассовый чек необходимо для подтверждения расчета через кассовый аппарат. ПКО необходимо оформить в случае, если вносятся средства в кассу организации.