Приходный кассовый ордер: что это, как заполнить и когда оформлять

Приходный кассовый ордер (ПКО) — первичный документ для учета наличных денег, поступивших в кассу организации. Все юридические лица обязаны оформлять ПКО при каждом приеме наличных: форма КО-1 утверждена Постановлением Госкомстата № 88 от 18.08.1998. ПКО нужен бухгалтерам и руководителям компаний, особенно при наличных расчетах с покупателями, подотчетными лицами и учредителями.

Что такое приходный кассовый ордер и зачем он нужен

Приходный кассовый ордер — это первичный документ, который необходимо выписать при поступлении наличных средств в кассу организации. Он свидетельствует о том, что предприятие получило средства, и они будут учтены в дальнейшем.

К главным функциям ПКО можно отнести:

• Поддержание кассовой дисциплины.
• Доказательство расчетов для ФНС.
• Подтверждение поступления средств.

Порядок оформления ПКО регулируется Указанием Банка России № 3210-У и унифицированной формой КО-1.

Кто обязан оформлять ПКО, а кто освобожден

Оформлять ПКО должны все организации, кто принимает в кассу наличные средства. ИП имеют право не оформлять ПКО, а также РКО, так как согласно законодательству не обязаны соблюдать кассовую дисциплину.

Если компания использует при наличном расчете кассовый аппарат, ордер оформляется только в конце смены сразу на всю наличную выручку. Покупателю после оплаты выдается чек.

Когда оформляется приходный кассовый ордер: полный перечень оснований

Приходный кассовый ордер оформляется при любом поступлении наличных денежных средств в кассу. Основные основания для его составления:

• Поступление выручки от продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг.
• Возврат неизрасходованных подотчетных сумм сотрудниками.
• Получение наличных денежных средств с расчетного счета организации.
• Внесение денежных средств учредителями или собственниками бизнеса.
• Возврат ранее выданных займов.
• Погашение задолженности покупателями, заказчиками и другими контрагентами.
• Получение арендных платежей наличными.
• Поступление штрафов, пеней и иных компенсационных выплат.
• Возврат ошибочно выданных или излишне перечисленных денежных средств.
• Иные случаи поступления наличных денег, подлежащие отражению в кассовом учете.

Каждое поступление должно быть подтверждено приходным кассовым ордером и отражено в кассовой книге в соответствии с установленными правилами ведения кассовых операций.

Как заполнить форму КО-1: пошаговая инструкция

Приходной кассовый ордер состоит из двух частей: ордера и квитанции.

Образец ПКО.

Ордер, то есть левая часть, остается у предприятия. Квитанция является отрывной частью и вручается лицу, которое передало наличные средства в кассу. В форме №КО-1 заполняются следующие графы:

• Организация. Вписывается название компании и ее правовую форму (ОАО, ООО и др).
• Номер документа. Указывается в хронологическом порядке. Нумерация ведется последовательно в пределах календарного года.
• Структурное подразделение. Актуально для компаний, имеющих филиалы, торговые точки и т.п.
• Дата. Необходимо указать дату внесения наличных в кассу, должна совпадать с датой выписки ПКО.
• Дебет и кредит. Необходимо проставить счета с бухгалтерского учета.
• Сумма. Сумма прихода указывается сначала прописью с большой буквы, копейки — цифрами. Далее сумма еще раз прописывается цифрами.
• В том числе. Указывается ставка НДС, если операция облагается этим налогом. Если нет, заполняется “Без НДС”.
• Приложение. Указываются наименования приложенных документов, реквизиты и их номера.
• Главный бухгалтер. Указывается подпись и расшифровка главбуха, если наличные были получены им.
• Получил кассир. Подпись с расшифровкой кассира, если средства получил он.

В квитанции данные дублируются. Если есть печать, в бумажном варианте необходимо ее проставить. Ордер может быть заполнен на бумаге от руки или в электронном виде.

Электронный ПКО: требования к подписи и квитанции

Электронный ПКО может оформляться в электронном виде, документ подписан квалифицированной электронной подписью. Для этого потребуется завести кассовую книгу по форме КО-4 и вносить электронные ордера в нее. Как правило, бухгалтерские программы формируют кассовую книгу автоматически ежедневно. В конце дня распечатываются и подписываются два экземпляра. Один вариант остается у кассира, а второй передается в бухгалтерию.

Для электронного ПКО квитанция может направляться вносителю наличных денег в электронном виде (например, по электронной почте по его просьбе). Дополнительная бумажная печать на электронном документе не требуется.

Лучшие предложения по РКО для бизнеса

Когда ПКО не нужен или не подходит

Приходный кассовый ордер не оформляется в случаях, когда денежные средства не поступают в кассу организации наличными. Документ не нужен при безналичных расчетах через банковский счет, переводах между счетами, оплате товаров и услуг банковскими картами с зачислением средств напрямую на расчетный счет, а также при операциях, не связанных с приемом наличных денег.

Кроме того, ПКО не подходит для оформления выдачи денежных средств из кассы — в таких случаях используется расходный кассовый ордер (РКО). Если поступление наличных оформляется в рамках специальных процедур, предусмотренных законодательством, могут применяться другие подтверждающие документы.

Таблица сценариев: кому и когда оформлять ПКО

Как хранить ПКО и сколько лет

ПКО, как и другие первичные кассовые документы, должны храниться в течение пяти лет после года, когда он был выписан. Если какой-то из ордеров стал причиной спорной ситуации, которая вылилась в судебное разбирательство, его необходимо хранить до тех пор, пока оно не прекратится и судебное решение не вступит в силу.

Штрафы за нарушения кассовой дисциплины

Компания может быть оштрафована, если не ведет ПКО. С точки зрения закона, это может быть расценено как нарушение кассовой дисциплины. В качестве санкций можно столкнуться с:

• Штрафами. Сумма штрафа может варьироваться от 4 тыс. руб. для руководителя или главбуха до 50 тыс. руб. для крупных организаций (ст. 15.1 КоАП РФ).
• Иными финансовыми санкциями. Например, ФНС может провести проверку и доначислить налоги в случае выявления нарушений.

Как правило, при первичном нарушении ФНС выписывает предупреждение. Также штраф не может быть начислен спустя 60 календарных дней со дня неоприходования денег.

FAQ

Сколько лет должны храниться приходные кассовые ордеры?

Приходные кассовые ордеры относятся к первичным бухгалтерским документам и должны храниться не менее 5 лет после окончания отчетного периода, если иные сроки не установлены законодательством. В отдельных случаях, связанных с налоговыми проверками, судебными разбирательствами или внутренними требованиями организации, срок хранения может быть увеличен.