Приходный кассовый ордер в 1С: как оформить ПКО в 1С Бухгалтерии 8.3

Приходный кассовый ордер (ПКО) — первичный документ, подтверждающий поступление наличных в кассу организации. В 1С Бухгалтерии 8.3 ПКО создаётся через раздел и подразделы «Банк и касса» — «Кассовые документы» — «Поступление» с автоматическим формированием проводки по счёту 50.01. Документ нужен всем организациям, принимающим наличные: от оплаты покупателя до получения денег с расчётного счёта.

Что такое приходный кассовый ордер и когда он нужен

ПКО или приходный кассовый ордер – документ, который заполняется для фиксации поступления наличных денег в кассу предприятия. Для его составления используется унифицированная форма КО-1. Оформление ПКО выступает обязательным требованием кассовой дисциплины для всех организаций, принимающих наличные средства.

Чаще всего приходный кассовый ордер заполняется и проводится с помощью самой распространенной на сегодня учетной программы 1С Бухгалтерия 8.3. Операция отличается простотой и удобством, требует минимума времени и усилий со стороны бухгалтера-кассира.

Как создать ПКО в 1С Бухгалтерии 8.3: пошаговая инструкция

Порядок оформления приходного кассового ордера в программе 1С: Бухгалтерия 8.3 выглядит следующим образом:

1. Запуск учетной системы.
2. Последовательный переход по пунктам меню: сначала «Банк и касса», затем – «Кассовые документы», после чего – «Поступления».
   
3. Выбор подходящего основания для приема наличных денежных средств из выпадающего контекстного меню (наиболее распространенные перечислены в следующем разделе статьи).
4. Указание сведений о финансовой операции (от кого получены деньги и сколько именно).
5. Проверка данных и реквизитов, которые заполняются автоматически (информация об организации, порядковый номер и дата ПКО, счет учета – 50.01).
6. Проверка проводки (формируется автоматически с учетом указанного основания для приема наличных денежных средств).
7. Распечатка ПКО.
8. Подписание документа ответственными лицами.
9. Передача отрывной квитанции плательщику наличных денег.

Виды операций в ПКО и проводки, которые они формируют

Учетная программа 1С: Бухгалтерия 8.3 предлагает 10 вариантов основания для приема наличных денежных средств и оформления ПКО. В указанную цифру входят:

1. Оплата от покупателя.
2. Возврат от поставщика.
3. Возврат от подотчетного лица.
4. Розничная выручка.
5. Получение наличных в банке.
6. Получение кредита в банке.
7. Получение займа от контрагента.
8. Возврат займа работником.
9. Возврат займа контрагентом.
10. Прочий приход (нетиповая операция, куда относятся все остальные основания для поступления наличных в кассу организации).

Как заполнить реквизиты печатной формы КО-1

Нередко оформление приходного кассового ордера происходит на бумажном бланке формы КО-1. В этом случае все необходимые данные и реквизиты требуется проставить вручную. Проблем с заполнением обычно не возникает – достаточно заполнить все пустые поля документа.

При возникновении затруднений всегда можно обратиться за помощью к программе 1С (например, при отсутствии знаний о проводке, которая должна быть сформирована после приема наличных). Альтернативный вариант – оставить некоторые поля пустыми и заполнить их при проведении ПКО через бухгалтерию (когда учетная система сформирует нужные проводки автоматически).

Когда ПКО в 1С не подойдёт или оформлен неверно

Далеко не всегда требуется оформлять ПКО и использовать для этого продукты от 1С. В следующих ситуациях приходный кассовый ордер не нужен или заполняется неверно:

1. ИП на упрощённом порядке учета. По п. 4.1 Указания ЦБ от 11.03.2014 № 3210-У индивидуальные предприниматели вправе не оформлять ПКО, РКО и кассовую книгу. Создание ПКО в 1С не даст юридически значимого документа, если ИП не принял решения вести кассу добровольно.
2. Организация использует ККТ и принимает выручку через чек. Один ПКО на всю дневную выручку по фискальным данным — допустим (п. 5.2 Указания ЦБ № 3210-У). Создание отдельного ПКО на каждый чек — избыточно и искажает кассовую книгу.
3. Ошибка в ПКО. Исправления в приходных кассовых ордерах запрещены. Документ с ошибкой уничтожают и создают новый с тем же номером и датой; корректор или замазку применять нельзя.
4. Неверный вид операции в 1С. Если выбран неправильный вид (например, «Прочий приход» вместо «Оплата от покупателя»), программа сформирует неправильную проводку: задолженность покупателя не закроется, и отчёт «Расчёты с контрагентами» покажет ложный долг.

Лучшие предложения по РКО для бизнеса

Как выбрать вид операции: таблица сценариев

Нумерация, хранение и кассовая книга: что делает 1С автоматически

Функционал учетных программ от 1С в линейке Бухгалтерия (включая актуальную версию 8.3) значительно облегчает работу бухгалтера. Прежде всего – за счет автоматизации большей части трудоемких операций. Применительно к оформлению и проведению ПКО, учетная система автоматически выполняет следующие действия:

1. Нумерация и датирование приходных и расходных кассовых ордеров. Настройка опции позволяет начать с любого номера, установить его формат и осуществить другие подобные операции.
2. Нумерация листов кассовой книги с заполнением сведений о составленных ПКО и РКО. Опция также легко и быстро настраивается с учетом потребностей конкретного бухгалтера или предприятия в целом.
3. Формирование и хранение кассовой книги в стандартном формате (с обложкой/титулом и последним листом, с выводом оснований для составления ПКО/РКО и другими дополнительными опциями).
4. Резервное копирование базы данных 1С на регулярной основе. Периодичность создания копии устанавливается пользователем. После чего операция выполняется автоматически.
5. Хранение первичной кассовой документации в виде скан-образов. Опция присутствует не во всех версиях 1С: Бухгалтерии. Поэтому ее наличие нужно уточнять у администратора продукта.

Частые вопросы (FAQ)

Что такое ПКО и зачем он нужен?

Приходный кассовый ордер (ПКО) — первичный бухгалтерский документ, подтверждающий поступление наличных в кассу организации. Форма КО-1 (ОКУД 0310001) утверждена Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88 и обязательна для всех юридических лиц, принимающих наличные. ПКО служит основанием для записи в кассовую книгу.

Где в 1С Бухгалтерии 8.3 создать приходный кассовый ордер?

Раздел «Банк и касса» — «Кассовые документы» — кнопка «Поступление». Номер ПКО программа присвоит автоматически при проведении документа. Счёт учёта 50.01 «Касса организации» также подставляется автоматически.

Какой вид операции выбрать, если покупатель платит наличными?

Выбирайте «Оплата от покупателя» — программа сформирует проводку Дт 50.01 – Кт 62.01 или 62.02 в зависимости от того, аванс это или постоплата. В табличной части укажите договор и статью движения денежных средств. Без договора задолженность покупателя не закроется.

Можно ли исправить ошибку в распечатанном ПКО?

Нет: исправления в приходных кассовых ордерах запрещены. Документ с ошибкой уничтожают, затем создают новый — с тем же номером и датой. Корректор и замазку применять нельзя.

Чем ПКО отличается от РКО?

Приходный кассовый ордер (ПКО) фиксирует поступление денег в кассу; расходный кассовый ордер (РКО) — выдачу денег из кассы. Оба документа входят в кассовую книгу и вместе образуют полный учёт движения наличных. В 1С 8.3 оба документа находятся в одном разделе «Кассовые документы».

Должен ли ИП оформлять ПКО в 1С?

По п. 4.1 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У индивидуальные предприниматели вправе не оформлять кассовые документы — ПКО, РКО и кассовую книгу. Если ИП принял решение вести кассу добровольно, ПКО в 1С создаётся в том же порядке, что и для организации. Санкций за отсутствие ПКО у ИП не предусмотрено.

Как 1С формирует кассовую книгу на основе ПКО?

Кассовая книга в 1С 8.3 — это отчёт, который формируется автоматически по всем проведённым ПКО и РКО за день. Кассир распечатывает листы кассовой книги, нумерует их и минимум раз в год сшивает. Если обороты по документам и проводкам за день не совпадают, программа выдаёт предупреждение — это сигнал проверить, все ли ПКО проведены.

ПКО — документ, без которого кассовая дисциплина считается нарушенной. Форма КО-1 обязательна для всех организаций, принимающих наличные — по данным Постановления Госкомстата № 88. Если вы выбираете программу для ведения бухгалтерского учёта, сравните условия подключения к 1С и другим решениям на sravni.ru.