Подбор кредитной карты
Кредитные карты
Дебетовые карты
Кредитные карты с бесплатным обслуживанием
Виртуальные кредитные карты
Кредитные карты с моментальным решением
Регистрация бизнеса
Расчетно-кассовое обслуживание
Кредиты для бизнеса
Банковские гарантии
Лизинг
Эквайринг
ВЭД
Расходный кассовый ордер: как оформить форму КО-2
Расходный кассовый ордер (РКО) — первичный документ, которым организация фиксирует выдачу наличных из кассы. За отсутствие или неверное оформление РКО ФНС может отштрафовать на 10 000 руб. за один налоговый период и на 30 000 руб. — за нарушения в нескольких периодах (ст. 120 НК РФ). В статье рассмотрим, кто обязан оформлять РКО, как сделать это правильно и как долго необходимо хранить документ.
Что такое расходный кассовый ордер и зачем он нужен
Расходный кассовый ордер — это документ, который оформляется в случае, если компания или ИП выдает наличные средства из кассы. Средства могут выдаваться сотруднику, например на хозяйственные нужды, или водителю на оплату топлива и т.д. Все операции, связанные с приемом и выдачей наличных денег, относятся к кассовым операциям и требуют соответствующего оформления.
Порядок оформления кассового ордера был утвержден Банком России. Требования распространяются на все компании, кроме банков (Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У).
Кто обязан оформлять РКО, а кто — нет
Правила для ООО более строгие: они должны вести кассовую книгу и заполнять расходные и приходные кассовые ордеры, независимо от типа налогообложения. ИП имеет право проводить кассовые операции в упрощенном порядке, что значит:
- Можно не устанавливать лимит остатка наличных.
- Допускается не оформлять кассовые документы, в т. ч. кассовый ордера.
- Разрешается не вести кассовую книгу.
В случае с ИП соблюдение кассовой дисциплины может быть правом и зависит от налоговой системы. Например, если ИП работает по системе УСН “Доходы”, то предприниматель должен вести книгу учета доходов.
Кто выдает расходный кассовый ордер
Расходный кассовый ордер должен быть подписан руководителем или лицом, которое имеет соответствующие полномочия. Например, эти функции может исполнять главбух. Кассир, в свою очередь, проводит кассовые операции и оформляет кассовые документы. Порядок действий кассира при работе с РКО состоит из следующих этапов:
|
Этап |
Порядок действий кассира |
|
Перед выдачей наличных |
Необходимо: - Убедиться, что личность получателя совпадает с документом. - Попросить доверенность, если человек получает средства не на себя. Средства можно передавать только тому, кто указан в РКО, т.е. штатному сотруднику или представителю контрагента, если у него есть соответствующая доверенность. |
|
При выдаче средств по ордеру |
- Убедитесь, что в РКО есть подпись главного бухгалтера или руководителя. Сверьте подпись, сумму средств в РКО, прописанные цифрой и буквами, наличие подтверждающих документов, которые указаны в кассовом ордере. - Передайте РКО получателю средств на подпись. |
|
После выдачи наличных денег |
- Поставьте подпись в РКО. - Приложите копию доверенности получателя денег при необходимости. |
Как заполнить форму КО-2: пошаговая инструкция
РКО необходимо заполнять всегда, когда деньги выдаются наличными (кроме выплаты заработной платы). Документ выписывается в одном экземпляре. Расходный кассовый ордер может содержать только заполненный бланк № КО-2. При этом РКО может быть оформлен в двух вариантах:
- Бумажном. Может быть распечатан и заполнен руками или напечатан на компьютере, а после — распечатан. Вносить исправления в такой вариант запрещено. Если уже после выписки была обнаружена ошибка, его нужно выписать заново.
- Электронном. Такой документ заполняется на компьютере, после чего подписывается электронной подписью. Вносить изменения в заполненный электронный РКО можно до того, как он будет подписан ЭЦП.
При заполнении ордера необходимо заполнить следующие строки:
|
Название строки в документе |
Что указать |
|
Организация |
Организационно-правовая форма и наименование компании, например, ООО “Сфера”. |
|
Код по ОКПО |
Код присваивается Росстатом при выдаче регистрационных документов. Если кода нет, ставится прочерк. |
|
Структурное подразделение |
Заполняется, если у организации есть несколько подразделений. Например, “центральный офис”. Если других подразделений нет, ставится прочерк. |
|
Номер документа |
Указывается порядковый номер ордера. Нумерация в течение года является непрерывной и начинается заново с 1 января следующего года. |
|
Дата составления |
Вписывается дата выдачи денег из кассы. Ордер должен оформляться строго в день выдачи денег из кассы. |
|
Корсчет, субсчет |
Указывается номер бухгалтерского счета, по дебету которого ориентируется выдача средств из кассы. ИП ставят прочерк, так как не ведут бухучет. |
|
Код аналитического учета |
Заполняется, если есть такой код. |
|
Кредит |
Указывается номер бухгалтерского счета, по которому отражается выдача денег из кассы, чаще всего 50.1, “Касса”. ИП не заполняют графу. |
|
Сумма, руб., коп. |
Сумма, выданная из кассы, цифрами. |
|
Код целевого назначения |
Заполняется, если в кассу поступили средства целевого финансирования, и компания использует систему их кодирования. В иных случаях — прочерк. |
|
Выдать |
ФИО человека, которому выдаются наличные, в дательном падеже. |
|
Основание |
Указывается основание для выдачи денег. |
|
Сумма |
Сумма прописью, рубли с заглавной буквы, копейки цифрами. Незаполненное поле заполняется прочерком. |
|
Приложение |
Прописать приложенные документы, являющиеся основанием для выдачи средств. |
|
Руководитель, главбух |
Данные лиц, подпись и расшифровка. |
|
Получил |
Поле заполняется человеком, который получил средства: сумма прописью с заглавной буквы, копейки цифрами, подпись и дата получения. |
|
Дата и подпись |
Кассир прописывает наименование, номер, дату, место выдачи документа, по которому были выданы средства. |
|
Выдал кассир |
Подпись с расшифровкой кассира, выдавшего деньги по РКО |
Какие документы прикладывают к РКО
К РКО могут быть приложены первичные документы, которые могут подтверждать основание выдачи денег наличными, например:
|
Цель выплаты |
Документ |
|
Подотчетные средства |
Письменное заявление сотрудника или приказ руководства. Могут прикладываться чеки, квитанции, авансовый отчет, если закрывается долг. |
|
Командировочные |
Служебная записка, проездные документы, отчет о командировке, чеки из гостиниц. |
|
Зарплата |
Расчетно-платежная или платежная ведомость. |
|
Оплата поставщику |
Договор, накладная, акт выполненных работ, счет на оплату. |
|
Сдача выручки в банк |
Объявление на взнос наличными, квитанция к сумке инкассатора. |
Лучшие предложения по РКО для бизнеса
| Банк | Переводы юр. лицам | Снятие наличных | Стоимость тарифа |
|---|---|---|---|
| Точка банк | 0 ₽/мес. | Каждые 10 000 ₽ - комиссия 350 ₽ | от 0 ₽/мес. |
| Банк Уралсиб (Промо лайт) | 0 ₽/шт | от 1.2% | от 0 ₽/мес. |
| ВТБ (На старте) | 5 бесплатно | от 3% | от 490 ₽/мес. |
| Банк ПСБ (ПСБ Старт) | 3 бесплатно | 99 ₽/шт | от 0 ₽/мес. |
| Ozon Банк (Начальный) | 3 бесплатно | 49 ₽/шт | от 0 ₽/мес. |
| Альфа-Банк (Ноль за обслуживание) | 3 бесплатно | 149 ₽/шт | от 0 ₽/mес. |
| Т-Банк (Простой) | 49 ₽/шт | 148 ₽/шт | от 490 ₽/мес. |
Когда РКО не подойдет: ограничения и запреты
РКО подойдет практически любому бизнесу. Исключение — совсем маленький бизнес, при условии, что при работе с наличными сумма одного договора не превышает 100 тыс. руб. В остальных случаях без РКО будет невозможно выиграть тендер, участвовать в госзакупках и пр.
Какой вариант выдачи наличных выбрать: таблица сценариев
|
Ситуация читателя |
Рекомендация |
Комментарий |
|
ООО выдает зарплату одному сотруднику наличными |
Оформить РКО на каждого |
Платежная ведомость нужна при выплате нескольким; одному — только РКО |
|
ИП выдает деньги сам себе |
РКО не оформлять |
Указание ЦБ РФ № 3210-У освобождает ИП от этой обязанности |
|
Организация выдает подотчетные суммы |
Оформить РКО + заявление или приказ |
Заявление прикладывают к ордеру; подпись руководителя на нем заменяет его подпись на РКО |
|
Сумма наличного расчета с контрагентом 120 000 руб. |
Перевести оплату в безнал |
Лимит наличных расчетов — 100 000 руб. по одному договору (Указание ЦБ № 5348-У) |
|
Кассир сдает выручку в банк через инкассатора |
Оформить РКО с заполненной строкой «Выдать» |
В строке указывают наименование инкассаторской организации |
|
Организация выплачивает зарплату нескольким сотрудникам по ведомости |
Один РКО на итоговую сумму ведомости |
РКО оформляется в конце срока действия ведомости, не на каждую выплату |
Ошибки при оформлении и их последствия
Чаще всего при заполнении РКО, особенно начинающими предпринимателями, могут допускаться следующие ошибки:
|
Ошибка |
Решение |
|
Исправления в документе |
Вносить исправления и помарки в РКО недопустимо. Если вы обнаружили в ордере некорректные данные, то необходимо выпустить документ заново. |
|
Отсутствие реквизитов |
Важно, чтобы в РКО имелись реквизиты, которые были бы корректно заполнены: номер документа, дата, сумма цифрами и прописью, код операции. |
|
Сведения о получателе |
Внимательно проверьте, чтобы ФИО, паспортные и прочие данные получателя были заполнены корректно. |
|
Отсутствие оснований |
Важно, чтобы обоснование было прописано полностью. |
|
Подписи |
Убедитесь, что документ содержит подписи руководителя или другого уполномоченного лица. |
При выявлении ошибок в РКО документ будет считаться недействительным. Это может привести к штрафам от налоговой, признанию кассовой операции недействительной, а также лишит возможности отстаивать споры касательно этой операции в суде.
FAQ
Что такое расходный кассовый ордер и зачем он нужен?
Расходный кассовый ордер (РКО) — первичный учетный документ, которым организация фиксирует выдачу наличных из кассы. Без него ФНС вправе не признать выданные деньги расходами и оштрафовать по ст. 120 НК РФ. Форма документа — КО-2, утверждена Постановлением Госкомстата № 88.
Сколько стоит штраф за отсутствие или неверный РКО?
По ст. 120 НК РФ штраф составляет 10 000 руб. за нарушения в одном налоговом периоде и 30 000 руб. — если нарушения выявлены в нескольких периодах. Кроме того, ФНС может не принять соответствующие суммы в расходы.
Чем расходный кассовый ордер отличается от приходного?
РКО (форма КО-2) оформляют при выдаче наличных из кассы. Приходный кассовый ордер (ПКО, форма КО-1) — при поступлении денег. Оба регистрируются в журнале учета кассовых документов (форма КО-3).
Что делать, если в РКО допущена ошибка?
Указание ЦБ РФ запрещает вносить исправления в кассовые документы. Испорченный бланк уничтожается и оформляют новый. Это правило касается как бумажных, так и электронных форм.
Кому не нужно оформлять расходный кассовый ордер?
ИП вправе не оформлять РКО согласно Указанию ЦБ РФ № 3210-У. Для них это добровольное решение, а не требование закона. Все организации (ООО, АО и другие) обязаны составлять РКО при каждой выдаче наличных из кассы.
Как правильно оформить выдачу наличных контрагенту по доверенности?
В строке «Выдать» бухгалтер указывает ФИО фактического получателя. Доверенность прикладывают к РКО и ее реквизиты вносят в строку «Приложение». Лимит по одному договору между организациями и ИП — 100 000 руб. по Указанию ЦБ РФ № 5348-У.