Расходный кассовый ордер: образец заполнения формы КО-2

Расходный кассовый ордер — документ для выдачи наличных из кассы компании. Банк России утвердил применение формы КО-2 для кассовых операций по Указанию № 3210-У. РКО нужен бухгалтерам и кассирам, особенно при выдаче денег под отчет и зарплаты. Ниже рассмотрели правила оформления РКО, какие существуют ошибки в заполнении и к каким штрафам они могут привести.

Что такое расходный кассовый ордер и когда его оформляют

Расходный кассовый ордер (РКО) — это первичный кассовый документ, который оформляется при выдаче наличных денежных средств из кассы организации. Как правило, средства могут выдаваться на нужды бизнеса. Например, уборщику поручают приобрести средства для уборки или бухгалтера просят приобрести бумагу для принтера. Приведенные выше примеры также являются кассовыми операциями и должны быть оформлены соответствующим образом. 

Порядок оформления РКО регулируется Банком РФ (Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У). Унифицированная форма утверждена постановлением Госкомстата РФ № 88:

Кто выдает расходный кассовый ордер

Расходный кассовый ордер оформляется и выдается организацией при выдаче наличных денежных средств из кассы. Подготовкой документа обычно занимается бухгалтер или иной уполномоченный сотрудник, ответственный за ведение кассовых операций. Оформленный расходный кассовый ордер подписывается уполномоченными лицами, а получатель денежных средств подтверждает их получение своей подписью.

Кто обязан использовать форму КО-2

Вести РКО в первую очередь должны юридические лица. Компании должны вести кассовую книгу, заполнять расходные и приходные кассовые ордеры. В случае с юрлицами, это не зависит от типа налогообложения. ИП по закону не обязаны соблюдать кассовую дисциплину и могут проводить кассовые операции в упрощенном порядке.

Как заполнить расходный кассовый ордер по строкам

РКО должно заполняться всегда, когда выдаются наличные средства из кассы. Сам документ можно заполняться в двух вариантах:

• Бумажном. Бланк РКО распечатывается и заполняется от руки. Или заполняется в электронном виде, далее печатается и подписывается.
• Электронном. Документ заполняется полностью в электронном виде и заверяется ЭЦП.

Заполняются следующие строки:

• Организация. В строке указывается организационно-правовая форма, а также наименование компании, например ООО “Трейд”.
• Код по ОКПО. Код ОКПО может быть присвоен компании Росстатом при выдаче регистрационных документов. Кода может не быть, в таком варианте ставится прочерк.
• Структурное подразделение. Заполняется в случае, еслиу компании есть несколько офисов или торговых точек. Если ничего подобного нет, в строке ставится прочерк.
• Номер документа. Указывается порядковый номер. Нумерация РКО начинается заново с первого рабочего дня нового календарного года.
• Дата составления. Дата выдачи денег из кассы и составления ордера должны совпадать.
• Корсчет, субсчет. Указывается номер бухгалтерского счета, по дебету которого ориентируется выдача средств из кассы. ИП ставят прочерк, так как не ведут бухучет.
• Код аналитического учета. Заполняется, если есть.
• Кредит. Указывается номер бухгалтерского счета, который отражает выдачу денег из кассы. Чаще всего указывается 50.1, “Касса”. ИП не заполняют графу.
• Сумма, руб., коп. Выданная сумма цифрами.
• Код целевого назначения. Заполняется при выдаче денежных средств, относящихся к целевому финансированию, если в организации применяется система кодирования таких операций.
• Выдать. ФИО того, кому выдаются наличные средства.
• Основание. Вписывается основание, по которому были выданы средства.
• Сумма. Выданная сумма денег прописью. Первое слово с большой буквы, копейки указываются цифрами. Если остается пустое место, необходимо заполнить его прочерком.
• Приложение. Перечисляются приложенные документы, номера, реквизиты.
• Руководитель, главбух. Указываются подписи руководителя и главного бухгалтера с расшифровкой.
• Получил. Поле, которое заполняет получатель средств: сумма прописью, копейки цифрами, подпись, расшифровка, дата получения.
• Дата и подпись. Номер, дата, место выдачи документа, на основании которого были выданы средства.
• Выдал кассир. Подпись с расшифровкой кассира, кто выдал средства по РКО.

Образец заполнения РКО на выдачу денег под отчет

Как оформить РКО при выдаче зарплаты наличными

Если зарплата выдается одному сотруднику, оформляется отдельный расходный кассовый ордер по форме КО-2. В строке «Основание» указывают выплату заработной платы за соответствующий период, а в качестве подтверждающего документа можно сослаться на расчетную ведомость или приказ.

Если заработная плата выплачивается нескольким сотрудникам, обычно используется платежная или расчетно-платежная ведомость. В этом случае отдельный РКО на каждого работника не оформляется. После завершения срока выплаты зарплаты кассир подсчитывает фактически выданную сумму и оформляет один расходный кассовый ордер на общую сумму по ведомости.

Перед выдачей денег кассир должен проверить наличие подписей ответственных лиц на ведомости или ордере, а также удостовериться в личности получателя. Работник расписывается в ведомости или РКО, подтверждая получение денежных средств.

После завершения выплаты кассир подписывает кассовые документы и отражает операцию в кассовой книге. Расходный кассовый ордер вместе с ведомостью хранится в составе бухгалтерских документов в течение установленного законодательством срока.

Какие ошибки в РКО приводят к штрафам

Ошибки в расходном кассовом ордере могут стать основанием для претензий со стороны контролирующих органов и, в отдельных случаях, привести к административным штрафам. Наиболее распространенными нарушениями считаются:

• Отсутствие обязательных реквизитов документа.
• Неверное указание суммы платежа или данных получателя.
• Отсутствие подписей ответственных лиц или получателя денежных средств.
• Выдача денег без подтверждающих документов и законных оснований.
• Исправления, не оформленные в установленном порядке.
• Несоответствие данных РКО сведениям кассовой книги и бухгалтерского учета.
• Нарушение порядка выдачи денежных средств под отчет.
• Превышение допустимых лимитов наличных расчетов с контрагентами.
• Несвоевременное отражение операции в кассовом учете.
• Оформление документа задним числом или на несуществующую операцию.

Чтобы избежать штрафов и споров с проверяющими органами, важно своевременно и корректно оформлять РКО, а также хранить все документы, подтверждающие законность выдачи денежных средств.

Лучшие предложения по РКО для бизнеса

Когда РКО не подходит или не нужен

Расходный кассовый ордер не применяется в случаях, когда выдача денежных средств из кассы фактически не производится. Документ не нужен при безналичных платежах с расчетного счета, переводах через интернет-банк, перечислении заработной платы на банковские карты сотрудников, оплате поставщикам по безналичному расчету и других операциях, не связанных с выдачей наличных.

Кроме того, РКО не подходит для оформления поступления денежных средств в кассу — для таких операций используется приходный кассовый ордер (ПКО). Если операция подтверждается специальными документами, предусмотренными законодательством или внутренними регламентами организации, оформление РКО также может не требоваться.

Сколько хранить расходный кассовый ордер

Расходные кассовые ордера относятся к первичным учетным документам и должны храниться в организации не менее 5 лет после окончания отчетного года, в котором они были оформлены. В течение этого срока документы могут быть затребованы налоговыми органами, аудиторами или другими контролирующими инстанциями для подтверждения законности кассовых операций. Если РКО связан с трудовыми спорами, судебными разбирательствами или иными обстоятельствами, требующими документального подтверждения, срок хранения может быть продлен в соответствии с требованиями законодательства.

FAQ

Что такое расходный кассовый ордер?

Расходный кассовый ордер — первичный документ для выдачи наличных из кассы. Форма КО-2 утверждена Госкомстатом РФ и используется для кассовых операций.

Обязан ли ИП оформлять РКО?

Индивидуальные предприниматели вправе не оформлять РКО и ПКО, если ведут учет доходов или доходов и расходов в соответствии с налоговым законодательством (п. 4.1 Указания Банка России № 3210-У).

Какой штраф будет за отсутствие РКО?

По КоАП РФ штраф за нарушение кассовой дисциплины для компаний может достигать 50 000 рублей. Размер зависит от вида нарушения и статуса бизнеса.

Чем отличается приходный ордер от расходного?

Приходный кассовый ордер используют для приема наличных, а расходный — для выдачи денег из кассы. Документы отражают разные кассовые операции.

Сколько хранить расходный кассовый ордер?

РКО хранят не менее 5 лет после отчетного года. Такой срок используют для первичных документов бухгалтерского учета.

Можно ли оформить электронный РКО?

Электронный РКО допускается при использовании электронной подписи. Порядок оформления определяет Банк России.

Как оформить выдачу денег под отчет?

Для подотчетных средств бухгалтер оформляет отдельный расходный кассовый ордер. В документе указывают основание выдачи и сумму.