Расходный кассовый ордер в 1С: как оформить РКО в Бухгалтерии 8.3

Расходный кассовый ордер (РКО) — это первичный документ, предназначенный для выдачи наличных из кассы организации. В 1С Бухгалтерия 8.3 РКО создаётся в разделе «Банк и касса» и автоматически формирует бухгалтерскую проводку по счёту 50. Данная инструкция актуальна для редакции 3.0 и охватывает шесть типовых операций: от выдачи подотчёт до сдачи денег в банк.

Что такое РКО и зачем он нужен

Расходный кассовый ордер или сокращенно РКО представляет собой документ, используемый для оформления выдачи наличных из кассы. Он заполняется на бланке унифицированной формы КО-2, который подписывается четырьмя лицами: руководителем, главным бухгалтером/ответственным сотрудником, кассиром и получателем денег. Если руководитель уже расписался на документе, разрешающем выдачу средств, присутствие его подписи на РКО становится необязательным.

Расходный кассовый ордер составляется в одном экземпляре, который остается в кассе предприятия. Его оформление требуется в рамках соблюдения кассовой дисциплины, обязательной для всех хозяйствующих субъектов, пусть с разным уровнем требований.

Нормативная база: кто и как обязан оформлять РКО

Порядок обращения наличных денежных средств на предприятии регламентируется четырьмя ключевыми нормативными документами:

1. Федеральный закон от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники…»
2. Указание ЦБ РФ от 11.03.3013 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций».
3. Указание ЦБ РФ от 09.12.2019 № 5348-У «О правилах наличных расчетов».
4. КоАП РФ (статья 15.1, которая устанавливается административную ответственность за несоблюдение кассовой дисциплины).

Обязанность соблюдать кассовую дисциплину распространяется на все юридические лица и ИП, работающие с наличными денежными средствами. Поэтому оформление РКО выступает широко распространенной операцией, актуальной для подавляющего большинства как государственных учреждений, так и частных коммерческих структур.

Как создать расходный кассовый ордер в 1С 8.3: пошаговая инструкция

Обычно оформление РКО происходит с помощью учетной программы 1С в актуальной версии 8.3. Последовательно предпринимаемых для этого действий выглядит следующим образом:

1. Запуск программы 1С.
2. Открытие раздела «Банк и касса» и подраздела «Кассовые документы».
   
3. Запуск опции «Выдача».
   
4. Заполнение открывшейся формы (в зависимости от целей выдачи денежных средств).
5. Проверка правильности указанных данных и реквизитов.
6. Печать документа.
   
7. Идентификация получателя наличных (посредством проверки паспорта или доверенности).
8. Подписание РКО лицом, которому выдаются деньги.
9. Выдача денежных средств.

Виды операций по РКО в 1С и как выбрать нужный

В качестве основания выдачи наличных могут фигурировать выплата зарплаты, командировочных, материальной помощи и другие потребности предприятия. Немало сведений и реквизитов проставляются в РКО автоматически. Другие, например, ФИО работника или название организации, указываются посредством выбора из выпадающего меню. Что упрощает и ускоряет оформление расчетного кассового ордера в 1С.

Когда РКО оформить нельзя: ограничения и ошибки

Нередко оформление РКО или не требуется, или не может осуществляться из-за законодательных ограничений. К числу подобных ситуаций относятся такие:

1. Сумма расчёта с контрагентом-юридическим лицом по одному договору превышает 100 000 ₽ наличными: такой платёж нарушает указание ЦБ РФ №3073-У от 07.10.2013 и влечёт штраф по ст. 15.1 КоАП РФ — до 50 000 ₽ для организации.
2. Выплата зарплаты без предварительного оформления платёжной ведомости: программа 1С не позволит составить РКО по зарплате без ведомости даже на одного сотрудника.
3. Расходование выручки от продаж на цели, которые не предусмотрены указанием ЦБ №3073-У: например, выдача займов физлицам из кассовой выручки — нарушение.
4. Превышение лимита остатка наличных в кассе: остаток сверх установленного лимита должен сдаваться в банк; исключение — дни выплаты зарплаты (до 5 рабочих дней) или рабочие/праздничные дни с приемом выручки.

Таблица сценариев: какой тип РКО выбрать в вашей ситуации

Лучшие предложения по РКО для бизнеса

Что проверить перед проведением РКО

Первым и главным требованием при проведении РКО становится соблюдение кассовой дисциплины. Что предусматривает выполнение нескольких обязательных требований:

• лимит наличных;
• использование ККТ (контрольно-кассовой техники);
• оформление РКО;
• проверка личности и полномочий получателя денежных средств;
• наличие необходимых подписей;
• присутствие в базах данных 1С обязательных реквизитов и сведений (ФИО работника, название организации и т.д.)

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Что представляет собой РКО?

Аббревиатура расшифровывается как расходный кассовый ордер. Речь идет о документе, который оформляется при выдаче наличных денег из кассы предприятия.

Когда и кому требуется оформлять РКО?

Обязанность оформления РКО распространяется практически на все государственные учреждения и коммерческие организации/ИП, которые работают с наличными деньгами.

Что необходимо учитывать при оформлении и проведении расчетно-кассового ордера?

Чаще всего РКО оформляется в 1С. Правильность составления документа предусматривает четкое и последовательное указание всех запрашиваемых учетной системой сведений и реквизитов (включая выбор из уже присутствующих в базе данных программы).

Какие основания для выдачи наличных указываются в РКО наиболее часто и являются типовыми?

Среди самых распространенных можно выделить такие: выплата ЗП, выдача командировочных и подотчетных средств, оплата контрагенту, возврат покупателю и т.д.

Когда оформление РКО не требуется или прямо запрещено?

Провести РКО в 1С не получится при выдаче зарплаты без предварительного оформления платежной ведомости. Нельзя составлять документ, если оплата превышает законодательно установленный лимит по сделкам с наличными, который равняется 100 тыс. рублей.

Оформление РКО в 1С: Бухгалтерия 8.3 – широко распространенная бухгалтерская операция. Узнать правила ее осуществления можно на sravni.ru.