Товарная накладная ТОРГ-12

Все, кто работает с какими-либо товарами, должны заполнять товарную накладную ТОРГ-12. Корректное заполнение данного первичного документа минимизирует вероятность возникновения вопросов от налоговой, поможет защитить бизнес при возникновении разбирательств и обезопасит от ошибок в учете.

Товарная накладная – что это

Товарная накладная ТОРГ-12 — это первичный документ, который обязательно заполняют при передаче товаров от одной компании к другой. Накладная служит подтверждением того, что была совершена отгрузка и приемка продукции. При возникновении спорных ситуаций она может стать единственным доказательством и возможностью защитить себя. Ее можно оформить на бумаге или дистанционно.

Как выглядит товарная накладная – образец и бланк

Существует стандартная форма ТОРГ-12:

Скачать образец можно здесь.

Бизнес может составить собственную накладную, однако в таком случае он должен соблюсти требования для первичного учетного документа, изложенные в п. 2 ст. 9 № 402-ФЗ “О бухгалтерском учете”.

Для чего применяется формат ТОРГ-12

ТОРГ-12 — это самый популярный первичный документ, который обязательно должен быть заполнен при передаче товара от одной компании другой. Без накладной невозможно, во-первых, списать товар со склада, а во-вторых, принять на учет другой стороне. При этом обе компании должны располагать своими копиями.

Накладная составляется в момент отгрузки или сразу после того, как она закончится. Налоговая проверяет данный факт, чтобы удостовериться, что передача товара действительно совпадала с днем фактической отгрузки.

Накладные могут храниться как в электронном, так и бумажном варианте. Для ведения электронного учета рекомендуется подключиться

Какие сведения содержит

Ниже рассмотрим подробно, какие данные необходимо указать в шапке и табличной части накладной ТОРГ-12.

Шапка

Табличная часть

Табличная часть содержит в себе информацию о товарных позициях и расчеты по сделке:

Электронная товарная накладная ТОРГ-12

Электронная накладная ТОРГ-12 соответствует бумажной версии. Она оформляется через систему электронного документооборота и заверяется электронной подписью. Электронная накладная имеет такую же юридическую силу, что и бумажный вариант.

Для внутреннего учета можно пользоваться бухгалтерскими программами. Они позволяют экономить время и минимизировать вероятность возникновения ошибок, создавая документ автоматически в формате Excel или PDF.

Кто заполняет

ТОРГ-12 заполняется продавцом или уполномоченным сотрудником. Им может быть менеджер по отгрузке, кладовщик или специалист по снабжению. Он обязательно должен внести информацию о сторонах сделки, продукции и ее количестве, цене и пр. После заполнения накладная должна быть проверена главным бухгалтером продавца. Он должен убедиться, что информация совпадает с той, что указана в договоре и счете. Если у компании нет штатного бухгалтера, документ подписывается руководителем.

Частые ошибки при заполнении

Накладная ТОРГ-12 содержит большое количество полей, поэтому ошибки в ней совершаются достаточно часто, особенно если она попадает в руки не очень опытного человека. Тем не менее, ошибка может серьезно сказаться на работе бизнеса: сорвать поставку, вызвать недоверие и претензии со стороны партнера и пр. Чтобы минимизировать возникновение ошибок, рассмотрим самые распространенные случаи неточностей:

• Пропущены некоторые реквизиты. Например, можно забыть и не указать юридический адрес в шапке или наименование продавца указано не полностью. Важно убедиться, что информация указана в полном объеме.
• Некорректная дата. Необходимо ставить актуальную информацию. Если станет известно, что даты проставлены задним числом
• Ошибка в указанных данных. Важно убедиться, что данные в накладной и счете-фактуре, договоре и прочих документах совпадают.
• Ошибка в оформлении товаров. Например, если нет полного описания товара, артикула и пр.
• Нет подписи получателя. При ее отсутствии, товар не будет считаться принятым.
• Нет номера и даты транспортных документов. В большом объеме информации можно забыть указать номера накладных, ТТН или других сопроводительных бумаг.
• Суммы поставки не совпадают. Требуется дополнительная перепроверка: сумма цифрами, прописью и в данных из бухгалтерии должны совпадать.
• Ошибка в накладной исправлена не по правилам. При выявлении ошибок исправления заверяются датой, подписью и расшифровкой.
• Форма ТОРГ-12 не закреплена в учетной политике организации. Если компания использует собственную форму ТОРГ-12, то она должна быть закреплена в учетной политике. В противном случае, она будет считаться недействительной.

Заполнили товарную накладную неправильно – что делать

Если в накладной обнаружена ошибка, ее можно исправить, однако важно сделать это корректно, чтобы документ не потерял свою юридическую силу. Порядок исправления будет зависеть от того, в каком виде вы ранее использовали накладную: электронном или бумажном.

Исправление в бумажной накладной ТОРГ-12

Исправления в бумажную накладную ТОРГ-12 должны вноситься с соблюдением п. 7 ст. 9 № 402-ФЗ:

1. Аккуратно зачеркните некорректную информацию одной горизонтальной или диагональной чертой. При этом текст должен остаться читаемым.
2. Впишите нужную информацию полность и разборчиво в этом же поле или на свободном месте бланка.
3. Дополните исправление пометкой “Исправленному верить”.
4. Укажите дату исправления, должность того, что внес изменения, подпись и расшифровку.
5. Если ошибочно проставлена подпись, то такое изменение должно вноситься исключительно в присутствии обеих сторон.

Исправления должны быть внесены на экземпляр всех сторон — и продавца, и покупателя. Если в накладной допущена грубая ошибка, потребуется аннулировать старую накладную и оформить новую без ошибок.

Исправление в электронной накладной ТОРГ-12

Если накладная оформляется в системе ЭДО, то исправления должны быть внесены в уже новом документе. В документе должно быть указано, что данная накладная выпущена взамен предыдущей. Указывается дата, когда были внесены правки. Также в исправленной накладной должны быть указаны?

• Реквизиты первоначальной накладной.
• ФИО людей, которые оформляли исправленную версию.
• Электронные подписи тех, кто занимался оформлением.

Как подписывать накладную ТОРГ-12

Товарная накладная ТОРГ-12 должна быть подписана всеми участниками сделки, а именно:

• Продавцом. Подпись и расшифровку ставит руководитель, бухгалтер или другой уполномоченный работник, который выдал товар.
• Покупателем. По аналогии подпись должна быть оставлена человеком, принявшим груз, или материально ответственным лицом, который хранит товар на складе или предприятии.

Если приемка проводилась по доверенности, в документе должен быть вписан номер доверенности, дата и данные доверенного лица. Печать ставится только в случае, если она есть.

Другие особенности заполнения товарных накладных

При заполнении товарной накладной также важно помнить о том, что все поля документа должны быть заполнены. Если какое-то поле остается пустым, в нем необходимо ставить прочерк, чтобы избежать появления лишних данных.

Дата подписи сторон должна соответствовать фактической дате операции. Продавец ставит дату и подпись в день отгрузки, покупатель — в день приемки. Дата задним числом может привести к спору с налоговой или контрагентом.

Сколько по закону нужно хранить накладные ТОРГ-12

Накладная ТОРГ-12 является первичным документом. Срок ее хранения регулируется ст. 29 № 402-ФЗ и составляет пять лет. Срок отсчитывается с 1 января года, следующего за датой оформления накладной.

Пример:

Товар был принят 3 октября 2025 года. Срок хранения начнет отсчитываться с 1 января 2026 года до 1 января 2031 года.

Хранить накладные следует для своей же безопасности и надежности. Они пригодятся при налоговых проверках и в спорах с контрагентами.

Последствия неправильного оформления ТОРГ-12

Накладная ТОРГ-12 является очень важным документом, и при неправильном оформлении могут наступить серьезные последствия, например:

• Отказ в возмещении НДС. Данные в ТОРГ-12 и счете-фактуре должны совпадать. При выявлении ошибок налоговая очень часто отказывает в вычете (п. 2 ст. 169 НК РФ).
• Штрафы. Согласно ст. 120 НК РФ, некорректно оформленные первичные документы могут стать причиной для штрафа от 10 000 руб.
• Отказ в признании расходов по налогу на прибыль. Если в накладной будут выявлены ошибки, данные оттуда не могут быть учтены ФНС. То есть расчеты, доходы и расходы будут расходиться на бумаге и по факту. Это может привести к росту налога для покупателя, а также к отсутствию учета расходов продавца, из-за чего налог будет начислен с учетом полной суммы сделки (ст. 252 НК РФ).
• Задержка в поставках. При выявлении грубых ошибок накладная должна быть переделана, из-за чего могут быть нарушены сроки.
• Спорные ситуации с партнерами. Это может привести к нарушению отношений с контрагентами. Например, если в документе будет отсутствовать подпись покупателя, то поставщику в будущем будет проблематично доказать факт передачи товара.

Лучшие предложения по РКО для бизнеса

Что говорит закон

• Федеральный закон № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте».
• Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
• Налоговый кодекс РФ.

FAQ

Какое количество экземпляров накладной должно быть?

Свой экземпляр накладной ТОРГ-12 должен быть у обеих сторон сделки. Один для компании, второй для покупателя.

Какие обязательные параметры должна включать в себя накладная ТОРГ-12, чтобы иметь юридическую силу?

Для этого в документа должен быть указан продавец и покупатель (полные названия организаций с адресом, телефоном, ИНН, КНН и реквизиты счетов), основание, т.е. договор или счет, таблица с информацией о товаре и расчетами, итоговые суммы, подписи и печати обеих сторон.

Что делать, если поставщик привез накладную с ошибками?

Если после проверки накладной выяснилось, что в ней есть неточности, сначала нужно попросить их исправить. При наличии значительных расхождений (цены, в количестве товаров и пр.) накладная следует потребовать новую накладную. В иных случаях можно исправить ошибки на самой накладной (как это сделать — написали в статье выше). При ошибке в электронной накладной, старую потребуется аннулировать и выпустить новую.

Вывод

• Товарная накладная ТОРГ-12 — это первичный документ, который обязательно заполняют при передаче товаров от одной компании к другой.
• Экземпляр сторон должен иметься у обеих сторон и храниться не менее пяти лет, начиная с 1 января следующего года с момента подписания документа.
• Если в накладной были выявлены ошибки, их можно исправить внутри документа или выпустить новую накладную (если ошибки оказались существенными).
• Накладная, заполненная с ошибками, может привести к штрафам, налоговым проверкам и конфликтам с контрагентом.