Благодарственное письмо

Что такое благодарственное письмо

Благодарственное письмо — это особый вид письменного сообщения, направленного на выражение благодарности и признательности адресату за что-то конкретное. Обычно такие письма отправляют после получения подарка, предоставления услуги, оказания помощи и поддержки.

Цель благодарственного письма — показать, что вы цените адресата. Это может быть как личное благодарственное письмо, например, после дня рождения или свадьбы, так и деловое, например, после успешного сотрудничества или заключения сделки.

Благодарственные письма могут быть написаны как в форме традиционного письма на бумаге, так и в электронном виде. Довольно часто благодарность можно увидеть в рассылках от различных компаний в преддверии праздников.

Кому и в каких случаях пишут

Благодарственное письмо — настолько универсальный способ выразить благодарность, что он применим практически во всех сферах жизни. В статье рассмотрим несколько наиболее распространённых случаев, в которых уместно написать благодарственное письмо:

Благодарственные письма сотрудникам компании за вклад в развитие организации.
Клиентам компании за лояльность, доверие, выбор продукции или услуг, за отзывы и рекомендации, которые они оставляют, а также за возможность сотрудничать и развиваться вместе.
Поставщикам или партнёрам по бизнесу за качественные услуги, оперативность и успешное сотрудничество.
Руководителю за доверие и возможности для профессионального роста.

Поводы для благодарственного письма тоже могут быть самыми разными. Вот несколько примеров:

За достижения и успехи команды. Например, при завершении работы над каким-либо проектом.
За совершение покупки, регистрацию на сайте, подписку на рассылку.
За удачное закрытие сделки.
В преддверии праздников.

Примеры благодарственных писем

Наверняка многие думают, что благодарственное письмо — это всегда про плотную бумагу А4 с торжественным шрифтом и дизайном. Нередко так оно и есть. Однако существуют и другие виды благодарственных писем: в виде электронной рассылки, уведомления, грамоты.

Одно во всех этих вариантах всегда остаётся общим — непосредственно сама благодарность, то есть текст. В зависимости от адресата и цели он бывает разным. В статье рассмотрим несколько вариантов текста для благодарственных писем.

Партнёрам за сотрудничество

Сотрудничество — это форма взаимодействия между двумя или более сторонами, направленная на достижение общих целей или решение общих задач. К примерам сотрудничества можно отнести:

коллаборацию компании с другими организациями;
работу над совместным проектом;
образовательные программы от частных социальных проектов в государственных структурах.

Всё это можно назвать сотрудничеством. И за это можно и даже нужно благодарить. Предлагаем следующий образец текста для благодарственного письма:

Уважаемые коллеги из компании «…»!

Хотим выразить искреннюю благодарность за плодотворное сотрудничество в рамках нашего совместного проекта по созданию … . Ваш профессионализм, креативный подход и стремление к качеству сделали этот проект успешным и результативным.

Мы ценим ваше участие и инициативность. Ваша команда продемонстрировала высокий уровень профессионализма и ответственности, что позволило нам достичь поставленных целей вовремя и с высоким качеством. Надеемся на долгосрочное партнёрство и совместные успехи.

Сотруднику за хорошую работу

Хорошей мотивацией для любого сотрудника является благодарность от его начальника. Можно поблагодарить сотрудника по результатам годового или квартального отчётов. Можно сделать это и в преддверии какого-либо профессионального праздника.

Уважаемая Ирина Геннадьевна!

Руководство нашей компании хотело бы выразить вам искреннюю благодарность за ваш вклад в работу нашей организации. Ваш профессионализм, ответственность и преданность делу неизменно впечатляют нас. Мы хотим выразить свою глубокую признательность за все усилия, которые вы прикладываете для достижения наших общих целей.

Спонсору за оказанную помощь

Спонсоры — это люди или организации, которые предоставляют финансовую или иную поддержку различных проектов и мероприятий. Спонсорство может выражаться в форме финансовых пожертвований, предоставления товаров или услуг, рекламы и продвижения бренда, а также других видов поддержки. Как правило, компании, получившие спонсорскую поддержку, обязательно направляют меценату благодарственное письмо. Оно может быть следующего содержания:

Уважаемый Пётр Дмитриевич!

Хотим выразить вам огромную благодарность от всей команды организаторов фестиваля «…» за вашу поддержку. Благодаря вашему вкладу мы смогли успешно провести это удивительное и запоминающееся мероприятие, которое принесло радость всем его участникам и гостям. Ещё раз огромное спасибо за вашу поддержку и доверие. Мы глубоко признательны вам за ваше участие в создании этого замечательного события.

Клиентам

Самым частым адресатом благодарственного письма становится клиент или пользователь какого-либо сервиса. Благодарность направляется ему при подписке, долгом пользовании услугой, в преддверии праздников и других важных для компании событий. Таким образом компания убивает двух зайцев сразу: напоминает клиенту о себе и в то же время повышает лояльность клиента. Примером такой благодарности может быть следующий текст:

Любимый гость нашего магазина!

Мы хотели бы выразить нашу искреннюю благодарность за то, что когда-то вы выбрали нашу компанию при покупке солнечных очков. Скоро наступит лето, и мы с нетерпением ждём вашего визита в наш магазин вновь. У нас уже появились новые коллекции солнечных очков, которые, мы уверены, вас заинтересуют.

Структура и формула составления благодарственного письма

Укажите отправителя письма и адресата.
Обратитесь к адресату, используя слова: уважаемый, дорогой и т. д. Обращение зависит от того, кому вы адресуете данное письмо.
Начните письмо с выражения благодарности. Укажите конкретный повод, который вызвал благодарность.
Предложите продолжить сотрудничество в будущем.
Завершите письмо ещё одной благодарностью и подписью.
Укажите свою должность и контактные данные.

Как усилить благодарственное письмо

Персонализируйте письмо. Обращайтесь к получателю по имени или по названию организации.
Пишите кратко и доброжелательно. Постарайтесь избегать чрезмерной официальности.
Завершите письмо искренними пожеланиями адресату в делах.
Обязательно укажите в письме, за что именно вы направляете данную благодарность.
Предложите будущее сотрудничество и подчеркните взаимную выгоду.

Ошибки — что писать не стоит

Не злоупотребляйте канцеляризмами и заезженными фразами.
В письме спонсору не указывайте вид помощи, если речь идёт о финансовой поддержке. Назовите это вкладом в дело.
Не забывайте завершить благодарственное письмо искренними пожеланиями клиенту.
Не забывайте предложить дальнейшее сотрудничество.
Не бойтесь обращаться по имени или названию компании. Это персонализирует письмо и делает его более открытым.

Вопросы и ответы о благодарственном письме

Обязательно ли вручать благодарственное письмо лично?

Нет, необязательно. Если вы не располагаете такой возможностью, можете отправить письмо по электронной почте или заказным письмом.

Можно ли высказывать в благодарственном письме идеи относительно будущего сотрудничества?

Да, но помните, что в первую очередь вы пишете благодарственное письмо, а не намечаете план будущего сотрудничества. Уточните в письме, что вы были бы рады встретиться вновь и обсудить дальнейшие планы.

Чему нужно уделить внимание при составлении благодарственного письма?

При написании благодарственного письма важно выразить признательность, предложить дальнейшее сотрудничество и пожелать успехов.

Выводы

Благодарственное письмо — это особый вид письменного сообщения (наравне с грамотами), направленного на выражение благодарности и признательности адресату за что-то конкретное. Обычно такие письма отправляются после получения подарка, предоставления услуги, оказания помощи и поддержки.
Цель благодарственного письма — показать, что вы цените адресата. Это может быть как личное благодарственное письмо, например, после дня рождения или свадьбы, так и деловое, например, после успешного сотрудничества или заключения сделки.
Благодарственные письма могут быть написаны как в форме традиционного письма на бумаге, так и в электронном виде. Довольно часто благодарность можно увидеть в рассылках от различных компаний в преддверии праздников.
Многие думают, что благодарственное письмо — это всегда про плотную бумагу А4 с торжественным шрифтом и дизайном. Нередко так оно и есть. Однако существуют и другие виды благодарственных писем: в виде электронной рассылки, уведомления, грамоты. Одно во всех этих вариантах всегда остаётся общим — непосредственно сама благодарность, то есть текст. Он бывает разным в зависимости от адресата и цели.