Фонд оплаты труда

Что такое фонд оплаты труда (ФОТ)

Фонд оплаты труда — это обобщённое понятие, объединяющее все расходы организации на сотрудников, за исключением связанных с непосредственно рабочим процессом. Например, затраты на обеспечение сотрудников специальной экипировкой или оборудование рабочего места в фонде оплаты труда не учитываются.

Важно не путать фонд оплаты труда (ФОТ) с фондом заработной платы (ФЗП), который представляет собой одну из составных частей ФОТ.

Проще всего представить себе фонд оплаты труда как сумму всех зарплат, бонусов и премий, а также налогов и взносов, потраченных организацией на сотрудников за определённый период времени.

С точки зрения российского законодательства у понятия фонда оплаты труда отсутствует чёткое и однозначное определение. Так же как отсутствует и некая единая его формула. Так что для того чтобы говорить о расчёте и анализе ФОТ, необходимо разобраться в его структуре.

Из чего складывается фонд оплаты труда

Состав и структура ФОТ

Так как законодательство не регулирует состав ФОТ, каждая организация выбирает выплаты, которые в него войдут, по своему усмотрению и нуждам. После чего закрепляет их в своих нормативных актах. Различные организационные модели в различных отраслях предполагают различные подходы и требования к установлению характера и размера выплат персоналу.

Общим для всех случаев является то, что ФОТ — это сумма статей расходов. Так что для расчёта ФОТ нужно понять, какие конкретно выплаты должны быть включены в формулу.

Важную и неизменную роль всегда составляет зарплатный фонд. Теоретически если организация не тратит на сотрудников ничего, кроме выплаты им зарплаты, фонд заработной платы (ФЗП) будет равен фонду оплаты труда. Однако обычно к ФЗП всегда прибавляются различные дополнительные выплаты (ДВ). Таким образом, структуру ФОТ можно упрощённо представить как:

ФОТ = ФЗП + ДВ

Отличие ФЗП от ФОТ

Уже упомянутый выше фонд заработной платы (ФЗП) и ФОТ — это очень близкие понятия, однако между ними есть существенная разница:

фонд оплаты труда (ФОТ) включает в себя все выплаты, связанные с трудом работников;
фонд заработной платы (ФЗП) включает в себя только выплаты, которые можно определить как заработную плату.

Говоря простыми словами, ФЗП — это часть ФОТ, в то время как ФОТ включает в себя ФЗП и не только. При этом и ФЗП, и ФОТ составляют лишь часть всех возможных расходов организации.

Что входит в ФОТ

Так как фонд оплаты труда — это сумма выплат организации сотрудникам, в него всегда входят затраты на заработную плату в той или иной форме (ФЗП).

К ФЗП прибавляются при наличии те или иные дополнительные выплаты, в число которых могут входить:

премиальные;
бонусы и проценты, например от числа или суммы продаж или за достижение KPI;
оплата работы сверхурочно, а также в праздничные или выходные дни;
доплата за работу в опасных или вредных условиях;
пособия по больничному и декретному отпуску;
районные коэффициенты и надбавки;
оплата простоев;
отпускные;
выходные пособия.

Сюда же входят все так называемые «зарплатные налоги»:

НДФЛ с зарплаты, отпускных, премий, надбавок и компенсаций;
взносы на пенсионное страхование сотрудников в ПФР;
взносы на медицинское страхование в ФОМС;
взносы на социальное страхование в ФСС;
взносы на травматизм в ФСС.

И если НДФЛ можно удерживать из зарплаты сотрудников, то взносы организация оплачивает из своего бюджета. Именно поэтому реальный ФОТ всегда будет больше, чем просто фонд заработной платы.

Что не входит в ФОТ

Так как фонд оплаты труда составляется из выплат, связанных именно с трудовой деятельностью работников, в него, как правило, не включают расходы, которые напрямую с этой деятельностью не связаны. Например:

компенсации;
командировочные;
подарки сотрудникам;
добровольное медицинское страхование;
обучение, тренинги, мастер-классы для сотрудников;
обеспечение условий труда, например покупка мебели, техники, канцтоваров.

Если выплата напрямую связана с трудом, то она относится к ФОТ, если не связана, то нет.

Планирование ФОТ и ФЗП

Планирование фонда оплаты труда вообще и фонда заработной платы в частности обычно опирается на информацию о численности сотрудников, их среднемесячной зарплате и прочих факторах — как за некий предыдущий период, так и предполагаемые показатели в ближайшем будущем.

Любые запланированные показатели ФОТ всегда будут приблизительны, потому что точно запланировать его размер на будущий год невозможно. Довольно часто ФОТ определяют приблизительно как процент от запланированной выручки или отводя под него некую сумму, которой точно должно хватить.

Более детальное планирование показателей фонда оплаты труда неразрывно связано с использованием анализа и планирования во всех остальных сферах работы организации: планирование продаж, планирование выручки и прибыли, анализ нужд производства, найма, маркетинга. Чаще всего подобное оправдано для больших организаций с большим штатом сотрудников. У небольших организаций меньше показателей, которые нужно учитывать.

Таким образом, общее планирование деятельности предприятия помогает точнее планировать расходы на фонд оплаты труда.

Для чего нужны планирование и расчёт ФОТ

Бухгалтерам, специалистам отдела кадров, а также финансовым и статистическим ведомствам, таким как Росстат, показатели ФОТ и ФЗП необходимы для отчётности и расчёта других показателей, опирающихся на них.

Собственнику того или иного бизнеса ФОТ и ФЗП куда важнее как инструменты, отражающие финансовое и кадровое состояние предприятия, отражающие показатели расходов организации на оплату труда, а также позволяющие:

рассчитать, сколько средств понадобится на оплату труда;
запланировать расходы и сформировать бюджет;
проанализировать расходы на оплату труда как в целом по организации, так и по отдельным её подразделениям и секторам. Или даже по каждому сотруднику, чтобы на основе этих данных можно было оценить и повысить эффективность рабочего процесса.

Каждый из этих трёх пунктов — расчёт фонда оплаты труда, его планирование и анализ — заслуживает подробного рассмотрения.

Как рассчитывается ФОТ

Так как каждая организация ведёт свою уникальную деятельность со своими уникальными нуждами, виды выплат сотрудникам в различных организациях могут значительно отличаться. Именно по этой причине законодательство не предполагает использования единой формулы расчёта ФОТ.

Каждая организация вправе индивидуально определять свой метод расчёта фонда оплаты труда. Расчёт может быть как весьма приблизительным, так и максимально детализированным. Во многом это зависит от целей и средств организации.

При составлении формулы расчёта ФОТ бухгалтеру необходимо определить его состав и структуру. Затем, чтобы произвести расчёт, требуется собрать всю отчётность, отражающую учитываемые выплаты сотрудникам. Общий план действий может выглядеть примерно так:

определите состав и структуру ФОТ;
соберите документацию, которая относится к оплате труда сотрудников;
определите среднюю численность организации в расчётный период;
выберите основные параметры детализации, например, решите, считаете ли вы ФОТ за месяц, квартал, год или другой период, для всей организации или её отдельного подразделения или сектора;
рассчитайте ФОТ в соответствии с выбранными параметрами.

Цели расчёта ФОТ

Расчёт ФОТ, помимо вышеупомянутых причин, позволяет организации:

провести последующий анализ затрат на оплату труда работников;
получить уточнённые данные о себестоимости производимой организацией продукции или оказываемых услуг;
оценить эффективность затрат и расходов и при необходимости провести их оптимизацию;
использовать полученные данные для предоставления банкам, например, для принятия решения о кредитовании;
распланировать бюджет предприятия на следующий период;
составить отчётность для Росстата о численности и зарплате работников;
при необходимости предоставить данные специалистам ФНС или Социального фонда.

Проведение расчётов фонда оплаты труда по подразделениям или секторам, их сравнение как между собой, так и с единым ФОТ всей организации позволяет детально пронаблюдать, на какие секторы и подразделения тратится больше средств, где можно сократить расходы, а где, напротив, нарастить.

Формулы расчёта ФОТ

Каждая организация сама определяет, что входит в структуру фонда оплаты труда и как именно её рассчитывать. Различные организации не только считают ФОТ по-разному, но и с разной степенью точности.

ФОТ всегда рассчитывают по всем видам выплат, которые связаны с трудовой деятельностью и положены сотрудникам конкретной организации. В фонд оплаты труда всегда входит фонд зарплаты (ФЗП) и все учитываемые дополнительные выплаты. Иногда среди них отдельно выделяют премиальный фонд (ПФ) — расходы на поощрения, надбавки и компенсации при их наличии. Сложение всех этих учитываемых показателей и формирует показатель ФОТ.

Формулы расчёта ФЗП

В фонде заработной платы учитывается меньше переменных, поэтому его показатели куда проще рассчитать по формулам. Формулы могут быть разными в зависимости от системы оплаты. Рассмотрим примеры для самых распространённых вариантов:

Система оплаты	Формула для расчёта ФЗП за месяц
Оклад, фиксированная плата	ФЗП = Среднемесячный заработок * Среднесписочная численность сотрудников
Сдельная оплата	ФЗП = Ставка за единицу продукции * Кол-во продукции за период + Надбавки и премии
Почасовая оплата	ФЗП = Сумма ставок всех сотрудников * Количество рабочих часов в месяц
Оклад + KPI	ФЗП = (Среднемесячный заработок + Средний бонус за KPI) * Среднесписочная численность
Оклад + премия	ФЗП = (Среднемесячный оклад + Среднемесячный бонус) * Среднесписочная численность

Анализ расходов ФОТ

Своевременный и грамотный анализ фонда оплаты труда может помочь при оценке эффективности организации. Вместе с прочими анализируемыми показателями ФОТ позволяет находить несоответствия между запланированными и фактическими расходами и вовремя вносить поправки в планы.

Анализ расходов ФОТ может проводиться с различными целями.

Уточнение остатка средств на счетах фонда — позволяет не оказаться в ситуации, когда средств для оплаты работы сотрудников в бюджете просто не хватает, а также прогнозировать изменения бюджета на следующий период. Или, наоборот, в случае, если затраты оказались меньше планируемых, анализ поможет обнаружить сэкономленные средства, которые можно направить на другие внеплановые нужды, такие как дополнительное стимулирование сотрудников.
Оценка эффективности затрат на персонал — при сравнении показателей ФОТ с количеством и качеством выпущенной продукции или общей прибылью предприятия можно обнаружить области, в которых необходимы плановые коррективы в стратегии организации. И, соответственно, увеличить или уменьшить количество сотрудников в долгосрочной перспективе.
Определение слабых мест — позволяет установить, какие статьи расходов приносят наибольшие убытки организации, чтобы на основе этих сведений можно было изменить баланс расходной части бюджета.

Первый указанный вид анализа рекомендуется проводить ежемесячно. Второй и третий виды анализа обычно проводят реже: один раз в квартал или год.

Показатели анализа

Понять, эффективны ли расходы организации на сотрудников, могут помочь три основных показателя:

доля ФОТ в выручке и её динамика;
доля ФОТ в прибыли и её динамика;
выручка на сотрудника и её динамика.

Именно они используются для анализа ФОТ чаще всего.

Доля ФОТ в выручке и её динамика демонстрируют, какая часть выручки уходит на зарплаты и другие платежи сотрудникам. Считается по формуле:

(ФОТ / выручка компании) * 100%

Доля ФОТ в выручке — это показатель, который анализируют в динамике. Потому что сам по себе он мало о чём говорит: у него нет какой-то нормы. В то время как динамика его изменения может говорить о многом.

Доля ФОТ в прибыли и её динамика рассчитываются по другой, но похожей формуле:

(ФОТ / чистая прибыль) * 100%

Логика при анализе тут такая же, как и в предыдущем показателе, однако данные более наглядны: сразу видно, насколько ФОТ уменьшает прибыль. При этом важно иметь в виду, что долю ФОТ в прибыли лучше анализировать именно совместно с долей ФОТ в выручке. Потому что на чистую прибыль влияет множество факторов, от сотрудников не зависящих: от изменений законодательства до амортизации.

Выручка на сотрудника и её динамика показывают, сколько выручки в среднем приносит каждый сотрудник. Считается по формуле:

Выручка за период / Количество сотрудников за тот же период

Этот параметр можно рассчитать как в целом по организации, так и по подразделениям. Анализировать его тоже стоит в динамике — в идеале этот показатель должен расти. Если выручка на сотрудника падает — это может быть сигналом того, что пора провести более глубокий анализ.

Примеры анализа доли ФОТ в выручке и её динамики

Сценарий первый. Выручка растёт, доля ФОТ в выручке снижается.

Это пример положительной динамики. Если доля ФОТ снижается, а выручка организации растёт, значит, сотрудники работают максимально эффективно.

Сценарий второй. Выручка растёт, доля ФОТ не меняется.

Это пример нормальной, стабильной динамики. Она означает, что организация работает как надо. Однако длительное пребывание в такой ситуации может означать застой и отсутствие развития.

Сценарий третий. Доля ФОТ растёт.

Такая динамика может говорить о том, что организация наняла лишних или неэффективных людей. Рост доли ФОТ в выручке может быть оправдан в первые один — три месяца после найма новых сотрудников, но затем она должна начать снижаться. Если этого не происходит, нужен более глубокий анализ ситуации:

проверить, не раздут ли штат;
оценить эффективность работы сотрудников;
проанализировать организационную структуру — нет ли дублирующихся функций и лишних людей.

В идеале каждый нанятый сотрудник должен обеспечивать прирост выручки.

Вопросы и ответы про фонд оплаты труда

Как уменьшить ФОТ?

Самый доступный способ гарантированно уменьшить ФОТ — увеличить переменную часть зарплаты и сократить постоянную. Говоря простыми словами — снизить оклад или иную твёрдую ставку и увеличить бонус или процент. В таком случае, даже если выручка снизится, расходы организации тоже будут уменьшаться.

Сотрудники будут понимать, что их зарплата зависит от производительности, и это может послужить для них мотивацией. И частично убрать повод для претензий к руководству.

Ещё один способ — пересмотреть обязанности сотрудников. Проверить персонал на наличие лишних или дублирующихся должностей, при необходимости оптимизировать и централизовать структуру предприятия.

Ещё одним вариантом может стать автоматизация некоторых процессов и модернизация. Хотя расходы на модернизацию и автоматизацию тоже могут быть существенными, так что требуют осторожного планирования.

А можно просто урезать ФОТ?

Не рекомендуется. Обычно это ведёт к уменьшению зарплат, а это деморализует сотрудников, уменьшает их продуктивность, побуждает их увольняться в поисках лучших условий. Увольнения ценных сотрудников — это удар по эффективности организации и расходы на поиск и обучение новых специалистов.

Прямое сокращение ФОТ может сработать как кратковременная мера в крайнем случае — в первые месяцы затраты действительно уменьшатся. Но уже скоро организацию ждут уменьшение выручки и расходы. В долгосрочной перспективе такие решения неприменимы.

Какую долю от доходов и расходов должен составлять ФОТ?

Нормы у этого показателя нет, так как он индивидуален для каждой организации.

Организации, большая часть процесса которых зависит именно от высококачественных специалистов и их услуг, и большая часть затрат идёт именно на их зарплаты, могут иметь ФОТ, на который уходит больше половины выручки.

В то же время организации, где человеческий труд оплачивается низко, а затраты на технику или материалы высокие, будут иметь ФОТ в разы меньше.

Главный совет при работе с ФОТ — оценивать его не в конкретных показателях, а в динамике. Если доля ФОТ со временем начала расти — это признак снижения продуктивности. Если доля ФОТ уменьшается — это позитивный знак.

Как понять, не переплачиваю ли я своим сотрудникам?

Для этого можно использовать показатель динамики доли ФОТ в выручке, описанный выше. Если вы наняли новых сотрудников, а через несколько месяцев выручка организации не выросла и доля ФОТ не снизилась, это может быть признаком того, что нанятые люди переоценены или неэффективны. Стоит провести дополнительный анализ продуктивности сотрудников, проверить, не переплачиваете ли вы кому-то, не платите ли две зарплаты за то, что может выполнять один человек.

Выводы: кратко

Фонд оплаты труда — это совокупность всех зарплат, премий и бонусов вместе с налогами и взносами, которые организация потратила на трудовую деятельность сотрудников за определённый период времени.
В фонд оплаты труда входят: заработная плата, премии, проценты и бонусы, надбавки, компенсации, отпускные, больничные, декретные, НДФЛ и взносы.
В фонд оплаты труда не входят: подарки, ДМС, оплата необязательных бонусов, которые работают на репутацию работодателя, а не на рабочий процесс.
Фонд оплаты труда можно и нужно рассчитывать и анализировать, чтобы оценить, как увеличились или уменьшились расходы организации на сотрудников, и скорректировать её финансовое состояние.
У доли фонда оплаты труда по отношению к выручке или расходам организации нет нормы. Для её оценки важен не конкретный показатель, а динамика: её рост или снижение.
Понимание того, что такое фонд оплаты труда, — это один из важнейших элементов успеха организации. Зная и понимая, что такое фонд оплаты труда, как рассчитать этот показатель и из каких компонентов он складывается, руководство может позволить себе вести эффективное планирование расходов и кадровой политики. Это может помочь предотвратить текучесть кадров и оптимизировать издержки. От того, насколько грамотно руководство организации подходит к формированию, расчёту и анализу ФОТ, могут зависеть её успех и конкурентоспособность.