Формы и правила заполнения гарантийного письма

Чтобы гарантийное письмо смогло выполнить свою функцию, необходимо при его написании учитывать характерные особенности составления документа.

Что такое гарантийное письмо

Гарантийное письмо - это обязательство одной стороны сделки перед другой по исполнению условий договора, контракта, соглашения.

Документ может применяться при отгрузке товаров, оказании услуг, выполнении работ, погашении задолженности. Его составление может требоваться по закону или выступать условием для заключения сделки.

Специальных правил, которые регламентируют оформление и использование гарантийных писем в российском законодательстве, нет. Поэтому при составлении руководствуются стандартными нормами делопроизводства. Главное, чтобы точно и полно были обозначены намерения и обязательства обеих сторон.

Можно ли использовать гарантийное письмо вместо договора

Гарантийное письмо больше выступает частью договора, в котором более полно отражаются все условия сделки. Оно является дополнительным гарантом выполнения обязательств, определенных договором.

В отдельных случаях гарантийное письмо может заменять договор.

Классификация

Гарантийные письма в зависимости от предназначения, какую сделку они обеспечивают, можно проклассифицировать по разным видам и формам.

Виды

Основными видами являются:

• письмо-оферта;
• письмо-акцепт;
• дополнительное соглашение.

Гарантийное письмо-оферта

Оферта – это письменное предложение договориться, содержащее существенные условия сделки. Понятие и процедура применения предложения описана в статье 435 ГК РФ. Для того, чтобы оферта могла быть частью договора, в ней должны содержаться его индивидуальные признаки (наименование товара, услуги, срок выполнения, порядок доставки).

Обязательно должен быть прописан срок, т. к. оферта, направленная в адрес клиента, не может быть отменена в течение указанных периодов для ответных действий, если в самом тексте не содержится других условий. Какие предложения может содержать оферта:

• оказания услуг;
• произведения оплаты за товары и услуги;
• выполнение работы;
• доставка товара.

В письме-оферте может содержаться одновременно одно или несколько условий.

Гарантийное письмо-акцепт

Акцепт – это согласие лица, которому адресована оферта. Оно выступает второй составной частью договора. Согласно ст. 438 ГК РФ, акцепт должен быть полным и безоговорочным, поэтому выражения одного только письменного согласия недостаточно. Гарантийное письмо-акцепт должно содержать порядок действий, необходимых для совершения сделки, обозначенной в письме-оферте.

Обратите внимание, при акцепте предложения считается, что клиент согласен на все условия оферты. Если клиент не акцептовал оферту, значит обязательств между сторонами не возникли.

Дополнительное соглашение

Гарантийные письма не содержат достаточной информации по условиям сделки. В них не прописываются порядок расчетов, ответственность за нарушение условий, способы урегулирования споров.

Чтобы более точно обозначить права и обязанности сторон сделки, можно заключить дополнительное соглашение. Однако, в этом случае проще оформить стандартный договор.

Какие формы гарантийного письма существуют

Форма гарантийного письма обозначает, для каких целей оно составлено. Наиболее распространенными направлениями являются:

• оплата задолженности;
• в налоговую;
• арендная плата;
• выполнение работ;
• купленный товар.

По оплате задолженности

Письмо, гарантирующее оплату задолженности, является признанием долга со стороны должника. Оно может быть составлено, если должник в силу обстоятельств не может погасить задолженность в срок. Письмо должно содержать на какой срок переносится оплата и обязательство по погашению.

В налоговую

Гарантийное письмо могут запросить в налоговой инспекции при регистрации юридического лица. Это происходит в случае, когда требуется подтвердить юридический адрес местонахождения компании, если она арендует помещение. Гарантийное письмо по аренде, будет выступать подтверждением, что собственник помещения намеревается заключить договор аренды с регистрируемой организацией и предоставить ей юридический адрес.

На оплату аренды жилья

Гарантийное письмо по оплате аренды жилья потребуется в случае, если арендатор не имеет возможности внести плату за арендуемое помещение в настоящий момент. В этом случае он может согласовать с арендодателем возможность и условия отсрочки платежа. При положительном ответе арендатор составляет арендодателю гарантийное письмо с указанием срока переноса оплаты.

На выполнение работ

Гарантийное письмо на выполнение работ будет содержать обязательства подрядчика по их исполнению в срок и в полном объеме. Оно может быть составлено в преддоговорный период и будет выражать серьезность намерений подрядчика.

В период выполнения работ, чтобы конкретизировать сроки их проведения. Гарантийное письмо может выполнять роль договора между сторонами. В этом случае подрядчик указывает в письме какие работы и в какие сроки он обязуется выполнить, а заказчик в акцепте принимает обязательства по оплате.

На поставку товара

Гарантийное письмо-оферта содержит предложение поставки товара. Оно составляется, если поставщик хочет предложить взаимовыгодное сотрудничество другой компании. Предназначением документа выступает проявление заинтересованности потенциального партнера и впоследствии заключения договора на поставку товара.

Другие формы документа

Аналогичные гарантийные письма составляются при осуществлении и других событий и сделок в процессе хозяйственной деятельности компаний или для физических лиц.

Например, гарантия, что контракт будет заключен в установленный срок; при получении займа должник гарантирует выплату займодавцу в установленный срок в определенной сумме; студенту необходимо гарантийное письмо о том, что работодатель примет его на работу для предоставления в ВУЗ.

Юридическая сила документа

Главные юридические функции гарантийного письма:

• доказательство факта оформления соглашения между контрагентами;
• удостоверение условий обязательств между сторонами сделки;
• факт признания задолженности.

Как правильно составить документ

Поскольку установленной законом формы гарантийного письма нет, оно составляется в зависимости от вида, формы, кто является составителем. При написании обязательно соблюдать правила делового общения, четкие и понятные формулировки.

Необходимо учитывать реальные свои возможности по выполнению принимаемых обязательств.

Какая информация должна присутствовать в документе

Какие реквизиты должны присутствовать в обязательном порядке, независимо от статуса составителя:

• номер и дата;
• адресат;
• вид гарантийного письма;
• текст предложения или обязательства;
• данные отправителя;
• подпись составителя с расшифровкой.

От юридического лица

Если составителем гарантийного письма выступает юридическое лицо, документ будет иметь следующие особенности:

• составляется на фирменном бланке компании;
• должен содержать юридический адрес, контактные телефоны, реквизиты банковского счета организации;
• документ подписывается первым лицом компании, гл. бухгалтером, ставится печать.

Пример письма на оплату задолженности:

При написании писем других видов, меняется только их содержательная часть.

Пример текста письма на поставку товаров:

Пример текста гарантии по выполнению работ:

Пример текста письма на прием на работу:

От индивидуального предпринимателя

Особенность гарантийного письма от предпринимателя в том, что у него может не быть расчетного счета и печати, поэтому он вписывает свои данные паспорта. Если расчетный счет открыт, форма письма будет аналогичной, как по юридическому лицу.

От физического лица

Написание гарантийного письма физическим лицом требует указания в нем паспортных данных и места регистрации составителя. Форма и содержание документа остаются стандартными.

Пример:

Образец документа

Стандартный бланк документа выглядит следующим образом:

 

Формулировка текста может включать дополнительные необходимые условия.

Распространенные ошибки при заполнении документа

Какие самые распространенные ошибки допускаются составителями гарантийных писем:

• Расплывчатые формулировки. Документ должен содержать четкие и понятные условия предложения или обязательства, не допускать двусмысленности или иносказания.
• Не прописываются существенные условия сделки. Не указывается сумма, объем, срок исполнения обязательств, ответственность сторон. Необходимо максимально точно обозначить все существенные параметры.
• Не указывается контактная информация. Это является необходимым условием гарантийного обязательства.
• Не прикладываются дополнительные документы. Если содержание гарантийного письма требует дополнительный документ-подтверждение, оно должно быть приложено. Например, свидетельство о праве собственности при представлении гарантийного письма в налоговую службу для регистрации ООО.

Как вручить документ

Способы вручения:

• Лично под роспись руководителю компании или уполномоченному лицу. При этом нужно либо приготовить два экземпляра документа, чтобы на втором была поставлена подпись о получении, либо получить расписку о принятии.
• Использование курьерской доставки.
• Отправка по почте с уведомлением о вручении.
• Использование электронных способов отправки.

Советы юристов

Для того, чтобы правильно составить гарантийное письмо, юристы советуют обратить внимание на следующее:

• Из его содержания должно быть понятно в отношении какой именно сделки выражено одобрение. Просто признать наличие задолженности мало, необходимо указать № и дату договора, реквизиты первичных документов (накладных, актов приемки-передачи).
• В документах должны быть четко определены стороны сделки. Недостаточно указывать только наименование, т. к. вполне могут быть зарегистрированы юридические лица с одинаковыми названиями. Поэтому дополнительно надо указать, как минимум ИНН компаний.
• Получать гарантийные письма лучше всего с личной подписью и синей печатью, а не по электронной почте. Может потребоваться проверка подписи на аутентичность, если письмо не подписывалось в присутствии другой стороны.

FAQ

Будет ли иметь гарантийное письмо юридическую силу в суде?

Это зависит от того, как составлен документ. Если в нем изложены все необходимые сведения, которые подтверждают согласие на исполнение обязательств, то суд непременно примет его во внимание. Если письмо составлено неправильно, оно может быть проигнорировано или учтено как несущественное доказательство.

Зачем банку требовать составления гарантийного письма о погашении задолженности должником?

Здесь все дело в сроке исковой давности. Если он истекает, написание должником гарантийного письма будет считаться признанием задолженности и продлит срок еще на 3 года. Поэтому по тем долгам в отношении которых есть вероятность погашения без судебных разбирательств, кредитор таким образом оставляет за собой возможность обращения в суд, если долг всё же не будет погашен добровольно.

Заключение

• Гарантийное письмо - это обязательство одной стороны сделки перед другой по исполнению условий договора, контракта, соглашения.
• Составляется гарантийное письмо в том случае, если одна сторона не уверена в своевременном исполнении условий договора другой стороной.
• При составлении документа руководствуются стандартными нормами делопроизводства. Главное, чтобы точно и полно были обозначены намерения и обязательства обеих сторон.