Как ИП принять на работу сотрудника — пошаговая инструкция, как индивидуальному предпринимателю оформить работника

Зачем оформлять сотрудника официально

Официальный наем — это не «бюрократия ради галочки», а обязанность работодателя по статьям 16, 56, 67 Трудового кодекса РФ. Корректное оформление дает предпринимателю и работнику понятные права и обязанности.

Что получает ИП, если официально оформит сотрудника:

право требовать исполнения трудовых обязанностей и привлекать к дисциплинарной ответственности (ст. 192–193 ТК РФ);

снижение юридических рисков (например, меньше шансов проиграть спор в инспекции/суде);

лояльность кандидатов и партнеров: бизнес работает «в белую».

Что получает работник:

оплачиваемый отпуск не менее 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ), больничные с прямыми выплатами из Соцфонда, стаж для будущей пенсии;

гарантии оплаты труда и сроков выплат (ст. 136 ТК РФ).

За «серый» наем грозит ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ. При повторных/грубых нарушениях санкции возрастают.

Только начинаете бизнес и еще
не зарегистрированы как ИП?

Зарегистрируйте бизнес онлайн — на Сравни

Регистрация

Какой договор заключить

Трудовой договор

Используется, если человек включается в штат, подчиняется правилам и процессу труда. Обязательные условия перечислены в ст. 57 ТК РФ:

должность (роль) и дата приема;

права и обязанности;

режим работы и отдыха;

условия оплаты;

гарантии и компенсации;

место работы;

указание на характер работы (например, разъездная или дистанционная — гл. 49.1 ТК РФ).

Список документов при приеме на работу содержится в ст. 65 ТК РФ: паспорт, СНИЛС, ИНН (при наличии), документы воинского учета, документ об образовании, сведения о трудовой книжке (бумажной или электронной — ст. 66.1 ТК РФ), иностранным гражданам — разрешительные документы.

Важно:

договор заключается в письменной форме не позднее трех дней с фактического допуска к работе — ст. 67 ТК РФ.

Испытательный срок: до трех месяцев (для руководителей/главбухов — до шести месяцев), оговаривается заранее — ст. 70 ТК РФ.

Гражданско-правовой договор (ГПХ)

Применим для разовых работ и услуг с платой за результат, без включения в штат и без отпусков/больничных. Ключевое отличие — отсутствие признаков трудовых отношений (ст. 15, 19.1 ТК РФ). Если фактически есть подчиненность, график, рабочее место и процессный контроль — высок риск переквалификации ГПХ в трудовой договор с доначислениями и штрафами.

Как принять сотрудника на работу

Что потребуется от кандидата

Список документов:

паспорт;

СНИЛС (если нет — ИП как работодатель помогает оформить в Соцфонде);

ИНН (по возможности);

документы о постановке на воинский учет;

документ об образовании/квалификации;

заявление о ведении бумажной или электронной трудовой книжки (ст. 66.1 ТК РФ);

согласие на обработку персональных данных (ФЗ-152).

Оформление кадровых документов

Трудовой договор (два экземпляра) — ст. 57, 67 ТК РФ.
Приказ о приеме (Т-1 или в свободной форме) — ознакомьте работника под подпись.
Личная карточка сотрудника (Т-2) — храните в кадровом деле.
Запись в бумажной трудовой книжке (если выбрана) или передача сведений по СЗВ-ТД в Соцфонд.
Ознакомление под роспись с локальными нормативными правовыми актами: правилами внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ), положением об оплате труда, охране труда (ст. 212 ТК РФ), политикой по персональным данным и другими документами.
Инструктаж по охране труда/пожарной безопасности (ст. 212, 225 ТК РФ), при необходимости — медосмотр.

Даже если у вас небольшая компания, трудовое законодательство требует, чтобы работодатель утвердил и ввел в действие локальные нормативные акты. Это не формальность: именно на их основании регулируются рабочие отношения и права сотрудников.

Обязательные локальные нормативные акты

Правила внутреннего трудового распорядка — фиксируют график работы, перерывы, порядок отпусков, ответственность сторон.

Положение об оплате труда — описывает систему начислений, премий, удержаний.

Положение об охране труда — включает инструкции по технике безопасности.

Положение о защите персональных данных — регламентирует работу с данными работников.

График отпусков — ежегодно утверждается и согласуется с сотрудниками.

Утверждать локальные нормативные акты ИП может самостоятельно, приказом. Важно ознакомить каждого нового работника под подпись. При проверках трудовой инспекции отсутствие этих документов может привести к штрафам.

Составление штатного расписания

Формально для ИП это не обязательно, но крайне полезно: фиксирует должности, оклады, доплаты, помогает планировать фонд оплаты труда и облегчает проверки. Удобно вести в табличной форме.

Пошаговая инструкция найма сотрудника

Определите формат: трудовой договор или ГПХ.
Проверьте документы кандидата (список из ст. 65 ТК РФ).
Согласуйте условия: оклад, график, испытательный срок (ст. 70 ТК РФ), дистанционный формат (при необходимости).
Подготовьте и подпишите договор (ст. 57, 67 ТК РФ).
Издайте приказ и оформите Т-2.
Передайте кадровые события по СЗВ-ТД; при бумажной книжке — внесите запись.
Добавьте сотрудника в табель учета рабочего времени (Т-13).
Проведите вводный инструктаж, оформите все журналы.
Настройте выплаты: аванс/зарплата в сроки по ст. 136 ТК РФ; НДФЛ и взносы.

Возможные проблемы при трудоустройстве и пути решения

Условия не прописаны подробно. Включите в договор должностную инструкцию/перечень задач, KPI, порядок премий.

Споры о графике/переработке. Четкий режим, учет рабочего времени, локальное положение об оплате труда и сверхурочных (ст. 152–154 ТК РФ).

Неподтвержденная квалификация. Проведите стажировку/проверку знаний, если это критично.

Охрана труда. Не экономьте: отсутствие инструктажей и медосмотров чревато штрафами и рисками для бизнеса (ст. 5.27.1 КоАП РФ, ст. 212 ТК РФ).

Нужна помощь с бухучетом?

Передача отчетности, налоговые декларации, платежные документы — мы поможем подобрать проверенный сервис.

Подобрать

Сотрудник принят — что дальше

Налоги и взносы с зарплаты

ИП как работодатель удерживает и перечисляет:

НДФЛ — прогрессивная шкала по ст. 224 НК РФ, удержание и перечисление — согласно ст. 226 НК РФ (как правило, не позднее следующего рабочего дня после выплаты дохода);

страховые взносы на пенсионное/медицинское/соцстрахование — по ст. 425–426 НК РФ (срок уплаты — до 15-го числа месяца, следующего за месяцем начисления);

отпускные — не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ), больничные — прямые выплаты через Соцфонд (первые дни — за счет работодателя, по действующим правилам).

Ведение отчетности

6-НДФЛ (с приложениями по суммам НДФЛ) — в ФНС в установленные сроки.

Расчет по страховым взносам — в ФНС ежеквартально.

Персонифицированная отчетность в Соцфонд: СЗВ-ТД (кадровые события), годовая отчетность по стажу (по действующим формам СФР).

Сведения в статистику — при запросе (коды статистики/ОКПО).

Табель учета (Т-13), график отпусков (Т-7), личные карточки — постоянно.

Организация выплат и локальных правил

Установите даты выплат два раза в месяц (аванс и основная часть) — ст. 136 ТК РФ.

Пропишите систему оплаты труда: оклад/сдельная, премии, надбавки.

Определите порядок ДМС/компенсаций, если предусмотрено.

Для водителей, торговых представителей и других профессий — учтите разъездной характер, суточные, безопасные условия труда.

Как заполнить 3-НДФЛ для ИП

Читать по теме

Что будет, если не оформить сотрудника

Штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ (за каждого неоформленного работника).
Доначисления взносов/НДФЛ, пени и штрафы.
Обязательство оформить трудовые отношения задним числом и выплатить все причитающиеся суммы (отпуска, больничные, компенсации).
Риск блокировки счета при предписаниях и несданной отчетности.

Подборка норм и актов

Трудовой кодекс РФ: ст. 16 (возникновение трудовых отношений), ст. 56–57 (понятие и содержание трудового договора), ст. 65 (документы при приеме), ст. 66.1 (электронная трудовая книжка), ст. 67 (форма договора), ст. 70 (испытание), ст. 115 (отпуск), ст. 136 (сроки выплат), ст. 189 (ПВТР), ст. 192–193 (взыскания), ст. 212, 225 (охрана труда), ст. 152–154 (сверхурочная/ночная/выходной).
Налоговый кодекс РФ: ст. 224 (ставки НДФЛ), ст. 226 (удержание/перечисление НДФЛ), ст. 425–426 (страховые взносы).
КоАП РФ: ст. 5.27 (нарушения трудового законодательства), ст. 5.27.1 (охрана труда).
152-ФЗ «О персональных данных» — согласия и политика.
Акты Социального фонда России — по формам персонифицированной отчетности (СЗВ-ТД и годовой отчет по стажу).

Еще больше интересного о бизнесе и финансах вы найдетев телеграм-канале журнала Сравни.

Часто задаваемые вопросы о найме сотрудников индивидуальным предпринимателем

ИП может нанимать сотрудников?

Да. ИП вправе нанимать работников и заключать трудовые договоры, а также договоры ГПХ, если нет признаков трудовых отношений — ст. 16, 56 ТК РФ.

Обязательна ли бумажная трудовая книжка?

Нет. У работника может быть электронный трудовой документ (ст. 66.1 ТК РФ). По выбору сотрудника возможно ведение бумажной книжки.

Можно ли оформить всех по ГПХ?

Только если нет признаков трудовых отношений (ст. 15, 19.1 ТК РФ). Иначе — переквалификация, доначисления и штрафы.

Как часто надо платить зарплату?

Не реже чем каждые полмесяца, конкретные даты закрепите в договоре и правилах внутреннего трудового распорядка — ст. 136 ТК РФ.

Когда перечислять НДФЛ?

Как правило, не позднее следующего рабочего дня после выплаты дохода — ст. 226 НК РФ.

Нужны ли ИП локальные акты?

Да, если есть работники: правила внутреннего трудового распорядка, положения об оплате труда, охране труда и другие — ст. 189, 212 ТК РФ.

Какие минимальные гарантии у работника?

Отпуск 28 дней (ст. 115 ТК РФ), оплата больничных (прямые выплаты из Соцфонда), охрана труда (ст. 212 ТК РФ), своевременная зарплата (ст. 136 ТК РФ).

Выводы

Официальный наем у ИП — это управляемый процесс: договор по правилам ТК, приказ, личная карточка, персонифицированная отчетность, НДФЛ и взносы. Соблюдение требований статей 57, 65, 66.1, 67, 70, 115, 136, 189, 212 ТК РФ, статей 224, 226, 425–426 НК РФ и отказ от «серых» схем снижают риски и укрепляют бренд работодателя. Настройте кадровый учет однажды — и дальше нанимайте сотрудников быстро, законно и без штрафов.

Как ИП принять на работу сотрудника: пошаговое руководство