Как перестать сидеть в соцсетях и сосредоточиться на работе?

Мы живём в прекрасное время. Мы всегда на связи с друзьями и родственниками. Мы можем поделиться своими успехами и приятными моментами в считанные секунды, выложив фото и видео в Instagram, Facebook или другие социальные сети. Работать тоже стало удобнее. Корпоративную почту можно установить на телефон, а доступ к рабочим файлам получить с личного компьютера.

От новых технологий сплошная польза… или не совсем? Проблема в том, что в эпоху интернета нам очень сложно сосредоточиться на чём-то в течение продолжительного времени. Сколько раз в день вы просматриваете ленты новостей социальных сетей? Как часто проверяете электронную почту? Кроме того, вам постоянно пишут в мессенджерах и звонят на мобильный.

Мы живём во время постоянных отвлечений, и это кардинальным образом снижает нашу продуктивность и качество работы. Как только мы садимся и пытаемся сосредоточиться на сложной и важной задаче, приходит письмо, сообщение, звонит мобильный или рабочий телефон.

Как работает мозг

Чтобы выйти на максимальную продуктивность, нашему мозгу сначала нужно настроиться на работу. Когда мы садимся составлять какой-то документ, писать отчёт или делать расчёты, первые 5–10 минут мы работаем вполсилы и только потом выходим на максимальный уровень продуктивности. Если нас отвлекают, процесс настройки необходимо пройти заново. Из-за этого выполнение больших и сложных задач занимает у нас в разы больше времени, чем мы могли затратить. Кроме того, если вас отвлекают, возрастает вероятность ошибок.

Так как же сосредоточиться на работе? Для того чтобы сосредоточиться на больших важных задачах, необходимо минимизировать отвлечения. Но я не призываю вас отказаться от мобильного телефона или электронной почты. Достаточно выделять несколько часов в день на решение крупных задач, создавая себе «периоды полной фокусировки». Решению мелких задач, которые требуют 15–20 минут, отвлечения, скорее всего, не повредят.

Вот несколько правил, которых стоит придерживаться.

1. Метод 50-10-50

Для работы над крупными важными задачами я использую «метод 50-10-50»: работаете над задачей 50 минут, не отвлекаясь ни на что, потом делаете перерыв на 10 минут и делаете ещё один «подход» на 50 минут. Очень важно максимально отвлечься в десятиминутном перерыве. Здорово, если вам удастся выйти из офиса и прогуляться или сделать физические упражнения. На рабочем месте точно оставаться нельзя, думать о работе тоже, иначе вторые 50 минут пройдут не слишком эффективно.

В среднем за 50 минут сфокусированной работы у меня получается выполнить на 25–30% больше работы, чем за 1 час в «обычном режиме» (читая входящие письма, заглядывая в телефон и отвлекаясь на разговоры с коллегами). Если задача творческая, например написание статьи — продуктивность вырастает в несколько раз, а результат получается более качественным.

К работе по «методу 50-10-50» нужно подготовиться. Поставьте телефон на беззвучный режим и обязательно уберите его из поля зрения. Если этого не сделать, у вас будут тянуться руки проверить почту, мессенджеры и социальные сети. Выключите электронную почту на рабочем компьютере, чтобы всплывающие сообщения о новых письмах не отвлекали. Для отсчёта времени используйте онлайн-таймер со звуком. Вы не должны отвлекаться, чтобы посмотреть, сколько осталось времени. Когда 50 минут закончатся — прозвенит таймер. Заранее решите все срочные вопросы с коллегами и приступайте.

Поначалу вы будете чувствовать себя очень некомфортно. Вас постоянно будет тянуть проверить телефон или почту. Концентрация в течение долгого времени для неподготовленного человека — серьёзное испытание. Пока работа по методу 50-10-50 не войдёт в привычку, вы будете отвлекаться, забывая, что отрезок в 50 минут не окончен. Не ругайте себя, просто возвращайтесь к работе, и постепенно у вас сформируется навык держать концентрацию.

Используйте метод только для работы над приоритетными задачами. Не стоит применять столь мощное оружие в борьбе с рутинными делами. И, пожалуйста, без фанатизма. Делайте не более двух циклов 50-10-50 в день, чтобы не переутомиться. Работа с полной фокусировкой позволяет сделать важные дела гораздо быстрее, но требует больших затрат энергии.

Дополнительным бонусом за вашу настойчивость будет то, что вскоре после начала работы по методу 50-10-50 число «пожаров», которые особенно часто происходят у современных руководителей и работников умственного труда, значительно сократится, так как возросшая продуктивность позволит вам выполнять задачи задолго до дедлайна.

2. Очистить рабочее пространство

Очень часто на рабочем месте офисных сотрудников можно увидеть кучу бумаг, карандаши и ручки, разбросанные по всей поверхности стола, и монитор, обклеенный цветными стикерами.

Если вы узнали свой стол или монитор — срочно беритесь за уборку! Необходимо минимизировать количество предметов, которые находятся в поле вашего зрения и отвлекают вас от работы. Уберите канцелярские принадлежности и документы на дальний край стола. Особое внимание уделите пространству между вами и монитором. Ничего, кроме клавиатуры и мыши, там находиться не должно.

И конечно, необходимо убрать стикеры, приклеенные на монитор. Эти цветные бумажки — главный враг-отвлекатель. Когда вы увлеченно работаете на компьютере над задачей №1, вам то и дело попадаются на глаза стикеры с делами №2, №3 и т.д., вы отвлекаетесь, и вот уже несколько минут потеряны безвозвратно, и теперь предстоит потерять ещё несколько для того, чтобы снова настроиться на задачу №1.

3. Управлять не временем, а энергией

Представьте, что утром на совещании начальник поставил перед вами важную задачу, а вы ночью спали всего пару часов и не позавтракали утром. Вы будете работать над задачей целый день и, вероятно, не справитесь. А если и одолеете её, то результат окажется низкого качества. Вам будет сложно сосредоточиться, вы будете зевать и работать очень медленно. Вас постоянно будут отвлекать мысли о еде, и наверняка разболится голова.

А теперь представьте, насколько изменится скорость работы и качество результата, если в ночь перед злополучным совещанием вы отлично выспались, сделали зарядку и съели полезный завтрак! Вы полны сил, бодры, и у вас отличное настроение. Вы быстро и качественно справитесь с заданием и заслужите похвалу руководителя.

Результат кардинально различается, потому что в этих двух ситуациях у вас совершенно разные уровни энергии. Если у вас мало энергии — никакой тайм-менеджмент вам не поможет.

Как сохранить энергию на весь день?

• Спать достаточное количество времени

Первое и необходимое условие — достаточный и качественный сон. Вы ведь ставите на ночь телефон на подзарядку? Зарядите и свою батарейку. И не на 50 процентов, а на все 100. Когда вы выспались, вы бодры, полны сил и креативны и выполняете задачи быстрее и качественнее.

Я часто слышу возражение: «у меня столько дел, что мне некогда спать». Не нужно путать причину и следствие. Правда в том, что вы поздно ложитесь и не успеваете сделать все дела днём, потому что у вас мало энергии — в том числе из-за недостаточного сна. Высыпайтесь, и будете успевать больше.

• Делать перерывы в работе

Важно делать перерывы в работе и правильно отдыхать. Главное правило эффективного отдыха — максимальное переключение. Если вы работаете за компьютером, выходите гулять на 10 минут 2 раза в день. Первый перерыв делайте через два часа после начала рабочего дня, а второй — через два часа после окончания обеденного перерыва (совместите прогулки с перерывами в работе по методу 50-10-50).

Во время прогулки позвоните человеку, с которым вам приятно общаться. Так вы отдохнёте от работы физически и духовно и не будете во время перерыва думать о делах.

• Заниматься спортом

Помимо прогулок запланируйте на первую половину дня физические упражнения. Даже десятиминутная зарядка позволит вам насытить организм кислородом и повысить тонус. Ваша мотивация и креативность вырастут, и вы будете успевать делать за рабочий день гораздо больше.

Выводы:

Работайте над большими важными задачами по методу 50-10-50, наведите порядок на рабочем столе, чтобы минимизировать отвлечения, и управляйте своей энергией, тогда вас ждёт приятный сюрприз. Через несколько недель вы заметите, что у вас появляется всё больше свободного времени, которое можно потратить с пользой, а ещё лучше — с удовольствием, ведь вы отлично поработали и заслужили немного времени для себя.