Как рассчитать отпускные в 2023 — инструкция для работника и бухгалтера

Что такое отпускные

У каждого официально работающего человека есть право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Согласно ст. 114 и 115 Трудового Кодекса РФ, ежегодный основной оплачиваемый отпуск предоставляется работникам продолжительностью в 28 календарных дней. Для отдельных категорий работников продолжительность отпуска может быть увеличена.

Порядок расчёта отпускных

Чтобы понять, как оплачивается отпуск по трудовому кодексу, нужно знать формулу расчёта, уметь определять состав выплат, расчётный период и подсчитывать средний заработок работника.

Общая формула расчёта отпускных

Величина отпускных рассчитывается по формуле так:

О = СДД х КДО, где:

• О — отпускные;
• СДД — среднедневной доход;
• КДО — количество дней отпуска.

Определение состава выплат

В зарплату включаются не все выплаты, полученные работником в расчётном периоде. Подробный состав выплат определяется внутренними документами компании в соответствии с особенностями ведения деятельности.

Какие учитываются выплаты работнику:

• заработная плата по тарифу;
• заработная плата по окладу;
• сдельная заработная плата;
• выплаты процента от прибыли компании;
• комиссионное вознаграждение;
• зарплата, выданная в неденежной форме;
• гонорар, авторское вознаграждение;
• надбавки и доплаты к тарифным ставкам;
• премии (исключая выплаты, не являющиеся частью системы оплаты труда, например к юбилею).

Какие выплаты не входят в расчёт отпускных:

• больничные;
• командировочные;
• ранее выданные отпускные;
• декретные пособия;
• материальная помощь;
• оплата обучения или путёвок;
• возмещение за обеды и т. д.

Прочитать более подробно о составе выплат для расчёта среднего заработка можно в Постановлении Правительства №922 от 24 декабря 2007 года.

Расчётный период

Для расчёта отпускных заработок подсчитывается исходя из периода в 12 месяцев, с первого по последний день месяца, заканчивая предыдущим месяцем. Например, работник уходит в отпуск 15 мая 2023, тогда расчётный период будет с 1 мая 2022 по 30 апреля 2023.

В расчётный период входят дни, когда работник фактически выполнял свои должностные обязанности.

Какие периоды исключаются из расчётного:

• время нахождения на больничных;
• время в декретном отпуске;
• простой в работе компании;
• забастовки, когда работники не осуществляли деятельность;
• в других случаях, предусмотренных законодательством.

Если фактически в предшествующие 12 месяцев работник не работал и не получал зарплату, его средний заработок определяется исходя из суммы заработной платы, фактически начисленной за предшествующий период, равный расчётному.

Средний заработок для отпускных

Среднедневной доход, если работник фактически полностью отработал в расчётном периоде, рассчитывается как:

СДД = ЗП / КД х 29,3, где:

• ЗП — заработок работника за расчётный период, т. е. за 12 месяцев, предшествующих месяцу ухода в отпуск;
• КД — количество дней, фактически отработанных в расчётном периоде;
• 29,3 — среднее количество дней в месяце.

Когда работник в течение расчётного периода имел исключаемые периоды или отработал менее 12 месяцев, расчёт будет следующим:

• Определение количества дней в месяцах, отработанных полностью: Количество дней в полностью отработанных месяцах = число месяцев × 29,3.
• Определение количества дней в каждом месяце, который отработан не полностью: Количество отработанных дней в месяце = (Количество календарных дней месяца — Дни исключаемых периодов) х 29,3 / Количество календарных дней месяца.
• Количество дней в расчётном периоде = п. 1 + п. 2.
• СДД = Сумма выплат в расчётном периоде / п. 3.

Сроки выплаты отпускных в 2023 году

Согласно ч. 9 ст. 136 ТК РФ, оплата отпуска производится не позднее чем за три календарных дня до его начала. Согласно рекомендациям Роструда (Письмо от 30 июля 2014 №1693-6-1), произвести выплату можно и ранее установленного срока.

Если отпускные не выплачены в срок, работодателю может быть вынесено предупреждение или наложен административный штраф на должностных лиц в размере 10–20 тысяч ₽, на ИП — в 1–5 тысяч ₽; на юридических лиц — в 30–50 тысяч ₽.

Расчёт НДФЛ и страховых взносов с отпускных

Отпускные являются частью заработной платы, поэтому они облагаются налогом НДФЛ в соответствии с законодательством РФ:

• для резидентов сумма налога — 13%;
• для нерезидентов сумма налога — 30%.

Перечисляется НДФЛ на ЕНС (единый налоговый счёт) 28 числа текущего месяца с выплат, которые сделаны с 23 числа предыдущего месяца по 22 число текущего. 25 числа текущего месяца потребуется подать уведомление об исчисленных суммах налога, чтобы ФНС распределила сумму с ЕНС в уплату этого налога.

Сколько потребуется заплатить в Социальный фонд России с отпускных в 2023 году:

• 30% — в рамках предельной базы (1,92 миллиона ₽ с начала года);
• 15,1% — после превышения предельной базы;
• 0,2–8,5% — взносы на травматизм, устанавливаются компанией.

Бухгалтерские проводки по отпускным

Для учёта отпуска формируются проводки, аналогичные учёту зарплаты сотрудника:

• по дебету отпускные отображаются в составе издержек;
• по кредиту — на счёте расчётов с сотрудниками по зарплате.

Какие счета применяются для учёта:

• 08 — начисление работникам, осуществляющим установку (строительство) ОС;
• 20 — при начислении отпускных работнику на основном производстве;
• 23 — начисление отпускных работнику на вспомогательном производстве;
• 25 — когда начисление отпускных производится сотрудникам, зарплату которых нельзя учесть в себестоимости определённой продукции;
• 26 — начисление отпускных руководству фирмы;
• 44 — начисление отпускных сотруднику отдела продаж;
• 96 — начисление отпускных из резервов.

Расчёты с сотрудниками осуществляются на счетах:

• 70 — расчёты по оплате труда;
• 50 (51) — выдача отпускных наличными в кассе или перечисление на карточный счёт.

Для учёта обязательных удержаний используются счета:

• 68 — расчёты по НДФЛ;
• 69 — расчёты по социальному страхованию и обеспечению.

Как повысить отпускные

Чтобы вам начислили максимальные отпускные, эксперты советуют соблюдать следующие правила:

• Отпуск выгоднее планировать в месяце с наименьшим количеством праздничных нерабочих дней. В январе, феврале и мае уходить в отпуск будет не самым выгодным.
• Лучше всего уходить в отпуск в месяц с максимальным количеством рабочих дней. В 2023 году это март, август, октябрь, ноябрь.
• Если в течение расчётного периода повышали зарплату, брать отпуск лучше осенью или зимой, чтобы в расчёт вошло больше месяцев с новым доходом.
• Если в этот период зарплата снизилась, наоборот, нужно идти в отпуск как можно быстрее, чтобы в период расчёта вошло больше месяцев с более высоким доходом.
• Если вы получали единовременную выплату, входящую в расчёт отпускных, нужно, чтобы она попала в расчётный период.
• Незначительно увеличить отпускные поможет «дробление» отпуска с захватом максимального количества выходных дней, например можно оформить отпуск с субботы.
• Узнайте о порядке включения премии в расчёт среднего заработка (последней начисленной или большей по величине), применяемый в вашей компании, и исходя из этого рассчитывайте оптимальный срок ухода в отпуск.

Чтобы увеличить продолжительность отпуска, выбирайте месяцы, в которых много выходных. Праздничный день прибавляет к отпуску дополнительный нерабочий день.

Отпуск в рабочих днях

Отпуск в рабочих днях устанавливается для отдельных категорий работников:

• Если трудовой договор заключён на срок до двух месяцев. Предоставляется оплачиваемый отпуск или выплачивается компенсация при увольнении из расчёта: два рабочих дня за один месяц работы.
• Работники на сезонных работах получают отпуск: два рабочих дня за один месяц работы.
• Сотрудники при работе с вредными условиями получают дополнительный отпуск.

В трудовом законодательстве не определён порядок предоставления отпуска для работников на вредных производствах, поэтому работодатель может его не предоставлять до окончания срока трудового договора. Отпуск может быть предоставлен при увольнении работника, или расчёт с работником произведён путём выплаты компенсаций за неиспользованный отпуск.

В этом случае формула расчёта среднедневного заработка будет следующей:

Фактически начисленная зарплата / количество рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели.

Расчёт отпускных в 2023 — разберём примеры

Пример 1.

Исходные данные:

• Зарплата работника в 2022 году — 50 000 ₽ в месяц.
• Зарплата работника в 2023 году — 60 000 ₽ в месяц.
• Больничных и отгулов в расчётный период не было.
• Работник уходит в отпуск на 12 дней, с 13 по 24 апреля 2023 года.
• Расчётный период — с 1 апреля 2022 по 30 мая 2023 года.

Расчёт отпускных:

• Совокупный заработок = 50 000 × 9 + 60 000×3 = 630 000 ₽.
• Среднедневной заработок = 630 000 / (12 × 29,3) = 1791,81 ₽.
• Отпускные = 1791,81 × 12 = 21 501,71 ₽.
• НДФЛ с отпускных 13% = 2795,22 ₽.
• Сумма отпускных, полученная работником = 21 501,71 — 2795,22 = 18 706,49 ₽.

Пример 2.

Исходные данные:

• Работник берёт отпуск с 23 октября по 12 ноября 2023 года.
• Расчётный период — с 1 октября 2022 по 30 сентября 2023 года.
• С 13 по 18 апреля 2023 года (шесть дней) у работника был больничный.
• С 13 по 19 июня 2023 года (семь дней) работник брал отпуск.
• Остальные 10 месяцев расчётного периода отработаны полностью.
• Совокупный доход работника в расчётном периоде — 486 000 ₽ (без учёта пособия по временной нетрудоспособности и июньских отпускных).

Расчёт отпускных:

• Количество дней в апреле, учитываемых в отпускных: (30 — 6) / 30×29,3 = 23,44 дня.
• Количество дней в июне, учитываемых в отпускных: (30 — 7) / 30×29,3 = 22,46 дня.
• Расчёт количества дней в расчётном периоде: 29,3×10 мес. + 23,44 + 22,46 = 338,9 дня.
• Средняя зарплата в день: 486 000 ₽ / 338,9 = 1434,05 ₽.
• Отпускные: 1434,05 ₽ х 20 дней = 28 681 ₽. Оплачивается 20 отпускных дней, т. к. 4 ноября — праздничный день.
• Расчёт НДФЛ: 28 681×13% = 3728 ₽.
• Сумма отпускных составит: 28 681 — 3728 = 24 952 ₽.

FAQ

Сколько дней отпуска в году?

В год работнику предоставляется 28 календарных дней отпуска. Для отдельных категорий работников срок может быть увеличен. Подсчёт дней отпуска начинается с первого дня невыхода на работу.

Как можно упростить расчёт отпускных?

Чтобы было проще рассчитать отпускные, воспользуйтесь онлайн-калькуляторами расчётов, размещёнными на тематических ресурсах в интернете. Калькуляторы отпускных производят расчёт автоматически после введения необходимых данных.

Когда можно уходить в отпуск?

Новые работники, проработавшие в компании менее одного года, могут уйти в отпуск через шесть месяцев после устройства на работу. Работники, проработавшие более года, могут брать отпуск в любое время по согласованию с работодателем. Отпуск можно взять разово полностью или частями.

Как рассчитываются отпускные в Беларуси?

В Беларуси за каждый отработанный целиком месяц работнику полагается 2,33 дня отпуска.

Выводы

• Большинству работников предоставляется оплачиваемый отпуск в размере 28 календарных дней в год.
• Расчёт отпускных производится исходя из среднедневного заработка и количества дней в отпуске.
• Отпускные начисляются исходя из расчётного периода в 12 предшествующих месяцев.
• При расчёте нужно определить среднедневной заработок в расчётном периоде.
• Посчитать отпускные можно на специальных онлайн-калькуляторах, размещённых в интернете.
• Знать, как начисляют отпускные, особенно важно работникам. Они смогут не только контролировать правильность начисления и соблюдения порядка выплаты, но и будут уходить в отпуск так, чтобы получить максимальную компенсацию.