Как составить хороший чек-лист и ничего не забыть

Обычно последняя разбивается на несколько составных задач, что упрощает их решение. Главной функцией чек-листа становится удобство отслеживания процесса выполнения всего объема работы за счет поэтапного выполнения каждой составляющей.

Что такое чек-лист

Изначально чек-лист возник в авиации – после крушения самолета в результате ошибки пилота. Дело в том, что подготовка и управление авиационной техникой превратилось в очень сложный и многоступенчатый процесс. Его успешная практическая реализация без четкой формализации и разбиения на отдельные операции оказалась попросту невозможной.

Поэтому были разработаны чек-листы, помогающие пилоту и специалистам других служб последовательно выполнить полный комплекс действий по подготовке самолета и последующему управлению техникой во время взлета, полета и посадки.

Где и как используются

Сегодня чек-лист – это общеупотребимый термин, обозначающий список мероприятий, подлежащих реализации с обязательной отметкой о выполнении каждого. Такой формат расписания задач позволяет упорядочить процесс их решения, а также одновременно упрощает достижение конечной цели.

В настоящее время разнообразные по назначению и формату чек-листы применяются практически повсеместно – в виде инструкций сотрудникам предприятия, решающим сложные задачи, или в качестве контрольного списка дел для проверки правильности реализации того или иного технологического процесса.

Несмотря на некоторую сложность данного определения, практически каждый человек в той или иной форме сталкивается с разными видами чек-листов на практике.

Отличия от других списков

Нередко происходит путаница чек-листов с другими схожими понятиями, которые обозначают разнообразные списки. Рассмотрим разницу и сходства с основными из них – гайдом, списком дел, пошаговой инструкцией и трекером:

1. Гайд представляет собой перечень подробных рекомендаций. Обычно он сложнее, чем checklist, так как предусматривает несколько вариантов развития событий. Например, рецепт выпечки предполагает использование разных исходных ингредиентов, которые влияют на процесс приготовления. Чек-лист намного проще и четче формулирует стоящие перед исполнителем задачи.
2. Список дел содержит перечень задач, которые могут решаться в произвольном порядке. Чек-лист требует выполнения операций исключительно в определенной последовательности, обязательной для достижения конечного результата.
3. Пошаговая инструкция ближе всего к чек-листу. Единственным существенным отличием становится более детальный характер описания выполняемых действий. Оптимальный checklist – это небольшой по объему и краткий документ. В то же время пошаговая инструкция может быть растянута на несколько страниц. Еще одна серьезная разница заключается в визуализации процесса проставления галочки как символа выполнения конкретной операции, характерной для чек-листа, но не используемой в пошаговой инструкции.
4. Трекер можно назвать инструментом для избавления от вредных или выработки полезных привычек. Он представляет собой список действий, которые необходимо выполнять на регулярной основе. Например, пить стакан воды каждые три часа или читать определенное количество страниц книги ежедневно. Трекеры очень похожи на чек-листы, хотя носят менее структурированный и более растянутый по времени характер.

Важно понимать, что перечисленные различия между разными видами списков достаточно условны. По большому счету, не имеет особого значения, как называется документ – чек-лист, гайд или пошаговая инструкция. Намного важнее правильность его составления и эффективность выполнения главной функции – достижения нужного разработчику результата.

Примеры чек-листов

Как было отмечено выше, чек-листы широко применяются в самых разных видах деятельности. Для наглядного подтверждения данного тезиса достаточно привести несколько наиболее характерных примеров. В их числе:

1. Авиация. Уже упомянутая ранее инструкция подготовки самолета к вылету. Дополняется аналогичными чек-листами для других не менее важных мероприятий – управления взлетом, полетом и посадкой авиационной техники.
2. Космонавтика. Еще более сложная отрасль – как с организационной, так и технической точки зрения. Пример чек-листа – обязательная проверка готовности космического корабля к старту, которая проводится диспетчером – индивидуально или коллективом специалистов с разделением функционала между каждым из них.
3. Кадры. Checklist часто используется для проверки адаптации нового сотрудника с целью оценки эффективности его работы.
4. Помощник сотрудника. Выступает в качестве должностной инструкции, представленной в краткой и понятной форме. Вместо многостраничного документа выглядит простым и доступным списком действий для последовательной реализации. Применяется для персонала, занятого рутинной и однотипной работой.
5. Медицина. Один из видов деятельности, где чек-листы используются особенно широко. Это объясняется важностью избежать возможных ошибок, способных причинить вред здоровью пациентов. В качестве примера можно привести checklist для врачей хирургов, следование которому обеспечивает безопасность проведения операций.

Приведенный перечень не является исчерпывающим. Но он наглядно демонстрирует, насколько разносторонним становится сегодня практическое применение разных по наполнению, функционалу и типу чек-листов.

Типы чек-листов

Классификация существующих чек-листов очень обширна. Несмотря на некоторую условность, связанную со схожестью подобных документов между собой, разделение их на типы все-таки возможно. Ниже приводятся самые распространенные из них:

1. Пошаговый. Используется для сложных и многоступенчатых процессов. Позволяет свести к минимуму вероятность ошибки или невыполнения какой-либо обязательной операции.
2. Дорожная карта. Схожий по функционалу checklist. Выступает в качестве описания реализуемых на практике мероприятий. Используется там, где важна правильная последовательность действий.
3. Список ошибок и рекомендаций по их устранению. Представляет собой перечень самых вероятных ошибок или неисправностей, включающий мероприятия по решению обнаруженных проблем. Основная сфера применения – различные виды диагностики и контроля над работоспособностью оборудования.
4. Проверка. Разновидность списка ошибок, где основной акцент делается на первую часть документа. Используется для оценки правильности произведенного осмотра и учета всех потенциально возможных вариантов неисправности.
5. Устранение неисправностей. Еще одна разновидность списка ошибок с выделением второй части документа в виде рекомендаций по решению выявленных проблем.
6. Визуальное наблюдение. Чек-лист представляет собой перечень действия наблюдателя за различными процессами, например, технологическим на производстве или функциональным в работе конкретного сотрудника.
7. Помощь в работе. В этом случае назначением документа становится инструктирование персонала с целью эффективного выполнения должностных обязанностей. В отличие от обычной должностной инструкции, объемной и многофункциональной, отличается простотой и наглядностью.
8. Обучающий курс. Схожая разновидность чек-листа. Используется с целью повышения квалификации сотрудника, в том числе – за счет упорядочивания его действий и формирования обратной связи с результативностью каждой совершаемой операции.
9. Памятка. Больше всего напоминает трекер, схожий по функционалу с чек-листом. Представляет собой перечень действий, сформированный по принципу «не забыть произвести каждое». Другой наглядный пример – список покупок при походе в магазин.

Данный нумерованный перечень можно продолжать достаточно долго. Количество включенных в него пунктов ограничивается исключительно фантазией составителя различных чек-листов и разнообразием стоящих перед ним задач.

Как создать чек-лист

Разнообразие доступных для составления чек-листов делает ответ на вынесенный в подзаголовок статьи вопрос достаточно сложным. В общем случае процесс создания документа предусматривает следующую последовательность действий:

• определение единиц для включения в итоговый перечень – операций, технологических процессов для контроля, предстоящих действий и т.д.;
• выбор критерия определения правильности, например, временного или с точки зрения последовательности;
• периодичность совершения или проверки каждой единицы списка;
• назначение ответственных за реализацию мероприятия (если речь идет не о индивидуальном, а о коллективном чек-листе);
• детализация в виде подробного и понятного описания каждого из действий, включенных в итоговый документ.

Оптимальный чек-лист обладает несколькими обязательными преимуществами и характеристиками, в числе которых:

• простота и логичность;
• четкая структура;
• гибкость (при необходимости учитывать разные сценарии развития событий);
• краткость (последнее, но в некоторых случаях самое важное достоинство грамотно составленного чек-листа).

Чек-лист по составлению чек-листа

Для большей наглядности имеет смысл привести чек-лист, который может быть использован для составления и последующей проверки правильности чек-листа. Он включает несколько обязательных требований к конечному документу. К ним относятся такие правила:

1. Для каждой операции отводится отдельный пункт.
2. Утвердительный характер выполняемых действий.
3. Общее количество пунктов – в пределах 20, а при возможности – еще меньше.
4. Тестирование готового чек-листа на практике с целью доработки и усовершенствования. В том числе – вместе с адресатом документа.
5. Четкое и эстетичное оформление с обязательным включением квадратов или полей для проставления галочек, подтверждающих выполнение определенного пункта.
6. Удобство расположения, независимо от формата документа, например, бумажного на стене или электронного в локальной компьютерной сети с ограничением доступа.

Сервисы для создания и оформления чек-листов

Совсем необязательно заниматься составлением чек-листов самостоятельно. Для успешного решения задачи целесообразно использовать специализированные сервисы, самыми популярными из которых на сегодняшний день выступают такие:

• 365done.ru. Универсальный ресурс, на котором можно найти как готовые чек-листы, так и удобный и многофункциональный конструктор. Отдельного упоминания заслуживает магазин подобных продуктов, вынесенный с специальный раздел сайта.

• Canva. Сервис создания чек-листов на базе готовых шаблонов. Отличается простым и понятным интерфейсом, а также выгодными условиями сотрудничества.

• Чек-лист/Эксперт. Один из наиболее востребованных онлайн-ресурсов. Содержит обширную базу готовых чек-листов с удобной разбивкой на категории. Важным бонусом становится бесплатный доступ к функционалу сайта, для получения которого достаточно пройти регистрацию.

FAQ

Что такое чек-лист?

Это список задач, которые подлежат последовательному решению для достижения цели, с дополнением в виде проставления галочки, подтверждающей выполнение каждой из намеченных операций.

Чем чек-лист отличается от других схожих по функционалу списков – пошаговых инструкций, трекеров и т.д.?

Любые отличия достаточно условны и обычно касаются различных трактовок в определении каждого из терминов. Например, разница между чек-листом и пошаговой инструкции состоит в краткости первого и заметно большем объеме текста во второй.

Где используются чек-листы?

Они широко применяются в самых разных видах деятельности – от планирования дня отдельным человеком до выполнения сложных технологических процессов на производстве или организации эффективной работы отдела кадров.

Как составить собственный чек-лист?

Для этого используются два подхода. Первый предусматривает самостоятельную разработку документа, второй – применением специализированных сервисов. Оба варианта при серьезном отношении обеспечивают эффективное решение задачи.

Вывод

1. Чек-лист – это перечень операций, совершаемых последовательно, с возможностью проставления отметки о выполнении каждой.
2. Основное назначение документа – четкое соблюдение как последовательности, так и всего набора действий – без возможности забыть или пропустить любое из них.
3. Частой сферой применения чек-листов становится проверка правильности совершенных операций.
4. Для составления чек-листов применяются разные подходы – как самостоятельная разработка документа, так и использование различных специализированных сервисов.
5. Самый простой способ грамотно оформить чек-лист предусматривает использование соответствующего чек-листа, приведенного в статье несколькими разделами выше.