Личный опыт самозанятой: как я работаю с контрагентами, партнёрами, помощниками

Почему я стала самозанятой

Я пишу коммерческие тексты для бизнеса. В феврале 2020 года стала самозанятой: у меня был стабильный поток заказов, и я решила, что должна работать легально. Открывать ИП не хотелось — заработок был не настолько высоким, чтобы регулярно платить за себя страховые взносы. Да и разбираться в бухгалтерии не было ни времени, ни желания.

В самозанятости подкупила простота регистрации и минимум отчётности: главное — вовремя выдавать чеки и ежемесячно платить налог со своих доходов. Решение оказалось правильным: с началом карантина и самоизоляции заказчиков стало меньше. Если бы я зарегистрировалась как ИП, пришлось бы работать чуть ли не в минус из-за обязательных страховых взносов.

В 2021 году ситуация наладилась. Если раньше моими заказчиками были в основном физические лица, то теперь я часто сотрудничаю с ИП и компаниями. Корпоративные заказчики более требовательны не только к качеству контента, но и серьёзно относятся к документам. Наличие договора с исполнителем позволяет им закрыть вопросы с налоговой, а также не беспокоиться о том, что я исчезну, сорву сроки или не выполню свою работу.

Почему в статусе самозанятого проще работать с компаниями

Бизнесу выгодно работать с самозанятыми — в отличие от обычных физлиц. Страховые взносы и налоги за наёмных работников и за физлиц, привлекаемых по договорам ГПХ, платит компания. А работая с самозанятыми, бизнес экономит средства на уплате страховых взносов, не перечисляет за них НДФЛ. Также нет необходимости вести отчётность и кадровую документацию, как при оформлении человека в штат.

Самозанятый сам платит налоги, заказчика это не касается, что удобно. Поэтому сейчас во многих объявлениях с вакансиями для фрилансеров указано, что для сотрудничества нужен статус самозанятого. Компании больше не готовы платить лишнего за физлиц.

Какие документы требует компания у самозанятого исполнителя

Чек из приложения «Мой налог». По закону достаточно только этого документа. При работе с клиентами самозанятый обязан оформлять чек на каждую полученную сумму. В нём нужно указывать данные компании: название (или ФИО предпринимателя) и ИНН.

Самозанятый получает оплату, формирует электронный чек в приложении «Мой налог» и передаёт его заказчику. Отправить чек можно по e-mail, через мессенджер или распечатать и выслать обычной почтой.

Чек позволяет компании подтвердить в налоговой, что платёж не является оплатой физлицу, например, по трудовому договору, а это — расчёты с самозанятым. При отсутствии такого чека ФНС может обязать компанию уплатить страховые взносы, доначислит НДФЛ и назначит штраф в размере 20% от недоимки по налогам и сборам.

Чека хватит, чтобы подтвердить факт расчётов. Но компании зачастую требуют большего — заказчик просит оформить договор, а бухгалтерия — выставить счёт на оплату и подписать акт. Вполне нормальная бизнес-практика для работы со сторонними исполнителями, особенно если компания применяет ОСНО или УСН по схеме «Доходы минус расходы» и хочет обосновать все затраты. Хотя при любой сделке можно обсудить — насколько необходим такой документооборот.

По каким договорам работают самозанятые

Устный договор

Компании не всегда нужно заключать договор с самозанятым исполнителем. Если объём услуг небольшой, проект разовый или сделка происходит мгновенно — в момент расчётов, вполне достаточно бывает устной договорённости. Это подходит для самозанятых, которые продают готовую продукцию, а не оказывают услуги. К ним может обратиться компания, выбрать товары и оплатить их. Договор при этом заключать не требуется.

Оферта

Если самозанятый размещает своё предложение на сайте, указывает описание услуг и их стоимость, то можно считать это офертой — предложением заключить сделку с указанными условиями. Тогда компания может заплатить по этим расценкам без подписания отдельного договора, и это станет акцептом. Актуально для типовых услуг — без индивидуального согласования и ценообразования, например если самозанятый предлагает экспресс-консультацию по маркетингу или проведение лекции для сотрудников по единой цене.

Договор-счёт

Для простых сделок, которые не требуют сложного описания и многоуровневых согласований, можно использовать простую форму договора-счёта. Весь документ можно уместить в одну страницу, и при оплате указанной в нём суммы сделка считается закрытой. Так можно оформить разовую сделку с любыми услугами или работами, например по проведению тренинга или оформлению корпоративного аккаунта в соцсетях.

Договор оказания услуг/подряда (выполнения работ)

Если сделка сложная, к примеру нужно провести маркетинговое исследование, комплексную рекламную кампанию, создать и продвигать сайт, вести соцсети компании, то стоит оформлять многостраничный договор оказания услуг. Это позволит учесть все нюансы длительного сотрудничества.

Возможность заключить договор позволяет зафиксировать договорённости. При этом исполнитель будет знать, что компания точно заплатит, а заказчик может быть уверен, что вовремя получит нужный контент (статью на сайт, заметки для блога или посты для корпоративных соцсетей). В моём случае договорные отношения дают ещё и бонус к самооценке — чувствуешь себя не «девочкой с улицы», а почти бизнесвумен.

Закрывающие документы

Любой договор как бы открывает сделку, и его подписание — согласие сторон на сотрудничество. А по итогам работы нужно оформить закрывающие документы, подтверждающие выполнение условий сделки. Обычно это — акт приёма-передачи. Но можно обойтись и без него, если в договоре указано, что сам факт оплаты подтверждает согласие с качеством выполненной работы. Например, можно указать, что сдачей работы считается отправка результата и отчёта на e-mail заказчика, а если он в течение пяти рабочих дней не озвучит правки, то результат принят и он обязан оплатить указанную в договоре сумму самозанятому.

Юлия Мазеина

владелец аудиторской бухгалтерской компании «Счетовод»

На что стоит обратить внимание самозанятым при работе с юрлицами и ИП:

Организация не может привлечь самозанятого, если он числился в её штате в последние два года.
За образец договора можно взять любой договор ГПХ — и с физлицом, и с ИП. Но лучше разово обратиться к юристу и составить свой проект договора, который можно будет использовать при сотрудничестве с любой компанией.
В договоре следует отразить, что самозанятый-исполнитель осуществляет свою деятельность в качестве плательщика налога на профессиональный доход, поэтому заказчик не является его налоговым агентом.
Организация может запросить у самозанятого выписку из приложения «Мой налог», чтобы убедиться в его статусе. Предоставить её или нет — право самозанятого: этот статус организация может проверить самостоятельно на сайте ФНС абсолютно бесплатно.
После выполнения услуг, не позднее 9 числа следующего месяца после оплаты, самозанятый должен предоставить организации чек. Чек является аналогом акта выполненных работ и подтверждает, что услугу самозанятый уже оказал.

В моей практике было такое, что заказчики просили в дополнение к основному договору подписать и другие бумаги.

В первом случае это был договор о неразглашении информации (NDA). Компания сама решает, какую информацию нужно считать секретной и какие санкции будет применять к исполнителю, который нарушит договор (неустойка, штраф, возмещение нанесённого ущерба). Срок неразглашения обычно составляет несколько лет с даты подписания договора.

Советую внимательно читать договор NDA, прежде чем подписать его. С одной стороны, он является распространённой практикой и условия его типичны для всех подрядчиков — у крупного бизнеса могут быть секреты. С другой — смотрите сами на его условия. А вдруг за одно упоминание названия заказчика в своём портфолио вам нужно будет уплатить 1 000 000 ₽ неустойки? Это лучше сразу уточнить, чтобы или сразу отказаться от таких условий, или случайно не нарушить их в дальнейшем.

С другим заказчиком мы подписали договор о передаче исключительного авторского права на произведения. Это означает, что все материалы, которые я пишу по его заказу, становятся собственностью компании. Так компания защищается от недобросовестных исполнителей, которые могут повторно продать текст или потребовать больше денег за использование своей интеллектуальной собственности. Предметом такого договора может быть логотип, статья, книга или песня.

Как самозанятый обменивается документами с компанией

Передача оригиналов почтовым отправлением

Классический способ подходит приверженцам традиционного оформления документов — на бумаге и с печатью.

Поступаем так: заказчик скидывает проект договора в электронном виде. Я заполняю свои данные, распечатываю и подписываю договор. Затем иду на почту и отправляю два экземпляра заказным письмом с уведомлением о вручении. При оплате отправления вместе с чеком получаю трек-номер, который отправляю заказчику для отслеживания письма. Потом клиент получает документы, подписывает их и направляет мне один экземпляр, другой оставляет себе.

Заключение договора с использованием электронной подписи

Электронная подпись — цифровой аналог обычной подписи. Подписанный таким образом электронный документ имеет юридическую силу бумажного оригинала.

Таким образом документы я ещё не подписывала, потому что услуга выдачи сертификата электронной подписи платная, плюс нужно покупать специальный токен (флешку) для хранения. Если появится заказчик, которому важен будет электронный документооборот, попрошу его компенсировать хотя бы половину расходов на это.

Опять же, не стоит исключать вариант с офертой на сайте, когда оплата является согласием с описанными публично условиями сделки и отдельно обмениваться бумагами не нужно.

Как избежать обвинений в маскировке трудовых отношений с заказчиком

Самозанятый может проверить, насколько условия работы соответствуют трудовым отношениям. Есть определённые критерии, по которым вычисляют их подмену на гражданско-правовой договор:

в договоре указаны правила внутреннего трудового распорядка — начало рабочего дня, обед, выходные дни;
исполнителю полагается фиксированная заработная плата вне зависимости от результатов и объёмов работы — просто сумма за само присутствие на месте;
есть указание на трудовую функцию — должность, профессия или специальность, к примеру указано, что по договору исполнитель работает копирайтером, а не пишет тексты;
в компании есть оборудованное рабочее место специально для этого исполнителя, а также она предоставляет всё необходимое оборудование для работы;
сроки исполнения договора не зафиксированы — нет чёткого дедлайна или сроков завершения проекта;
необходимо подчиняться штатным сотрудникам — исполнитель не самостоятельно принимает решения и выполняет работу, а действует только по приказам;
предусмотрены премии в дополнение к фиксированной части оплаты — поощрение за выполнение каких-то показателей;
исполнителя направляют в командировку по делам компании и компенсируют ему командировочные расходы и т. д.

Чтобы трудовая или налоговая инспекции не заподозрили, что исполнитель работает на компанию, он должен быть максимально независимым от неё и самостоятельно вести дела. Иначе — доначисление налогов и взносов, штраф для компании 40% от недоимки и ещё штраф за нарушение Трудового кодекса — 100 000 ₽.

Налоговая недавно отдельно разъяснила, как будет проверять сотрудничество бизнеса и самозанятых, чтобы не допускать подмены трудовых отношений. Оказывается, в ФНС есть особая система скоринга, которая автоматически определяет организации с признаками таких нарушений:

находит взаимосвязи между самозанятыми, их клиентами и бывшими работодателями;
проводит анализ периодичности выплат — если компания платит самозанятым так же, как и наёмным сотрудникам, дважды в месяц в определённые даты, то это неправильно.

По результатам скоринга компании, где есть нарушения, включат в группу риска. К ним придут с проверкой и уточнят условия сотрудничества с самозанятыми.

Подробности можно узнать из Путеводителя по самозанятости — подпишитесь на рассылку, чтобы разобраться в нюансах этого налогового режима и получать максимум от статуса самозанятого.

Как самозанятому работать в команде и привлекать субподрядчиков

Иногда попадаются проекты, с которыми сложно справиться в одиночку. Например, если кроме текста заказчику ещё нужны авторские иллюстрации или фото. Тогда мне нужно привлечь к работе дизайнера и фотографа.

Вот что важно знать самозанятым, которые хотят выступить в роли заказчика.

Самозанятому нельзя заключить с помощниками трудовой договор. Это запрещено.
Самозанятому можно сотрудничать с другими исполнителями по договорам оказания услуг или подряда. Работать с ними можно однократно или на регулярной основе, при условии, что документы о сотрудничестве оформлены верно.

Гражданско-правовой договор не должен быть маскировкой трудовых отношений. Это значит, что исполнитель по договору может использовать для работы свои инструменты или технику, сам выбирает график и несёт риски, если срывает сроки или не сдаёт работу вовсе.

У меня есть знакомые самозанятые, которые выступают в роли организатора: ищут заказы, договариваются об оплате и находят нужных исполнителей в команду. Такое сотрудничество не нарушает закон и удобно обеим сторонам. В качестве субподрядчика может выступать другой самозанятый, физическое лицо или ИП на любой системе налогообложения.

Удобнее всего, когда подрядчики самозанятого тоже являются самозанятыми. Для оплаты исполнителям можно использовать следующую схему, описанную самой налоговой:

самозанятый организатор (например, бригадир или редактор) получает оплату за услуги, оказанные компании, на свою банковскую карту;
делит вознаграждение между членами команды и отправляет соответствующие суммы на их карты;
каждый сотрудник команды сам отражает полученный доход в приложении и оплачивает с него налог.

Самозанятый может стать полноправным участником бизнес-среды и работать с компаниями, предпринимателями, другими самозанятыми. Это не страшно, если знать законы и соблюдать некоторые простые правила.

Найди в Путеводителе по самозанятости ответы на все свои вопросы

Выводы

Самозанятым выгодно работать с бизнесом. Компании чаще предлагают крупные заказы и сотрудничество не на разовой основе, а на длительных проектах.
Бизнесу тоже выгодно работать с самозанятыми: за них не нужно уплачивать НДФЛ и страховые взносы, обеспечивать гарантии по трудовому законодательству.
При работе с компанией самозанятому стоит заключить договор, главное, чтобы он не маскировал трудовые отношения.
Самозанятый может собрать свою команду из субподрядчиков для совместного выполнения работы и перечислять всем их часть оплаты. Каждый будет платить налоги только за себя.