Объяснительная записка — как писать, образец 2023

Что такое объяснительная записка

Объяснительная записка — это документ, который объясняет, по каким причинам было совершено или не совершено определённое действие. В каком-то смысле объяснительная помогает избежать дисциплинарного наказания в случае какого-либо нарушения.

Например, человек опоздал на работу из-за того, что ему срочно пришлось поехать в больницу на приём к врачу. Это может привести к выговору, но уважительная причина, по которой он опоздал, написанная в объяснительной записке, поможет избежать гнева начальства и не попасть под наказание.

Зачем и в каких случаях писать объяснительную записку

Объяснительную записку пишут для того, чтобы пояснить причину нарушения определённых правил. Помимо этого, она может получить статус доказательного документа в том случае, если вам приходится улаживать конфликт из-за проступка в суде.

Объяснительная необходима в следующих ситуациях:

• сотрудник недобросовестно исполнял свои должностные обязанности, например допустил ошибку в оформлении документов, что привело к негативным последствиям для компании, или пропустил срок сдачи отчёта;
• сотрудник нарушил трудовую дисциплину, например опоздал или не явился на работу, проигнорировал определённые предписания и инструкции и т. д.;
• сотрудник занимался личными делами в рабочее время, например разговаривал по телефону;
• родители отчитываются за своих детей в садах и школах, например за прогул урока.

Ситуаций, для которых может понадобиться писать объяснительную записку, много, главная задача — научиться делать это правильно и грамотно.

Виды объяснительных записок

Существует всего два вида объяснительных записок: оправдательная и описание действий других лиц.

Оправдательная записка пишется в случае, когда человек нарушил какие-либо правила организации, например ушёл с работы раньше положенного.

Пояснения действий других лиц директор может потребовать в конфликтной ситуации — для того, чтобы понять, кто из них виновен. Здесь каждый подробно описывает произошедшую ситуацию, а руководитель анализирует записки и выносит свой вердикт.

Уведомление работника о даче объяснений

Руководитель может потребовать написать объяснительную на работе как устно, так и письменно. В большинстве случаев работнику предоставляют уведомление в письменном формате, ведь в дальнейшем это может служить таким же доказательным документом, как и сама объяснительная.

Строгой формы для данного документа не существует. Но многие стараются придерживаться следующего плана:

• Название организации и Ф.И.О. руководителя.
• Ф.И.О. работника и его должность.
• Описание нарушения.
• Просьба в предоставлении объяснительной.
• Крайние сроки сдачи объяснительной.
• Дата составления уведомления и подпись руководителя.

На данном документе сотрудник обязан поставить свою подпись, соглашаясь с тем, что он ознакомлен с требованием начальства. В случае когда сотрудник отказывается подписывать уведомление, руководитель имеет право отправить документ по почте с уведомлением о вручении или зачитать его вслух во время заседания специально собранной комиссии.

Правила составления объяснительной

Чётких правил, как пишется объяснительная, нет, ведь ситуации бывают совершенно разные. Но есть ряд требований, которые необходимо соблюдать:

1. Написать записку нужно на листе формата А4 как от руки, так и сделать распечатку с компьютера, главное условие — делать всё в двух экземплярах, один для работодателя, второй для себя.

2. Писать следует грамотно, в официально-деловом стиле, чётко излагать все факты и обстоятельства, которые привели к нарушению.

3. Обязательно указать в записке данные об организации, руководителе, вашей должности и инициалах, объяснение произошедшего, дату написания и личную подпись.

Главная задача при написании объяснительных — не давать воли эмоциям. Изложить всё нужно строго по делу, с дополнительными пояснениями и комментариями. Вы можете приложить дополнительные документы, которые подтвердят правдивость ваших слов. Например, справку от врача, в которой указано, что вы в определённые день и время находились на приёме.

Прикладывайте копии документов, которые заверит секретарь, ведь оригинал может понадобиться в качестве доказательства в суде.

Обычно записки пишутся следующим образом:

• В правом верхнем углу находятся данные об организации, Ф.И.О. руководителя, должность и Ф.И.О. сотрудника.
• Ниже посередине листа указывается название документа «Объяснительная».
• Затем начинается основная часть, которая содержит в себе всю информацию о случившемся правонарушении.
• В последней строке вносится дата составления и подпись работника.

Грамотно составленная записка может помочь вам избежать наказания, поэтому отбросьте все эмоции во время написания и покажите себя настоящим профессионалом.

Сроки составления

Существуют жёстко регламентированные сроки для предоставления объяснительной: не более двух рабочих дней с момента нарушения (в данный срок не входят периоды отпуска и болезни).

Здесь важно понимать, если руководитель в письменной форме предоставил уведомление о даче объяснений, отсчёт двух дней начнётся с даты подписания данного уведомления.

Образцы и шаблоны объяснительной записки

Объяснительная записка об опоздании на работу из-за пробок

Разберём правильность написания записки на примере, представленном ниже.

Как мы видим, Комарова Т. Д. опоздала на работу из-за того, что её автомобиль попал в пробку. В объяснительной на имя директора указано, что она может подтвердить своё местонахождение записью с видеорегистратора и информацией с сайта «Яндекс Карты». Также Комарова написала, что за пять лет работы это первое опоздание.

Данную записку можно назвать грамотной и сказать, что, вероятнее всего, руководство примет к сведению все перечисленные факты и не предъявит никаких обвинений сотруднице.

Образец объяснительной об опоздании на работу из-за пробки можно скопировать по этой ссылке.

Объяснительная записка об отсутствии на рабочем месте в рабочее время

Рассмотрим ситуацию: Иванов А. А. ехал на работу и попал в ДТП, в результате которого получил травмы и попал в больницу. Уделив написанию служебной записки время, грамотно описав происшествие, приложив к записке справку от врача и акт о ДТП, в котором видно дату составления, Иванов, скорее всего, не получит никаких взысканий от руководства.

Пример объяснительной записки об отсутствии на рабочем месте можно скопировать по ссылке.

Объяснительная записка о невыполнении должностных обязанностей

Невыполнение должностных обязанностей может повлечь за собой много неприятностей. Хорошо составленная объяснительная может помочь уладить данную проблему и донести до начальства информацию о причинах произошедшего.

Из записки ниже мы можем узнать, что охранник Клевцов не справился с должностными обязанностями из-за серьёзных проблем со здоровьем, что может подтвердить выписка о звонке в скорую помощь. В данной ситуации есть вероятность того, что работодатель смягчится, выяснив причину такой халатности.

Пример объяснительной записки о невыполнении должностных обязанностей можно скопировать по ссылке.

Объяснительная записка в детский сад

Данный вид объяснительных, как правило, не такой официальный, как на работе. Рассмотрим пример ниже и разберём его подробнее.

Из содержания записки мы видим, что сын Галкиной не был в саду из-за семейной поездки. В данном случае никаких взыскательных мер никто предпринимать не будет, так как главное — доказать, что ребёнок был с родителями и в безопасности.

Скачать пример объяснительной записки в детский сад или школу можно по ссылке.

Объяснительная записка от студента в институт за пропуск занятия

Некоторые ВУЗы строго ведут учёт пропусков своих студентов, и за погрешности можно получить не только выговор, но и отработку. Однако если прогул был совершён из-за серьёзных обстоятельств, ректор может не предъявлять обвинения.

Из записки выше можно узнать, что Петров пропустил занятия из-за проблем со здоровьем, что может подтвердить справкой от врача. В таком случае прогулявший студент не получит никаких дисциплинарных взысканий.

Образец объяснительной записки о прогуле пар можно скачать по ссылке.

Можно ли отказаться писать объяснительную

В соответствии со ст. 51 Конституции РФ, гражданин имеет полное право отказаться от написания объяснительной записки. Но также в ст. 193 Трудового кодекса РФ говорится о том, что работодатель обязан предъявить работнику уведомление о написании отчёта в случае возможного дисциплинарного нарушения. Если сотрудник отказался писать объяснительную, работодатель получает основание для применения наказания — при условии составления акта об отказе предоставить записку.

Последствия отказа

Отказ сотрудника писать объяснительную может восприниматься работодателем как полное признание вины. Следовательно, с учётом оформления акта об отказе предоставления записки директор имеет право назначить работнику наказание, которое будет соответствовать проступку. В качестве наказания может быть увольнение с работы.

Сроки хранения объяснительной записки

Так как объяснительные записки вкладываются в личное дело сотрудника, то и хранятся они столько же — 75 лет.

Срок хранения объяснительной именно в документах организации зависит от её содержания. Так, записки, содержащие в себе информацию о коррупционных правонарушениях, хранятся длительное время, как минимум пока ведётся судебное разбирательство, которое может растянуться на несколько лет.

Записки, содержащие данные о мелких нарушениях дисциплины, хранятся не менее одного года.

Ответы на частые вопросы

Что делать, если работодатель уклоняется от приёма объяснительной?

В таком случае вам необходимо обратиться в трудовую инспекцию и профсоюз. Напишите заявление о происходящем в двух экземплярах, обязательно подпишите их в вышеописанных органах или отправьте письмом с уведомлением о получении. Так вы будете уверены, что письмо дошло до адресата и в ближайшее время его рассмотрят.

Что делать, если я не виноват, но работодатель так не считает?

В объяснительной записке опишите свою позицию о нарушениях трудовой деятельности работодателем и предъявите доказательства своей невиновности. После подписания записки работодателем и решения о несправедливом наказании вы можете обратиться с уведомлением и объяснительной в суд, где данные документы получат статус доказательств и начнётся рассмотрение дела.

Администрация школы прислала уведомление, в котором требует письменных объяснений из-за отсутствия родителей на родительском собрании. Нужно ли его писать?

Не нужно писать никаких объяснительных записок, ведь присутствие родителей на данных мероприятиях не считается обязательным. Рекомендуем устно связаться с руководством школы и напомнить им об этом факте. Если ситуация не меняется, обращайтесь в местный отдел образования за помощью в разрешении конфликта.

Подведём итоги

• Объяснительная записка — это документ, который может помочь вам избежать наказания за определённое нарушение.
• Написать правильно объяснительную несложно, главное — делать это в деловом формате, с чётким изложением всех фактов.
• Отказ в написании объяснительной законен, но не гарантирует полной безнаказанности.