Вклады
Карты
Кредиты
Инвестиции
Недвижимость
Страховки
Путевой лист нужен физическим и юридическим лицам при использовании автотранспорта в коммерческих целях. Рассказываем‚ какие сведения содержит путевой лист‚ какие типы документов бывают и как их оформить.
Авторедактор
Путевой лист: что это и зачем он нужен
Любая компания, в собственности которой есть какой-либо транспорт для перевозок, должна оформлять путевые листы. Это специализированный документ, необходимый для внутреннего учета ТС, отслеживания передвижения водителей и контроля за расходами на горюче-смазочные материалы. Также путевой лист нужен для подтверждения целей поездки в случае проверки правоохранительными органами.
Путевой лист применяют в качестве первичного документа для подтверждения расходов на эксплуатацию транспортных средств, оплату труда водителей и выплату компенсаций за использование личного транспорта.
Путевой лист необходим в том случае, если компания занимается одним из следующих видов деятельности:
перевозка пассажиров и багажа;
транспортировка грузов;
предоставление ТС по договору аренды.
Также рекомендуют оформлять путевой лист даже в том случае, если сотрудник периодически использует машину для перевозки грузов для компании.
А еще каждый автомобиль должен быть застрахован по ОСАГО.
Выбрать выгодное предложение от ведущих страховых компаний и быстро оформить полис можно на Сравни.
Бумажный путевой лист
Традиционный вариант путевого листа оформляется в виде бумажного документа. Форму каждая конкретная организация может разработать самостоятельно.
Также в качестве основы можно взять уже существующие формы путевых листов, утвержденные Постановлением Госкомстата России № 78 от 28 ноября 1997 г.
Документ обязательно должен содержать все данные в соответствии с Приказом Минтранса России от 28.09.2022 № 390 «Об утверждении состава сведений, указанных в части 3 статьи 6 Федерального закона от 8 ноября 2007 г. № 259-ФЗ „Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта“, и порядка оформления или формирования путевого листа»»:
срок действия;
лицо, которое оформило путевой лист;
транспортное средство;
водители;
виды перевозок;
вид сообщения.
Чтобы не пропустить важные новости авторынка, финансов и экономики, подпишитесь на телеграм-канал журнала Сравни.
Электронный путевой лист
В 2023 году введен электронный формат путевого листа, утвержденный Приказом ФНС России № ЕД-7-26/116 от 17 февраля 2023 года. Этот тип документа могут использовать все участники перевозок, включая отправителя, перевозчика, получателя. При этом важно заключить с оператором информационной системы электронных перевозочных документов (ИС ЭПД) соглашение об электронном документообороте. Все данные из ИС ЭПД поступают к участникам перевозки, а также в государственную систему электронных перевозочных документов.
Путевой лист создается в личном кабинете выбранного сервиса электронного документооборота. Оператор проверяет все данные о перевозчике и автомобиле. Если информация корректная, документ получает специальный идентификатор, дающий право использовать транспорт для перевозок.
Все штрафы за отсутствие ОСАГО в 2025 году
Читать по теме
Какую форму путевого листа лучше использовать
Никакой обязательной формы путевого листа не существует. Однако есть перечень необходимых реквизитов, утвержденных Минтрансом. При разработке шаблона каждая компания должна отталкиваться от актуальных требований к содержанию документа, иначе есть риск столкнуться со штрафами.
Используемые формы путевых листов:
Форма 3 — вариант для легковых автомобилей, считающийся наиболее востребованным;
Форма 4-С — бланк для грузовых перевозок, при которых организации выплачивают водителю зарплату сдельно;
Форма 4-П — документ для пассажирского транспорта с оплатой труда водителя по традиционной схеме;
Форма 4-М — форма для междугородних перевозок;
Форма 6 — для автобусов.
Также существуют особые шаблоны: Форма 6-спец для автобусов необщего пользования и Форма 3-спец для автомобилей специального назначения.
Закон о локализации такси: что меняется для таксопарков и пассажиров
Читать по теме
Изменения в путевых листах — что нового в правилах
На 2025 год никаких существенных изменений в оформлении путевых листов по сравнению с прошлым годом не предвидится. Все документы составляют в соответствии с правилами, которые ввели в 2023 году:
путевые листы оформляются до вывода транспортного средства на линию;
вместо сведений о собственнике автомобиля указываются данные компании, выдающей лист;
технические специалисты и медработники подписывают документы усиленной электронной подписью;
в графе со сведениями о водителе указывают данные СНИЛС, а также серию и дату выдачи водительских прав;
журнал заполнения путевых листов ведется на усмотрение компании.
При этом для перевозчиков, работающих с алкогольной и спиртосодержащей продукцией, действуют нововведения от 1 июня 2024 года. Им необходимо всегда оформлять электронные сопроводительные документы. Это касается в том числе и путевых листов.
Обязательная форма и вид путевых листов
Все путевые листы должны содержать следующие реквизиты.
Данные оформителя. Индивидуальный предприниматель вносит свои ФИО, адрес регистрации и телефонный номер. Это же касается тех, кто не имеет регистрации в качестве ИП и работает на своей машине в качестве перевозчика. Компаниям необходимо указывать название, контакты, адрес и ОГРН.
Сведения о машине. Указывается марка и модель автомобиля по ПТС. При наличии прицепа вносят информацию и о нем. Также вписывают пробег до начала рейса и по его завершении.
Данные водителя. Путевой лист должен содержать ФИО водителя, данные его СНИЛС, дату проведения медосмотров, их результаты. Последнее особенно важно для сотрудников, которые осуществляют пассажирские или грузовые перевозки.
Тип перевозки. Важно указать, для каких именно целей используют автомобиль. Это может быть транспортировка грузов в коммерческих или личных целях. Обязательно вносятся сведения о праве на перевозку людей в легковом такси, а также взрослых и детей в автобусах.
Если осуществляют перевозку спецтехники или подразумевают применение машин специального назначения, указывают дополнительные данные в соответствии с техническим регламентом Таможенного союза 018\2011.
Образец заполнения путевого листа для легкового автомобиля можно найти здесь.
Штраф за езду без номеров в 2025 году
Читать по теме
Как заполнять путевой лист: пошаговая инструкция
При заполнении путевого листа придерживаются основного правила — один документ для одной машины. В один лист вписать данные о нескольких транспортных средствах не получится. При этом можно внести нескольких водителей, если в течение дня машиной управляют разные люди.
Составить документ можно от руки на заранее распечатанном шаблоне или на компьютере.
Порядок заполнения путевого листа
- Указать название и номер документа. Обязательный этап для всех подобных бумаг.
- Внести срок действия путевого листа (год, месяц, число). В случае подготовки документации для длительных рейсов указывается период действия, состоящий сразу из двух дат.
- Записать данные о лице или компании, оформившей документ.
- Описать транспортное средство. Указывается модель, тип, марка, госномер, показания одометра, а также отметки о предрейсовом контроле.
- Внести данные водителя. Требуется ФИО, СНИЛС, номер и серия водительских прав, информация о медосмотре. Такой набор сведений необходим для каждого, кто будет управлять транспортным средством.
- Указать вид сообщения. Обязательно отметить, какой тип перевозок осуществляет компания. Это может быть городское, междугороднее или международное сообщение.
- Указать тип перевозок. Различают коммерческие перевозки грузов или пассажиров, передвижение спецтехники, личные нужды, доставку товаров.
Готовый документ должны подписать водитель, врач и технический специалист. Врач и технический специалист дополнительно вносят отметку о прохождении осмотра (ТС и водителя).
Бумажный документ подписывают вручную, а электронный — при помощи электронных подписей УКЭП или УНЭП.
Какие бывают штрафы за превышение скорости и как их оплатить или оспорить
Читать по теме
Ответственность за нарушения
Использование транспорта в коммерческих целях без путевого листа приведет к штрафу. Его размер зависит от особенностей перевозки, а также специфики деятельности компании.
Отсутствие путевого листа указывает на то, что перевозка осуществляется без соответствующего техосмотра и медосмотра. Это считается грубым нарушением действующего законодательства, поскольку угрожает безопасности других участников дорожного движения.
В соответствии со статьей 12.3 КоАП РФ водитель транспорта за отсутствие путевого листа может получить предупреждение или штраф в 500 ₽.
Если водителя допустили к работе без подтвержденного предрейсового медосмотра, последует ответственность по 5.27.1 КоАП РФ в виде штрафов:
15–25 тысяч ₽ для должностных лиц и ИП;
110–130 тысяч ₽ для организаций.
В случае фиксации повторного нарушения применяются еще более строгие меры, которые могут включать в себя даже приостановку деятельности компании на срок до 90 суток.
По статье 12.31.1 КоАП РФ предусматриваются дополнительные штрафы за нарушение норм медосмотров водителей: 3000 ₽ для физических лиц, 5000 ₽ для должностных и 30 000 ₽ для юридических лиц.
Срок действия путевого листа
Путевой лист можно выписать на один день, несколько дней или месяц. Если документ оформляется более чем на один день, для каждой поездки нужно проставлять необходимые реквизиты: дату и время, показания одометра, данные о медосмотре водителя и техосмотре авто.
Даты начала и окончания срока использования путевого листа проставляются в соответствующих полях.
Чем регламентируются путевые листы
Порядок составления и использования путевых листов опирается на следующую нормативную базу:
Приказ Минтранса РФ от 28.09.2022 № 390 (в редакции от 05.05.2023 № 159);
Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта (Закон от 08.11.2007 № 259-ФЗ);
Правила заполнения путевого листа — Приказ ФНС России от 17.02.2023 № ЕД-7-26/116@.
Распространенные вопросы про путевой лист
Для каких транспортных средств оформляют путевые листы?
Путевые листы необходимо оформлять для всех разновидностей транспорта, который используется в коммерческих целях. Это касается легковых и грузовых машин, специальной техники, автобусов, мотоциклов.
Если человек работает как самозанятый на своем автомобиле, нужно ли ему оформлять путевые листы?
Да, в таком случае использование транспорта в коммерческих целях легально только при наличии правильно оформленного путевого листа.
Нужен ли путевой лист, если руководитель организации сам управляет служебным автомобилем?
Путевой лист нужно оформлять во всех случаях, когда любой работник компании (в том числе директор) использует служебный транспорт в служебных целях — перевозит грузы или пассажиров.
Требуется ли описывать маршрут следования в путевом листе?
Данные о маршруте не являются обязательным реквизитом для заполнения. Однако для использования путевого листа при подтверждении расходов на ГСМ в налоговом учете лучше прописать в документе подробную информацию о маршруте.
Выводы
В России многие предпочитают использовать электронный путевой лист, который во многих аспектах стал более удобной альтернативой обычному бумажному документу. Благодаря активному внедрению баз данных и общих сетей оформление электронных путевых листов не займет много времени, позволит значительно упростить документооборот и взаиморасчеты между всеми участниками перевозки.
Внимательный подход к составлению путевого листа избавит от большинства проблем при оформлении коммерческих грузоперевозок.
Льготы
Право
Советы
Бизнес
Спорт
Образование