Среднесписочная численность — что это и как её рассчитать

Что такое среднесписочная численность

ССЧ показывает, сколько в среднем человек работало в компании в течение месяца, квартала или другого периода.

Чтобы найти среднесписочную численность работников за месяц, необходимо просуммировать количество работников за каждый день месяца и разделить это значение на количество календарных дней в месяце. Например, если за месяц в компании работали:

• 100 человек в первый день;
• 120 человек во второй день;
• 110 человек в третий день и т. д.

— и таким образом весь месяц, который имеет, например, 30 дней, то среднесписочная численность работников будет: (100 + 120 + 110 +… + количество работников за каждый день) / 30. 

Средняя vs. среднесписочная численность

Средняя численность работников и среднесписочная численность работников — это два разных понятия, которые используются в учёте и анализе кадровых показателей.

Как рассчитать среднесписочную численность

Рассчитать среднесписочную численность несложно, однако нужно быть предельно внимательным во избежание ошибок. Подробная инструкция по расчёту среднесписочной численности сотрудников есть на сайте Федеральной налоговой службы.

Что потребуется

Для расчёта среднесписочной численности сотрудников потребуются сведения о сотрудниках, работающих в организации в период рассчитываемого времени.

По шагам

При расчёте среднесписочной численности работников за отчётный год необходимо учитывать каждый месяц (с января по декабрь) и делить итоговую сумму на 12 месяцев, даже если организация работала неполный год. Полученный результат следует округлить по правилам (менее 0,5 — убрать, а более 0,5 — увеличить).

В среднесписочную численность следует включать только тех работников, для которых компания является основным местом работы. Совместители и работники по гражданско-правовым договорам обычно не включаются в этот показатель.

Расчёт ССЧ за за месяц

Для определения среднесписочной численности работников за месяц необходимо учесть списочную численность сотрудников за каждый день месяца, включая выходные и праздничные дни. Это означает учёт всех 30 или 31 дня (или 28–29 в случае февраля) в расчётах, независимо от того, сколько дней фактически отработали работники.

Полученную сумму следует разделить на количество календарных дней в месяце, без округления результата, чтобы точно определить среднесписочную численность работников.

При расчёте среднесписочной численности за месяц необходимо учитывать и тех работников, которые были уволены или приняты на работу в течение месяца. Если работник был уволен в пятницу, его численность должна учитываться в выходные дни (субботу и воскресенье) этой же недели, так как он был ещё работающим сотрудником на предшествующий этим дням рабочий день. То же самое касается и новых нанятых сотрудников — их численность должна учитываться сразу после принятия на работу.

Пример расчёта ССЧ

Предположим, у нас есть следующие данные по численности работников в течение месяца:

• 1 августа — 20 человек;
• 15 августа — 25 человек;
• 31 августа — 30 человек.

Чтобы рассчитать среднесписочную численность за весь месяц, мы можем применить следующую формулу:

В данном случае:

Сумма численности за каждый день в месяце = (20 * 14) + (25 * 16) + (30 * 1) = 280 + 400 + 30 = 710. Количество дней в августе = 31. Среднесписочная численность = 710 / 31 ≈ 22,9 человека.

Учёт среднесписочной численности отдельных категорий сотрудников

Подробный ответ на этот вопрос можно найти в Приказе Росстата от 22 ноября 2017 года №772. Если отвечать коротко, то внешние совместители учитываются так же, как и сотрудники, работавшие неполное рабочее время. Сотрудники, работающие по ГПХ, включаются в среднюю численность по методологии определения среднесписочной численности, то есть учитываются за каждый календарный день как целые единицы в течение всего периода действия договора независимо от срока выплаты вознаграждения.

Ошибки новичков

• Учитывать внешних совместителей при расчёте среднесписочной численности.
• Не подавать сведения об ССЧ в том случае, если в организации нет работников. Как правило, в таких ситуациях указывается нулевая численность. Только ИП, у которых нет наёмных работников, не должны представлять сведения о среднесписочной численности.
• Не учитывать изменений в составе сотрудников: необходимо периодически корректировать данные для точности расчётов. 

Часто задаваемые вопросы

Наказывают ли за отсутствие ССЧ?

Статья 126 Налогового кодекса России гласит, что компанию, которая не представит сведения о среднесписочной численности сотрудников, могут оштрафовать в соответствии с законодательством. Размер штрафа составляет 200 ₽ за каждый несданный документ.

При расчёте среднесписочной численности нужно учитывать праздничные дни и выходные?

Да, нужно. Праздничные (нерабочие) и выходные дни включаются в расчёт ССЧ.

Кто должен делать расчёт ССЧ?

Расчёт среднесписочной численности сотрудников обычно должен делать работодатель. Однако эта задача может быть делегирована компетентному лицу.

Важное кратко

• Среднесписочная численность работников (ССЧ) — это количество сотрудников, которые работали в компании в определённый период времени: в течение месяца, квартала или другого периода.
• Чтобы найти среднесписочную численность работников за месяц, необходимо просуммировать количество работников за каждый день месяца и разделить это значение на количество календарных дней в месяце.
• При расчёте среднесписочной численности работников за отчётный год необходимо учитывать каждый месяц (с января по декабрь) и делить итоговую сумму на 12 месяцев, даже если организация работала неполный год. Полученный результат следует округлить по правилам (менее 0,5 — убрать, а более 0,5 — увеличить).
• В среднесписочную численность следует включать только тех работников, для которых компания является основным местом работы. Совместители и работники по гражданско-правовым договорам обычно не включаются в этот показатель. 

У Сравни есть телеграм-канал, где пишем просто и понятно о деньгах. Подпишитесь, чтобы не потерять!