Как вернуть сотруднику излишне удержанный НДФЛ

Определение факта излишнего удержания налога

Возврат излишне удержанного НДФЛ — ответственная процедура как для работодателя, так и для работника. Этот процесс регламентируется статьёй 231 Налогового кодекса РФ и требует строгого соблюдения всех формальностей.

Сначала работодатель должен установить факт излишнего удержания налога. Это может произойти, например, в случае ошибочного расчёта суммы НДФЛ, изменения налогового статуса работника, представления работником документов на получение налоговых вычетов. Важно, чтобы работодатель проверил все расчёты и разобрался в причинах переплаты.

Если сложно разобраться самому, можно получить поддержку специалистов. Они всегда найдутся на Сравни.

Получить поддержку

Уведомление сотрудника об излишне удержанном НДФЛ

Работодатель должен письменно уведомить работника об излишне удержанном НДФЛ и его сумме в течение 10 дней со дня обнаружения этого факта.

Законодательно установленной формы уведомления нет, но документ должен содержать следующую информацию:

название — «Уведомление об излишне удержанном НДФЛ»;

ФИО сотрудника, с которого удержан излишний налог;

ссылку на ст. 231 НК РФ, согласно которой производится процедура;

дату удержания налога;

сумму излишне удержанного налога;

предложение подать заявление на возврат налога;

подпись уполномоченного лица.

Скачать образец формы уведомления можно здесь.

Уведомление вручается работнику лично в руки или отправляется заказным письмом с уведомлением о вручении.

Заявление от сотрудника на возврат НДФЛ

После получения уведомления работник пишет заявление на возврат НДФЛ.

Вот какая информация должна быть отражена в заявлении:

ФИО работника;

ФИО работодателя;

сумма, подлежащая возврату;

просьба о возврате излишне удержанного НДФЛ в соответствии со ст. 231 НК РФ;

реквизиты для перечисления денег;

должность и подпись работника.

Заявление необходимо для бухгалтерии работодателя и налоговых органов. Конкретная форма не установлена, поэтому работодатель может принять заявление от работника, составленное в свободной форме.

❗️ Срок подачи заявления — в течение трёх лет после получения уведомления. Не имеет значения, работает сотрудник в этой компании или уже уволился.

Как правильно заполнять декларации НДФЛ, как найти лучшие предложения по вкладам, как сэкономить и повысить финансовую грамотность — обо всём этом мы рассказываем в телеграм-канале журнала Сравни.

Возврат излишне удержанного НДФЛ

После подачи документов работодатель должен вернуть излишне удержанный налог работнику, перечислив его на банковский счёт.

Работодателю нужно вернуть налог в течение трёх месяцев с момента получения заявления за счёт суммы НДФЛ в счёт предстоящих платежей по этому налогу.

В случае когда этого срока недостаточно для возврата в полной сумме, работодатель может выплатить остаток за счёт собственных средств или в течение 10 дней обратиться в ФНС для возврата налога.

Какие потребуются документы при обращении в ФНС:

заявление на возврат налога;

выписка из регистра налогового учёта;

документ, подтверждающий факт излишне удержанного налога.

ФНС вернёт налог в течение 30 дней после получения заявления от работодателя.

Вернуть налог на расчётный счёт компании можно только при положительном сальдо (это разница между поступлениями на расчётный счёт и списаниями с него) единого налогового счета (ЕНС).

Если в заявлении указана сумма к возврату больше положительного сальдо, вернут только ту сумму, которая числится на ЕНС, по данным ФНС. Далее налоговая инспекция сформирует заявление о возврате остатка средств в Федеральное казначейство.

При нарушении срока возврата НДФЛ на невыплаченную сумму начисляются проценты в размере действующей ставки рефинансирования за каждый день просрочки, и работодатель должен будет выплатить работнику дополнительно начисленную сумму.

Проводки в бухучёте

Работодатель обязан провести необходимые корректировки в бухучёте, чтобы отражённые суммы соответствовали фактическим операциям. Это предупредит возникновение расхождений в отчётности.

Ошибки в бухучёте исправляют в соответствии с ПБУ 22/2010.

Проводки, то есть внесённые в бухгалтерскую базу данных изменения, в бухучёте будут следующими.

Описание	Дт	Кт
Сторнирование излишне удержанного НДФЛ	70	68-НДФЛ
Перечисление работнику излишне удержанного НДФЛ	70	51

При расчёте налога на прибыль сумма, полученная из налоговой, исключается из состава доходов.

Отражение излишне удержанного НДФЛ в 6-НДФЛ

Затем работодатель готовит корректирующую отчётность по форме 6-НДФЛ.

Порядок её заполнения зависит от периода установления факта излишнего удержания налога.

Если ошибка обнаружена в текущем квартале — сдаётся форма 6-НДФЛ, в которой следует указать сумму излишне удержанного НДФЛ. В разделе 1 отражают налог, который подлежит перечислению, а в разделе 2 — суммы исчисленного и удержанного налога. Также в обоих разделах приводят возвращённый НДФЛ.

Порядок заполнения формы 6-НДФЛ:

строки 020 и 022 — фактически удержанный НДФЛ;

строки 030 и 032 — фактически возвращённый НДФЛ;

строки 110–115 — правильный расчёт доходов;

строки 140–142 — правильный НДФЛ;

строка 160 — фактически удержанный НДФЛ;

строка 180 — излишний НДФЛ с начала года за минусом возвращённого налога;

строка 190 — НДФЛ, возвращённый с начала года.

Если ошибка обнаружена в следующем квартале — сдаётся корректировка 6-НДФЛ за все периоды, по которым производился отчёт до обнаружения ошибки.

Порядок заполнения откорректированной формы:

строки 020 и 022 — фактически удержанный НДФЛ;

строки 110–115 — правильно рассчитанный доход;

строки 140–142 — правильно исчисленный НДФЛ;

строка 160 — фактически удержанный НДФЛ;

строка 180 — излишек по НДФЛ, имеющийся на последний день отчётного периода.

При корректировке формы за отчётный период, в котором работодатель вернул налог, есть особенность заполнения:

строки 030 и 032 — возвращённый НДФЛ;

строка 180 — излишний НДФЛ за вычетом возвращённого налога;

строка 190 — НДФЛ, который был возвращён с начала года.

Возможные проблемы с излишне удержанным НДФЛ и пути их решения

Есть несколько нюансов, которые следует знать о возврате НДФЛ.

Работодатель не может вернуть налог без письменного заявления работника.

При обнаружении излишне удержанного НДФЛ по уволенному сотруднику работодателю нужно сформировать справку 2-НДФЛ по нему, представить её в налоговую инспекцию, а также переслать работнику с уведомлением. Далее нужно ждать от работника заявления.

Если излишне удержали налог по работнику, у которого налоговый статус изменился с нерезидента на резидента или наоборот в IV квартале, возвращать переплату не нужно. Работнику потребуется по итогам года самостоятельно вернуть налог, сдав в ФНС декларацию и документ, подтверждающий приобретённый им статус. При этом в 6-НДФЛ строка 160 не корректируется. В ней отражается вся фактически удержанная сумма НДФЛ.

Особенности возврата НДФЛ иностранцам

Читать по теме

Не заполняйте строку 180 в форме 6-НДФЛ, если в отчётном периоде был излишне удержан налог и в том же периоде он возвращён работнику.

Вопросы и ответы об излишне удержанном НДФЛ

Как вернуть излишне удержанный НДФЛ, если работодателя уже нет?

Если компания закрылась, вернуть излишне удержанный НДФЛ можно самостоятельно, сдав 3-НДФЛ по итогам года в ФНС.

Как заполнить уточнённую декларацию 3-НДФЛ и кому это нужно делать

Читать по теме

Необходимо ли уведомлять ФНС о факте возврата излишне удержанного НДФЛ?

Нет, специально уведомлять налоговую о возврате работнику излишне удержанного налога не требуется. Достаточно правильно отразить проводки в бухучёте и сохранить все документы.

Что делать работодателю, если он перечислил в бюджет НДФЛ большую сумму, чем фактически удержал с работников?

У налоговых агентов может возникнуть переплата по НДФЛ, например, при ошибке в платёжном поручении. Поскольку перечисление в бюджет суммы, превышающей величину фактически удержанного из доходов физических лиц налога, — это не уплата НДФЛ, нужно её вернуть.

Возвращать переплату можно двумя способами.

Подать заявление в налоговую о возврате. Тогда переплата будет возвращена на расчётный счёт работодателя.

Подать заявление в налоговую для зачёта переплаты в счёт будущих платежей по другим налогам или в счёт имеющейся недоимки.

Выводы

Как действовать, если с работника удержали излишний НДФЛ:

рассчитайте сумму к возврату излишне удержанного налога и уведомите работника;

работник должен подать заявление на возврат с реквизитами для возврата средств;

возвратите сумму излишнего налога работнику в течение трёх месяцев в счёт текущих платежей по НДФЛ.

Как вернуть работнику излишне удержанный НДФЛ