Справка о доходах и налогах (бывшая 2-НДФЛ): что содержит, где взять, штрафы за неправильное оформление

Название сменилось, но суть осталась та же: справка показывает ваши суммы доходов и суммы налога, уплаченного в бюджет. Ниже мы расскажем всё об этой справке: зачем нужна, что отражает, кто должен заполнять и как её делать. Бонусом — варианты получения уже заполненной справки и шаблоны 2-НДФЛ.

Справка 2-НДФЛ — что это такое

2-НДФЛ — это бумага, в которой указано, сколько денег вы получили в виде «белого» дохода, какую часть из этих денег заплатили в виде налога и какие налоговые вычеты получили. Справка отражает все эти параметры за определённый промежуток — обычно за 12 месяцев.

Справку составляет налоговый агент, он же отправляет её в налоговую. Налоговый агент — это тот, кто платит за физическое лицо налоги. В большинстве случаев налоговый агент — это государство (структура или компания), юридическое лицо или ИП. Иногда физлицо само за себя платит налоги — в этом случае оно и должно составлять/отсылать справку.

Как мы уже говорили, 2-НДФЛ больше не существует — в 2021 году работодатели перешли на подачу 6-НДФЛ (расширенный отчёт о доходах физлица), 2-НДФЛ отменили полностью и ввели новую справку — «О доходах и суммах налога физлица».

Структура немного расширилась — если в 2-НДФЛ было пять разделов, то в новой справке добавился шестой, в котором отражается сумма дохода, с которой не был удержан налог, и сумма этого налога. В остальном всё осталось по-старому.

Отмена 2-НДФЛ — это хорошо или плохо? Для работодателей — хорошо, для работников — плохо. Раньше работодатель должен был раз в три месяца проходить процедуру заполнения справки и отправлять её в налоговую, что было не очень удобно. Теперь же работодатель один раз в год заполняет 6-НДФЛ и посылает его в налоговую — меньше телодвижений и нагрузки на бухгалтеров.

А вот работнику получить справку о доходах стало сложнее. Про конкретные способы получения справки мы поговорим ниже, здесь же просто отметим, что есть два основных способа: у своего работодателя или через сайт ФНС (можно ещё на Госуслугах, но они берут данные с ФНС).

Так вот, теперь действуют новые требования, по которым данные о доходе/налоге юрлицо предоставляет один раз в год. Кроме того, сведения ФНС вносит в базу, мягко говоря, с задержкой: ваши данные о доходах за 2023 год появятся в базах ФНС не раньше мая 2024 года. По отзывам некоторых пользователей, данные могут появиться вообще в середине июля.

И это делает выдачу справки через Госуслуги или сайт ФНС практически бесполезной. Например, в марте банк попросил у вас данные по вашим доходам за последние полгода. Ваш единственный вариант — обратиться к работодателю и получить справку, потому что в базе ФНС ваших доходов за полгода ещё нет. А если банк запросит те же данные в июле? База ФНС снова бесполезна, потому что нужны данные с января по июнь, а в базе есть данные по декабрь прошлого года. Единственная польза — если вам нужно посчитать сумму налоговых вычетов (по ИИС, например) за последние пару лет, чтобы понять, получили ли вы причитающиеся вам льготы.

Для чего нужна справка 2-НДФЛ

Четыре основных случая, в которых работник просит выдать справку:

• Кредиты, ипотеки. Некоторые банки сами запрашивают данные у ФНС, другие же просят клиента предоставить справку о доходах за 3/6/12 месяцев.
• Налоговые вычеты. Чтобы рассчитать свой налоговый вычет, вам нужно узнать, сколько налога на доход физических лиц вы заплатили в каком-либо году. Узнать это можно из справки.
• Получение визы. Некоторые страны опасаются нелегальной миграции, поэтому при оформлении визы просят справку о налогах физического лица. Справка есть — значит, человек где-то работает, меньше шансов, что он попытается стать нелегалом.
• Увольнение. Вы сможете получить на новой работе стандартные налоговые вычеты (на детей, например) только в том случае, если предоставите новому работодателю справку, в которой зафиксированы уже полученные вычеты и доходы физического лица за этот год.

Справка всегда нужна при заполнении 3-НДФЛ (декларация о доходах), иногда требуется при разводе, усыновлении, подаче на пенсию и судебных разбирательствах.

Как заполнить 2-НДФЛ

Есть два вида справки: подаваемая в налоговую и выписываемая физлицу (работнику). Выписываемая физлицу выглядит так:

Проще всего заполнять её последовательно:

• Данные о налоговом агенте. В разделе 1 находятся все данные работодателя — код деятельности, телефон, ИНН и так далее.
• Данные о физлице. Раздел 2 указывает на того, кто получил доход/заплатил налоги: фамилия, имя, отчество, ИНН, гражданство, паспортные данные.
• Доходы. Для каждого месяца и вида дохода нужно указать доход, код вычета и сам вычет. Нужно указывать по месяцам все вычеты — за исключением тех, которые будут указаны в следующем пункте этого списка. Код «2000» — это зарплата. Все коды доходов можно посмотреть здесь. Коды вычетов можно посмотреть в этом же документе, в приложении 2.
• Вычеты. Здесь указываются конкретно стандартные, социальные и имущественные. Коды можно посмотреть по ссылке из предыдущего пункта.
• Общие (контрольные) суммы. Результирующая часть — суммируете, указываете.
• Неудержанный налог. Бывает так, что доход уже выплачен, а налог с него ещё не удержан. В этом случае нужно указать в шестом разделе весь такой доход и отдельно — сумму налога, который ещё не был выплачен.

Со справкой, которую нужно подать налоговым инспекциям, всё немного сложнее. Она состоит из вводной части, четырёх разделов и приложения. Первый лист выглядит так:

Что заполнять:

• Вводная часть. Всё, что выше раздела 1. Здесь нужно указать данные работодателя, номер справки и правки (при первой подаче — 00, если уточняете сведения — будет 01, 02 и так далее).
• Раздел 1. Тут указываются все данные о том, кто платит налог.
• Раздел 2. Результирующий раздел с контрольными суммами. Его проще заполнять последним.
• Раздел 3. Тут нужно указать стандартные/социальные/имущественные вычеты — код и сумму, как и в предыдущей справке. Кроме того, нужно заполнить источник этих вычетов — уведомления от налоговой. Код вида уведомления: 1 — для имущественного вычета, 2 — для социального вычета, 3 — уменьшение налога на фиксированные авансовые платежи. Для каждого уведомления нужно указать номер, дату и код налоговой.
• Раздел 4. Если есть доход, с которого пока ещё не был удержан налог — нужно указать его тут.

А дальше вам нужно в приложении указать все доходы и все вычеты в каждом месяце:

Взять коды можно тут.

Ошибки при заполнении справки 2-НДФЛ

Самые распространённые ошибки — это описки и опечатки при заполнении бумажного бланка. Бумажный бланк могут подавать физлица или ИП с 10 и меньше физлиц в подчинении — они эти ошибки чаще всего и генерируют. При электронной подаче самые частые ошибки:

• Неверно указанные коды доходов и вычетов.
• Неверно указанные данные уведомлений о вычетах.
• Ошибки в данных налогоплательщика.
• Отсутствие подписи/печати (для бумажных деклараций).
• Неправильный формат даты (нужно указывать день-месяц-год).
• Несовпадение указанных данных контрольным соотношениям.

Если просто не вовремя подать данные о доходах, то налоговая оформит штраф в 200 ₽, а вот если совершить ошибку, то штраф увеличивается до 500 ₽. Вы можете избежать штрафа только в том случае, если переподадите сведения до того, как налоговая выпишет штраф. Для того чтобы переподать данные, вам нужно заполнить этот же бланк с этим же номером справки, но увеличить номер корректировки сведений на 1.

Где взять справку 2-НДФЛ

Есть три варианта: взять на работе, выписать на Госуслугах, выписать через личный кабинет налогоплательщика на сайте ФНС. Самый верный способ — взять справку на своей работе. Выдают работнику справку в течение трёх дней, бесплатно. При выдаче сотруднику справки используются все актуальные бухгалтерские сведения, имеющиеся в компании — это важно, поскольку вы можете получить справку за три предыдущих месяца, например.

У получения электронных справок есть недостаток, мы говорили о нём выше — данные в базе обновляются раз в год, поэтому с высокой вероятностью будут для вас неактуальными. Но если вам нужны сведения за прошедшие годы и от предыдущих работодателей — запрашивать справку имеет смысл онлайн:

• Госуслуги. Вам нужно знать свой ИНН и иметь подтверждённую запись. Справку можно запросить в разделе «Доходы и налоги», вам нужно будет выбрать дату и дождаться, пока сайт сформирует вам архив со справками (для каждого отдельного работодателя формируется отдельная справка). На Госуслугах можно получить справки за последние три года.
• ФНС. Вам нужно авторизоваться в личном кабинете налогоплательщика, после чего в разделе «Мои налоги» выбрать «Сведения о доходах». Выберите год и работодателя, скачайте справку — с подписью или без.

3-НДФЛ и 6-НДФЛ — чем отличаются от 2-НДФЛ?

2-НДФЛ можно использовать и для формирования 3-НДФЛ, и для формирования 6-НДФЛ. 3-НДФЛ — это декларация о доходах. Она нужна в тех случаях, когда у вас есть дополнительные доходы, которые не отражает 2-НДФЛ. Получали весь год доходы от своего работодателя и ничего сверху? Ничего делать не надо. Продали в этом году квартиру и получили с этого доход? Нужно формировать декларацию 3-НДФЛ и подавать её в налоговую. В 3-НДФЛ нужно указать и данные из 2-НДФЛ, и данные по доходу с продажи квартиры.

6-НДФЛ — это единый отчёт о доходах сотрудников, который подаёт работодатель. Его подают только те, кто имеет людей в подчинении, то есть физлицу 6-НДФЛ подавать не нужно. 6-НДФЛ подаётся четыре раза в год, в начале года подаётся суммарный отчёт за предыдущий год. Именно в этом последнем годовом отчёте работодатель передаёт все справки о доходах (бывшие 2-НДФЛ) своих сотрудников за весь год. Это как раз та причина, по которой справки о доходах на сайте ФНС и на Госуслугах так сильно запаздывают, если бы работодатель подавал справки о доходах раз в три месяца — проблема была бы куда меньше.

Скачать шаблон и образец 2-НДФЛ

Ссылка на скачивание шаблона новой справки о доходах и налогах (действует с 2021 года): в формате Excel.

Образец заполнения:

FAQ

• В какой срок обязаны изготовить справку? Работодатель должен предоставить вам справку в течение трёх дней с того момента, как вы подадите письменное заявление.
• Можно ли подать 2-НДФЛ для того, чтобы отчитаться о своих доходах? Если у вас есть какой-то доход, помимо зарплаты от вашего работодателя, вам нужно подать 3-НДФЛ в налоговую. Если же у вас другого дохода нет, то подавать вообще ничего не нужно — работодатель всё сделает за вас.
• Работодатель внёс неверные сведения в налоговую, как мне их исправить? Вам нужно написать обращение в ФНС.

Вывод

• 2-НДФЛ упразднили, теперь выдают «справку о доходах/налогах» (но фактически мало что поменялось).
• Справка о доходах и налогах показывает, сколько вы заработали, сколько налогов заплатили и какие вычеты получили.
• Справка часто требуется при оформлении виз и кредитов. Справку нужно обязательно заказывать, если меняете место работы.
• Если работаете на кого-то, то самостоятельно заполнять ничего не нужно — всё сделают за вас.
• Чтобы получить самые актуальные сведения (за прошедшие месяцы), вам нужно заказывать справку непосредственно у работодателя. Если будет достаточно сведений за предыдущие годы, можете взять электронную справку на Госуслугах или на сайте ФНС.
• Если получаете доход помимо работы, его нужно отражать в 3-НДФЛ, для заполнения этого бланка понадобятся в том числе данные из справки о доходах/налогах.