УПД с 2026 года: что меняется для бизнеса

• Если вы работаете с бумажными документами, продолжайте оформлять накладные (ТОРГ-12) и акты по старым правилам. Переход на УПД для вас необязателен.
• Если вы применяете электронный документооборот (ЭДО), с 1 января 2026 года вы обязаны заменять электронные накладные и акты на УПД.

С 2026 года утрачивают силу утвержденные форматы для электронных версий ТОРГ-12 и актов. Это означает, что направлять эти документы в XML-формате будет невозможно.

Единственным утвержденным XML-форматом для подтверждения отгрузки или выполнения работ станет УПД версии 5.03.

АУСН в 2026 году: кому подходит и как работает режим

Читать по теме

На каких налоговых режимах можно применять УПД

Применение УПД возможно для компаний и индивидуальных предпринимателей на ОСНО и УСН, ЕСХН, ПСН, независимо от того, являются они плательщиками НДС или нет. Главным критерием является применение электронного документооборота.

Поскольку до 2025 года большинство компаний и ИП на УСН были освобождены от НДС, они использовали УПД исключительно со статусом «2». С 2025 года ситуация изменилась: значительная часть «упрощенцев» утратили право на освобождение и стали плательщиками НДС.

С 2026 года лимит для освобождения от НДС снижен до 20 миллионов ₽. Это значит, что еще большее число организаций и ИП на УСН, чьи доходы превысят новый порог, будут обязаны применять УПД со статусом «1» и начислять налог на добавленную стоимость.

Форматы УПД: электронный и бумажный

УПД работает как в бумажном, так и в электронном виде.

• Электронный формат (ЭДО). Это наиболее гибкий и современный вариант. УПД легко адаптируется под специфику сделки, не требует печати и обеспечивает максимальную скорость. Поставщик формирует и подписывает документ своей усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), после чего отправляет его покупателю. Покупатель, в свою очередь, заверяет свою часть также УКЭП, что делает документ юридически значимым для обеих сторон.
• Бумажный формат. Подходит для работы с контрагентами, не использующими ЭДО. Документ оформляется в двух экземплярах (по одному для каждой стороны) на основе типового шаблона или собственной формы.

Форма УПД устанавливается в учетной политике компании. Целесообразно закрепить возможность использования обоих форматов. Это позволит отправлять документ в ЭДО тем, кто к нему готов, и предоставлять бумажную версию остальным.

Статус УПД

Универсальный передаточный документ может оформляться в одном из двух статусов, определяющих его назначение.

• Статус «1»: выполняет функции и счета-фактуры, и первичного учетного документа. Он используется для операций, облагаемых НДС, и полностью заменяет стандартный пакет из накладной (акта) и счета-фактуры. Оформляют в течение пяти дней после операции.
• Статус «2»: используется только как первичный документ (товарная накладная или акт выполненных работ) для оформления передачи активов или результатов работ/услуг. В этом статусе счет-фактура не формируется, что подходит для операций, не облагаемых НДС. Оформляют сразу или на следующий день после операции.

Образец УПД и где скачать бланк и шаблон

Для бумажного УПД нет обязательной формы. Часто бизнес использует рекомендованную форму из письма ФНС от 21 октября 2013 года №ММВ-20-3/96@.

Электронный УПД (формат 5.03) — это структурированный XML-файл, создаваемый по утвержденному стандарту. Внутри файла информация организована в логические блоки: сведения о счете-фактуре, данные о продавце и покупателе, перечень товаров или услуг.

В «сыром» виде XML — это код, неудобный для чтения. Для комфортной работы его преобразуют в человекочитаемый вид (например, в PDF-файл) с помощью:

• сервиса визуализации ФНС;
• встроенных инструментов операторов ЭДО («Диадок», СБИС).

Форма заполняется не полностью, а только теми данными, которые требуются для конкретной операции:

Как вести малый и средний бизнес и получать поддержку от государства

Читать по теме

Особенности заполнения:

• Маркированные товары. Для них в имени файла и внутри документа требуются специальные идентификаторы (например, N2, N3 в названии файла обмена).
• Единицы измерения. Указываются строго по кодам ОКЕИ (ОК 015-94). Например: «796» — штука, «112» — литр, «003» — миллиметр.
• Импортные/прослеживаемые товары. Обязательно заполнение таможенных данных: номера декларации (СвДТ) и страны происхождения.
• Подакцизные товары (алкоголь, табак, бензин). Сумма акциза выделяется отдельной строкой.

Формируют УПД 5.03 через бухгалтерские программы (1С, «БухСофт») или сервисы операторов ЭДО. Они автоматически подставляют обязательные поля, проверяют коды и минимизируют риск ошибок, экономя время и обеспечивая соответствие требованиям ФНС. Скачать бланк документа можно из приложения №1 к Приказу ФНС №ЕД-7-26/970@.

Образец заполнения УПД

УПД заполняется по принципу необходимости. Сначала вносятся все обязательные реквизиты сделки, а дополнительные разделы — только если они применимы к вашей конкретной операции (импорт, перевозка, госзаказ). При использовании бухгалтерских программ обязательные поля определяются автоматически.

Бланк документа разработан на основе счета-фактуры.

Обязательные реквизиты:

• номер и дата;
• данные о продавце, грузоотправителе, покупателе;
• реквизиты платежно-расчетного документа;
• валюта;
• статус УПД;
• данные о товаре (услуге);
• основание передачи;
• данные о передаче и принятии прав.

Разделы, которые часто остаются пустыми:

• Раздел А (порядковый номер) и раздел В (код вида товара/услуги). Код в разделе В указывается, только если на товар или услугу распространяются налоговые льготы. Для товаров используется код ОКВЭД, для услуг — ОКУН.
• Раздел (9) — «Сведения о перевозке (грузе)». Заполняется, только если привлечена транспортная компания. Тогда вносятся данные из транспортной накладной.
• Разделы (12) и (17) — «Иные сведения» об отгрузке и приемке. Носят справочный характер. Например, в (17) покупатель может указать: «Претензий по количеству и качеству не имеется».
• Раздел «Идентификатор государственного контракта». Актуален исключительно для сделок с госзаказом (оборонные заказы, проекты с прямым бюджетным финансированием). В обычной коммерческой деятельности его не заполняют.

Правила заполнения при специфических условиях:

• Разделы 14 и 19 — «Наименование экономического субъекта». Заполняются, только если продавец или покупатель работают без печати (например, ИП). В этом случае здесь пишется полное наименование организации или ФИО предпринимателя.
• Графы (10) и (10а) табличной части — «Номер таможенной декларации» и «Страна происхождения». Обязательны только для импортных и прослеживаемых товаров. Код страны берется из Общероссийского классификатора стран мира (ОКСМ).
• Акциз. Отдельной строкой указывается только для подакцизных товаров (табак, алкоголь, бензин, автомобили). Для всех остальных товаров эта графа остается пустой.

Как бизнесу настроить переход на УПД

• Определите свой статус: вы в ЭДО или на бумаге. Вы плательщик НДС с 2026 года или нет (проверьте лимит в 20 миллионов ₽).
• Проверьте ПО: свяжитесь с вашим бухгалтером или IT-специалистом. Убедитесь, что ваша бухгалтерская программа (1С, «БухСофт») поддерживает формат УПД 5.03. Запросите у вашего оператора ЭДО («Диадок», СБИС) информацию об обновлениях.
• Обновите учетную политику: пропишите в ней возможность использования как бумажного, так и электронного УПД, чтобы сохранить гибкость в работе с разными контрагентами.
• Начните тестировать обмен: попробуйте обменяться с лояльным контрагентом одним-двумя тестовыми УПД в новом формате через вашего оператора ЭДО. Это выявит возможные технические проблемы заранее.

Налоговая реформа — 2026: что изменится для бизнеса

Читать по теме

С 1 января 2026 года осуществлен переход на новый формат, и важно, чтобы он прошел без сбоев в документообороте.

Часто задаваемые вопросы

Что делать, если один участник сделки хочет работать с УПД в ЭДО, а другой категорически против и требует бумагу?

Компании, участвующие в ЭДО, могут формировать документ в цифровом виде для себя, а для контрагента — распечатывать его на бумаге с двумя подписями и печатями. Это дублирование работы, но оно легально и позволяет подстроиться под любого партнера. Главное — заранее согласовать формат и закрепить возможность работы в «гибридном» режиме в своих внутренних документах.

Можно ли заменить на УПД любой документ, например доверенность на получение товара или счет на оплату?

Нет. Универсальность УПД ограничена строго определенными функциями: это документ, который подтверждает факт передачи товаров, выполнения работ, оказания услуг и (опционально) содержит счет-фактуру. Доверенность, счет на оплату, договор, платежное поручение — это документы иного назначения, и УПД их не заменяет. Его главная «миссия» — консолидировать в одном файле именно передаточные и налоговые (НДС) реквизиты.

Важное кратко

• Переход на электронный УПД является важным этапом цифровизации документооборота для всех, кто уже работает в ЭДО.
• Новый обязательный формат 5.03 заменит устаревшие электронные накладные и акты, предлагая бизнесу единый и структурированный стандарт. Хотя бумажный документооборот сохранится, преимущества электронного УПД — скорость, сокращение ошибок и прозрачность — делают его бесспорным будущим для взаимодействия между компаниями.
• Чтобы переход прошел гладко, бизнесу необходимо проверить ПО, обновить учетную политику и начать обмен с контрагентами.

Полезные финансовые советы под рукой — в телеграм-канале Сравни.