До сих пор процесс оформления перевозки был линейным: стороны договаривались об условиях, водитель забирал груз, а бумажную накладную подписывали по ходу маршрута и при приемке товара.
После перехода на ЭПД каждый этап будет фиксироваться в электронном виде:
1. Грузоотправитель формирует электронный заказ-заявку (ЭЗЗ) с основными условиями перевозки.
2. Перевозчик подписывает ЭЗЗ.
3. Создается электронная транспортная накладная (ЭТрН) — со сведениями о грузе, маршруте и получателе.
4. Все данные передаются через оператора и контролируются в ГИС ЭПД.
5. После подписания водителем титула погрузки формируется QR-код, который можно предъявить сотрудникам ГИБДД прямо на дороге.
На Сравни вы сразу видите предложения от десятков компаний, которые предоставляют услуги по открытию и сопровождению бизнеса, расчетно-кассовому обслуживанию и бухгалтерскому обслуживанию.
Сравните условия и выберите выгодные без дополнительных комиссий и скрытых доплат.
Если в перевозке участвует экспедитор, к процессу добавляются экспедиторские документы: поручение экспедитору, экспедиторская расписка и складская расписка. Форматы всех документов утверждены ФНС и Минтрансом.
Бумажные документы сохраняются только в исключительных случаях: военные грузы, перевозки для личных нужд, драгоценные металлы и камни, а также ситуации, когда заказчик — иностранное юридическое или физическое лицо.
ЭТрН — коллективный документ, который оформляется сразу несколькими сторонами. Если хотя бы одно звено цепочки не готово, это затронет всю сделку.
ЭПД часто воспринимают как инструмент исключительно для перевозчиков, но это не так. В одной поставке могут одновременно участвовать грузоотправитель, перевозчик, экспедитор и грузополучатель, а вместе с ними — логисты, диспетчеры, водители, бухгалтеры и сотрудники склада.
Чаще всего перевозками пользуются:
- интернет-магазины;
- продавцы на маркетплейсах;
- оптовые компании;
- строительный бизнес;
- поставщики стройматериалов;
- предприятия общественного питания;
- производственные компании.
Даже привычная поставка техники, заказа воды или кофе в офис от одного юридического лица к другому может быть частью перевозочного процесса.
Шаг 1. Определить роль компании в перевозке
Компания может выступать грузоотправителем, перевозчиком, грузополучателем или экспедитором. От этого зависит, какие документы нужно оформлять и кто их подписывает.
Экспедитор в ряде случаев может выступать и как грузоотправитель, и как перевозчик. Здесь важно ориентироваться не на бытовые названия — «водитель» или «диспетчер», — а на юридический статус каждого участника конкретной перевозки.
Шаг 2. Выбрать оператора ИС ЭПД
Оператор должен быть в перечне аккредитованных Минтрансом России и поддерживать актуальные форматы документов ФНС. Стоит проверить, можно ли подписывать документы с телефона — например, через приложение «Госключ».
Стоимость подключения сегодня доступна даже небольшим компаниям: пакет транспортных документов может стоить около 3000 рублей — этого обычно хватает на год работы при нескольких поставках в день.
Шаг 3. Проверить электронные подписи
У руководителя должна быть оформлена усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Сотрудники, которые будут подписывать документы, должны получить электронную подпись (ЭП) и машиночитаемые доверенности (МЧД).
Важно также убедиться, что сертификаты действуют и ПО работает корректно, иначе можно столкнуться с ситуацией, когда сервис подключен, но подписывать документы юридически некому.
Шаг 4. Назначить ответственного за переход
Даже в небольшой компании нужен сотрудник, который отвечает за внедрение ЭПД. Желательно сразу прописать внутренний маршрут документа: кто создает, кто проверяет, кто подписывает, кто исправляет ошибки и кто взаимодействует с контрагентами.
На Сравни вы сразу видите предложения от десятков компаний, которые предоставляют услуги по открытию и сопровождению бизнеса, расчетно-кассовому обслуживанию и бухгалтерскому обслуживанию.
Сравните условия и выберите выгодные без дополнительных комиссий и скрытых доплат.
Шаг 5. Подключить контрагентов
Большинство сложностей возникает не внутри компании, а между участниками перевозки. Стоит составить список ключевых партнеров, направить им приглашение к электронному обмену и уточнить, является ли их оператор ЭДО оператором ИС ЭПД. Если контрагент еще не готов, лучше узнать об этом заранее и начать с тех партнеров, кто уже подключился.
Шаг 6. Обучить сотрудников
Каждому участнику процесса нужен конкретный набор знаний:
- водителю — как получить документ, подписать его и предъявить QR-код при проверке;
- сотруднику склада — как подтвердить приемку;
- диспетчеру — как внести изменения;
- бухгалтеру — как проверить статус документа.
Шаг 7. Провести тестовые перевозки
Желательно протестировать не только стандартный сценарий, но и нештатные ситуации: смена водителя или автомобиля, возврат груза, переадресация, исправление ошибок в документах. После пилота важно оценить, где возникают задержки и какой процент документов проходит без ошибок.
Даже хорошо подготовленные компании сталкиваются с трудностями при переходе на новый формат. Чаще всего проблемы возникают не из-за технических сбоев, а из-за человеческого фактора и неготовности партнеров.
На Сравни вы сразу видите предложения от десятков компаний, которые предоставляют услуги по открытию и сопровождению бизнеса, расчетно-кассовому обслуживанию и бухгалтерскому обслуживанию.
Сравните условия и выберите выгодные без дополнительных комиссий и скрытых доплат.
До сентября стоит закрыть несколько юридических вопросов:
- Убедиться, что оператор поддерживает актуальные форматы ФНС и Минтранса. Скан бумажной накладной электронным перевозочным документом не является.
- Проверить, что полномочия сотрудников в МЧД соответствуют их реальным действиям: подписание ЭТрН, внесение изменений, подтверждение отправки.
- Определить порядок хранения электронного архива.
Компании, которые заранее протестируют как стандартные, так и нестандартные сценарии, перейдут на новый формат значительно спокойнее. Большинство типовых вопросов можно решить еще до вступления требований в силу.
- С 1 сентября 2026 года электронный формат становится основным при оформлении грузоперевозок. Штрафы за использование бумажных документов начнут применять с 1 марта 2027 года, однако ждать этого срока не стоит: переход требует готовности всех участников цепочки одновременно.
- Изменения затронут не только перевозчиков, но и практически любой бизнес, который отправляет или получает товары. Малому бизнесу стоит начать подготовку прямо сейчас: подключиться к аккредитованному оператору ИС ЭПД, оформить электронные подписи и связаться с ключевыми контрагентами.
- До сентября важно провести хотя бы одну тестовую перевозку — в том числе с нештатными сценариями. Это позволит выявить слабые места заранее и избежать сбоев в реальной работе.
Читать по теме
Накопления
Деньги
Недвижимость
Авто
Жизнь
Бизнес и работа
Олеся Балюра
лидер сервиса «Транспортный ЭДО» в Точка Банке
«По нашим оценкам, изменения в той или иной степени коснутся до 95% предпринимателей, поскольку почти любой бизнес сталкивается с поставками товаров или материалов и является участником грузоперевозок.
Однако в первую очередь переход на ЭПД затронет малый бизнес. Крупные логистические компании уже глубоко погружены в цифровизацию: у них есть опыт работы с электронным документооборотом, автоматизированные процессы и команды, которые понимают, как это работает. Для них ЭПД — развитие уже существующей практики. Средний бизнес активно подтягивается: многие уже тестируют решения и начинают работать с ключевыми контрагентами в новом формате.
У малого бизнеса меньше ресурсов на адаптацию: нередко нет отдельного специалиста по ЭДО, а собственник совмещает функции логиста и диспетчера. При этом давление идет со стороны контрагентов — если крупный заказчик уже работает в электронном контуре, он начинает ожидать того же от партнеров. Неготовность напрямую влияет на доступ к заказам».